城市学院秘书学秘书职.ppt

第五讲：秘书的职能环境 第一节 秘书职能环境的结构 第二节：办公室管理 第三节: 秘书人际关系 第四节：秘书职能环境资源 第五节：秘书职能环境与职能场 第六节：领导需要怎样的秘书 第七节：秘书的选任与培养 第八节：秘书与领导的关系 第一节 秘书职能环境的结构 一、纵向层次 1、秘书机构内部环境 2、组织内环境 3、组织外部环境 二、横向要素 1、社会经济环境 2、社会政治环境 3、社会文化环境 4、科学技术环境 三、秘书职能环境关系 1、与纵向层次机构的关系 2、与横向部门机构的关系 3、与社会公众的关系、 4、秘书与人际关系 第二节：办公室管理 一、 办公室管理的意义和内容 （一）办公室管理的意义 1.搞好办公室管理，有利于提高工作效率和质量。 2.搞好办公室管理，有助于确立单位良好的社会形象。 3.搞好办公室管理，有利于改善或克服办公室综合症。 良好的办公环境是工作的兴奋剂，也是看一个秘书个人素养高低的重要方面，拖沓而又懒惰的秘书永远也不会得到领导青睐的，瞧，这就是办公室，怎么样？ （二）办公室管理的重要内容 办公室管理主要包括：办公环境的布局与布置、各种办公环境的控制、办公设备的管理等三方面的内容。 二、 办公室的布局与布置 （一）办公环境的布局 1.办公室布局办公室一般有两种类型，一种是分室型，即秘书和领导各自有单独的办公空间，且彼此相邻。另一种为同室型，即秘书和领导在同一间办公室工作。这两种办公室的布局各有利弊，布局要求当然也不一样。 分室型的优势： a.领导和秘书都有单独的办公空间，彼此之间可以互不干扰，有利于工作效率的提高，尤其有利于领导静心思考重大问题。b.便于建立秘书的挡驾制度，防止领导把时间浪费在不必要的人事接待上。c.有利于领导开展某些机要性的活动。如，个别的谈话或汇报、上层的核心会议、保密会议等d.有利于做好保密工作。领导办公桌上的文件、资料有不少是单位的核心机密，如果放在人多事杂的同室型的办公室，极易泄密。 一般领导的单独办公室都有“非请莫入”的规矩，这等于设置了一道保密屏障分室型的不足之处：在于工作流程上会有倒退、交叉、徒劳往返，而且不利于办公设备的共享。尤其是要避免秘书和领导的办公室分得太开，这样工作起来会非常不方便，一般一墙之隔最相宜。 同室型的优势：空气流畅，采光好，又便于工作的配合，使用的文件柜和办公设备既相对独立，又便于联系。且便于领导或主管监督下属的工作。如果工作流程设计合理，能避免不必要的倒退、交叉和徒劳往返。 · 同室型的不利之处：就是不利于建立秘书的挡驾制度，不利于领导开展某些机要性的活动，也不利于某些文件、资料的保密工作。 2.接待室、会议室的布局 设立专门的接待室的必要性: 出于礼貌的考虑。办公室的条件相对简陋，不能给客人静心等候会见的一个较为舒适的环境，而且办公室里的人忙这忙那也使客人在旁感到尴尬。 办公室事务较多，电话打进打出，人员进进出出，声音嘈杂干扰较多，在这种环境和气氛下主客之间难以进行从容的交谈。 从保密角度看，在办公室接待客人也总是不妥的。桌子上、桌玻璃下有关单位内部情况的资料随处可见，电话交谈时客人在旁也听得清清楚楚。 （二）办公室和接待室的布置 1.办公室的布置 同室型的办公室或大办公室应体现简洁、明快的本色。 在分室型的秘书办公室中，秘书应以尽可能舒适和高效率的方式来布置自己的直接工作空间。领导单独的办公室可布置得稍微独特些，以显示领导个人的地位和气质。 2.接待室的布置 接待室布置则应体现接待客人的特点，在气氛上应给人以舒适、清雅的感觉。 3.办公环境的美化 办公环境的美化，还有两个不可缺少的因素，那就是色彩和绿化。 三、 办公室各种环境因素的控制 办公室的各种环境因素包括： （一）整洁 要办公环境整洁：一是要保持物体表面的清洁； 二是要保持物体的有序性； 那么如何做到办公环境的整齐有序呢？ 1.要把废弃不用的办公用品彻底清除出办公室。 2.报纸、文件、资料、书籍、杂志要有序排放。 3.各种小件办公用品应按功能分类，同类物品相对集中，固定在某一位置上。 4.办公桌上不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。 （二）安静 办公室噪音的来源主要有两个一个是室外噪音，一个是室内噪音。 防止和减少室外噪音的主要措施是： 1.选址恰当 2.办公室的外装饰材料要有隔音功能 控制室内噪音的主要措施有： 1.自觉减少人为噪音 2.减低设备的噪音 （三）适宜的光线、空气和温湿度 1.适宜的光线 2.清新的空气3.舒适的温湿度 （四）安全 办公环境的安全包括三方面的内容： 1.人员的安全 2.财产的安全3.避免办公室火灾 四、办公设备和用品的管理 （一）办公用具的种类 1.办公室文具2.打字机3.口授录