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啊 INDUSTRY 缩减运营成本、提高管理效率——文件管理外包已成国内企业新宠 你的企业文件外包了么? 《中国经济周刊》实习记者 王瀛／北京报道 的一款外包服务 “产品”。它是指企业 文件外包助企业 “过冬” 全 将所有文件设备 (打印机、复印机 、传 真机 、一体机等)的运营管理全部外包 张老师是某名牌大学的校办公室 很多企业已经开始勒紧 “腰带”，准备 给专业的文件外包服务商，由外包商对 行政人事工作人员，负责处理 日常事 过“冬”。 设备进行必要的调整并予以整体优化 务与管理教职员工档案。她的办公室 一 片萧索之 中，外包服务业燃起 部署 ，全面接管设备的运营、耗材更换、 有数十个文件柜管理全校数千名教职 了 “冬天里的一把火”。为了大幅减少 维保等，同时对文件产生、分发、流转、 员工的档案，每次查找都颇为困难 ， 企业 的成本和风险，度过金融危机 ， 存储、检索、容灾、安全等文件生命周 如果运气不好，碰巧要找的文件放错 诸多企业将希望寄托在了非核心业务 期环节的管理从而实现减少人员投入， 了地方，那就极有可能小半天都耗在 的外包服务上。 降低文件输出及企业运营管理的成本 ， 文件柜中。即使找得到了，也需要影 文件外包服务就是时下 “热销” 全面改善管理效率。 印再送到需要的部门，这期间还要担 心文件档案的丢失与损毁。 而这一繁复而又耗时的低效率工 作如今已被取代。在学校采用了文件 管理外包服务后，文件柜中的文档全 部被扫描纳入电子文件数据库中进行 管理 ，如有需要 ，根据文档的关键属 性进行查找，只需几秒钟 ，找到后直 接点击右键 e—mail发送 ，并可同时发 送给多人。既保证了安全性，在以后 进行的职位申请、审批、入职手续办 理等流程时，也更为快捷。 “外包服务的实质，其实是引入外 部资源来管理企业 的非核心业务的一 种管理理念，例如扫描与存档，文件 输出，以及其他的文件管理服务等等。 是让企业把 自己的资源放在核心业务