OA系统管理办法58329047.docVIP

河池学院协同办公系统（OA）管理办法（试行） 第一章 总 则 第一条 协同办公系统是覆盖学院各部门的综合性信息管理系统，是学院信息化建设与管理工作的重要组成部分，是实现自动化办公的基础平台。对于提高全院工作效率和管理水平、建立节约型校园具有重要意义。 第二条 为提高办公效率，节约运行成本，规范办公流程，提升管理水平，规范协同办公系统（以下简称“OA系统”）的使用，特制定本办法。 第二章 系统功能 第三条 OA系统主要功能有： （一）公文管理：包括发文的拟稿、核稿、会稿、审稿、签发、制发，收文的登记、拟办、批办、批转、承办、催办、反馈的全过程处理。对OA系统公文的文档按形成时间、原文标识等要素予以电子存档，在分级授权下进行查阅。 （二）会议管理：包括会议议题申请、领导审批、会议安排、会议通知、会议查询等的电子化管理。 （三）日常办公：包括各种办事通知、工作信息的传递、全院各种规章制度的查询等在内的电子化管理。 第三章 组织机构与职责 第四条 本系统运行由学院集中统一管理，党办、院办为主管部门，日常工作由院办负责，现代教育技术中心负责技术支持和系统维护，各部门、各单位负责本单位信息资料收发、日常管理及检查维护等工作。 　　第五条 党办、院办指定专人作为管理员，负责系统的日常管理与监督，指导各使用单位操作OA系统工作流程。并对OA系统中产生的电子公文及其它电子材料的归档工作进行指导和监督，并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作。 　　第六条 现代教育技术中心指定专人作为系统管理员，负责保障系统正常运行和技术支持与维护，定期备份数据。 第七条 各部门、各单位分管领导要高度重视OA系统的使用和管理，行政负责人为系统管理第一责任人，并指定一名信息管理员，负责本单位OA系统使用和相关事宜的协调处理，支持学院开展业务指导与管理等工作，负责查收本系统发布的各类文件、信息，并履行相关告知、文件传阅和归档等职责；负责本单位和人员信息变更处理等。 第八条 系统用户统一进行实名制账户管理。各部门、各单位的教职员工（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。上述人员调离工作岗位，应办理销户或转户手续。 第四章 信息管理 第九条 OA系统所涉及的各种公文的处理按照学院党、政公文处理办法的有关规定办理。 第十条 信息的发布 （一）OA系统发布信息的范围：1.学院党委文件；2.学院行政文件；3.各职能部门的文件、会议通知、工作安排通知；4.学院工作信息；5.各部门上报的请示、报告、工作信息；6.可以在OA系统上发布的其他信息。在OA系统上发布的均为非涉密信息。 （二）学院各部门只能以本部门的名义发布文件和信息，以“中共河池学院委员会”名义发布的文件和信息由党委办公室负责发布，以“河池学院”名义发布的文件和信息由院长办公室负责发布。 （三）各部门在OA系统中所发布的信息，应先交由本部门领导审核。各部门领导必须严格审核拟在OA系统中发布的信息，对发布的信息的政策性、可靠性和严肃性负责。 第十一条 信息的接收、处理 （一）各部门从OA系统上接收的电子公文，与纸质文件具有同等效力，应按要求及时办理。 （二）各部门信息管理员必须每天上班后及时登录系统，办理相关业务，直到下班后方可退出系统，以免影响和耽误工作。 （三）各用户在工作日时间内，必须保证每天上午、下午至少各登录系统两次，及时签收信息，以保证办公信息的正常流转。 （四）对收到的信息，各部门信息管理员要及时告知本部门领导上网批阅处理。 第五章 人员管理 第十二条 各单位从事OA系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规和规章，尽职工作，确保工作质量。 　　第十三条 OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作；必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入该系统。 　　第十四条 按规定应使用本系统的人员，如因出差、请假等特殊原因离开而无法及时登录OA系统处理文件时，须事先通过工作授权功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。 　　第十五条 不得在本系统上发布与工作无关的公告，一切言论应遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私。 第六章 应急处理 第十六条 当OA系统出现故障，应及时通知现代教育技术中心，查明原因，排除故障。 第十七条 当OA系统出现故障无法及时排除时，各使用单位可暂时按照原方式（有纸化办公）进行操作，保障正常办公。待恢复正常后，需在系统中补发该文件。 第七章 考核与奖惩 第十八条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常