条码技术在档案管理中运用的研究——档案条码管理系统.pdfVIP

，4 Ⅳ r，7、， n 4 7V 4 7V j}|运用的研究 — — 档案条 统 卢 湘 任雪浩 杨建苋 21世纪，现代科学技术突飞猛进，全球经济一体化、文档 F文件都贴有条码，通过扫描条码信息可以买现原 一 体化、社会信息化已成为世界发展不可逆转的趋势，高校档 件题名的自动一一对应。众所周知，档案的借阅、 案工作也面临着新的机遇与挑战。因此，敢于突破那些与日寸 ；是档案管理工作中的重要环节。在传统的管理方 代发展不相适宜的工作理念和工作模式，提出新的观点，探索 工作完全是手工操作，劳动强度大、工作效率低、误 新的问题，开拓新的领域，在档案管理中结合工作实际，用新 此充分利用条码技术并配合先进的计算机及自动 的思路、新的途经、新的方式来解决档案工作中遇到的新矛盾 ±行档案管理，可以提高档案的管理层次，降低工作 和新问题是提高档案工作管理水平的关键。据此，我们对运 率，提高工作效率。特别是便携式条码数据采集终 用条码技术管理档案进行了研究。 现，为实现档案的条码管理提供了良好、高效的工 一 、 我国运用条码技术管理档案的现状 运用条码技术管理档案是很有必要的。 条码技术2O世纪4O年代在美国发起，7O～8O年代在国 为一种信息载体，已普遍应用在生活中，作为现代 际上得到厂泛应用。我国应用条码技术是从上世纪 8O年代 ；，配合现有主流“档案管理系统 ，利用条码技术管 开始的，2O年来，条码技术不断发展和完善，已经在物流管 ；会实现档案管理系统与档案实体管理模式的有机 理、图书管理等众多领域广泛使用。并已在档案现代化管理 案现代化管理的手段更加完善。因此运用条码技 中有所应用。 条码技术在我国档案领域中的研究是从1992年开始的， 因此我们决定开发“档案条码管理系统 。 主要研究单位有：复旦大学、上海船舶研究设计院、外交部档 三、系统开发语言及条码标准 案馆等专业档案馆或企事业单位档案馆(室)。实际应用领域 1．系统开发语言。Delphi语言是可重复利用的完整的面 涉及外交、科技等图纸档案；拟应用领域涉及人事、病历、工程 向对象的程序语言，拥有当今世界上最快的编辑器、最为领先 电子(文件)档案等。 的数据库访问技术。SQL Server 2000是目前最流行的关系 1994年上海船舶研究设计院主持研究，完成了《条形码 型数据库管理系统。因此档案条码管理系统结合Delphi语言 入库登记辅助管理程序》，实现了对入库图纸与目录的核对、 强大功能和SQL数据库安全、稳定等特点，采用客户机服务 统计工作。 器体系即C／S模式进行开发。 1998年外交部档案馆运用条码技术进行查库和档案借 2．编码规则。系统采用39码的编码规则和特点来编制案 还管理。 卷和文件条形码，39码编码具有规则简单、误码率低、所能表 据统计，采用传统手工登记、键盘操作与条形码扫描办理 示字符个数多等特点，以实现条形码生成与打印。 借、还手续的日寸间比为1：4：7。因此用条码技术管理档案，大大 四、目标与任务 节省了借还档案的日寸间，降低了档案流通工作中的差错率