第十讲：文书的处理.pptVIP

模拟 各小组快速模拟高洁与经理进行发文处理的过程。请两个小组进行过程演练PK。其它小组进行点评与打分。 情景思考 １、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。 ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。 参考答案 １、小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的，违背了办公室发文程序。下面具体介绍发文程序： 拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过程为： 领导交拟——领会领导意图——收集、组织材料——构思——讨论修改——送领导审阅 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同意后方可发文。 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审阅前，由秘书部门负责。 ——小胡错在哪里知道了吧？ 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日期。 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷就是批量“复制”文字、图形等。 用印：在正式文本上加盖印章。 发文登记簿 发文日期 发文号 密级 文件标题 收文单位 共印份数 发出份数 拟稿单位 签发人 备注 风光公司关于发放加班费的通知 各位同仁： 　　 鉴于目前公司业务繁忙，各部门加班频繁的现状，公司根据国家相关法律法规规定，决定给加班人员计发加班费。现将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有加班的员工。 二、加班的界定：法定工作时间（八小时）以外的工作皆按加班处理。 三、发放的标准：经决定按个人每小时平均工资的三倍发放。 四、注意事项：加班费发放需依据部门领导签字和至少一位同事书面证明，请加班人员注意备齐相关材料。 特此通知 ！ 　　　　　　　　　　　　　　　 办公室 　　　　　　　　　　　　二ＯＯ五年六月二日 1、发文的实质；幻灯片 16 2、发文流程；幻灯片 17 3、发文各环节操作要领。 应 用 知 识 点 案例分析 宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。 任务： 评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）注意思维逻辑与语言表述。 温故而知新 案例总结 文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程序进行。 宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。 首先、部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上，应该启用公司的专用文件纸； 其次、秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖章； 第三、总经理在已盖章的文件上进行修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份盖章后发出。 实务训练 经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见”并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文处理任务呢？ 请各小组在讨论的基础上： 1、写出本小组具体的发文处理流程； 2、进行简单的模拟演练。 温故而知新 总结：高洁的发文处理流程 1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。 2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。 3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。 4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白A4纸输出该文件并附上文件签发单一并交给经理审查。 签发单 5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。 6、高洁