採購作業要點.docVIP

採購制度依據 依據本校採購發包與驗收管理辦法執行採購工作，如符合「政府採購法」第四條規定，受政府補助金額佔採購金額半數以上，且補助金額在公告金額以上者，依政府採購法規定上網公告。 採購作業說明(1) 請購單種類 : 白色請購單(三聯) :凡採購項目須列入學校財產者，以及消耗性物品的採購金額在十萬元以上者使用。 紅色請購單(三聯) :凡採購金額在十萬元以下的消耗性物品者使用之。 採購作業說明(2) 請購單位確認預算之有無？ 請購單位確定設備之規格需求 請購單位依規格需求找廠商詢價: 1.金額壹萬元以下者，須附有一家以上廠商之報價單。 2.金額壹萬元(含)以上者，須附有三家以上廠商之報價單。 採購作業說明(3) 請購單位 填寫請購單、用途說明表: 1.詳填欄位請購部門、填單日、預算編號、請購人、請購單編號、單位主管、品名規用途及說明、用途及用途說明表。 2.預算之採購案件，須經簽呈核准後，請附上、核准之簽呈、請購單及相關附件候，依流程辦理。 採購作業說明(4) 請購單位填寫用途說明表，其他等等之合適欄位內打勾，並做適當之需求說明。 採購作業說明(5) 請購單位 送件前必備之文件及附件: 1.請購單(已經填寫相關欄位) 2.廠商報價單(須有廠商用印之正本，一或三家以上) 3.產品型錄(正本或影本，但須有廠商之用印) 4.請購作業流程表（填承辦單位意見） 5.比價分析表（填綜合評估） 6.發展計劃書(白色請購單適用) 7.核准之簽呈(如無編列預算之案件) 請購單採購作業 三家廠商報價單 使用單位填寫請購單 產品型錄 比價分析表, 請購單 會計室簽認預算 編列流水號控管 確認預算編號與採購內容 總務處確認內容 確認品名、型號、尺寸、材料 總務處會同採購小組議價 要求事項確認 ○保固年限 ○教育訓練 使用單位意見 ○付款方式 ○交貨期限 ○教育訓練 ○軟體升級 送請校長審核 ○附加贈品 ○維修方式 ○其他 設備採購案與廠商簽約 由總務處保管組、會計室及請購單 送貨、安裝與驗收 位等人員會同辦理驗收 公開招標案件公告上網採購流程 使用單位填寫請購單與公開招標申請表 會計室簽認預算 確認招標文件內容 總務處確認內容 確認預算編號與採購內容 確認採購項目要求內容 簽請校長審核 上網公告 販售招標文件 決標 截 標 與決標廠商簽約 核定底價 開 標 送貨、安裝與驗收  採購案件應注意事項(1) 1.採購前：.. 請購部門、請購人要確定案件之有無預算！.. 2.請購部門、請購人要注意案件之核銷日期！.. 3.採購，驗收流程中因為、議價、核准、下訂單、廠商交貨或工程完工及後續之驗收、開發票… 等等程序，應注意案件之核銷日期是否能在規定的期限以內完成？.. 所以請購部門應該提早進行詢價及採購！如預算無編列者,請將簽呈或專案文號送採購組建檔 4.請購部門應該特別注意有關國科會或是專案補助之採購案件，核銷時所要求的相關文件、發票、單據… 需在核銷日期以前完備送件(由請購部門辦理)，才能核銷！ 採購案件應注意事項(2) 1.請購部門在產品或工程之規格書中，除了應有的相關要求、規範以外；仍應注意要求廠商下列事項： (1)要負責清運因交貨或完工產生之相關廢棄物。 (2)有關配電、光纖及網路佈線工程，廠商在報價前需向校方相關單位確認供電來源、安全設備、線材… 等等，是否足夠用電需求、安全；並且完全負責設備、施工及相關之安全責任。(參考條文：配電、配線之供電來源依校方指示位置) 採購案件應注意事項(3) 1.採購中：請購部門、請購人與會計室確認預算以後，將案件送至總務處由總務處通知廠商議價。 2.下訂單：案件經核准以後，由總務處向得標廠商下定單及辦理後續之合約事宜。總務處將訂購單之影本一份給與請購部門存查。 3.點收：廠商交貨前，應先通知請購人確認交貨日期、地點；請購人並於交貨時，點收數量、規格是否符合要求。 採購案件應注意事項(4) 1.驗收：廠商交貨時，對於需要做測試之設備；請購人除點收數量、規格是否符合要求以外，仍須對設備做測試；測試一段期間，..確認符合要求以後才通知事務組；並會同會計室驗收，驗收合格後，才算完成驗收手續。 2.驗收後：驗收合格以後，才能請廠商開立發票；並迅速將發票送回總務處事務組結報。驗收合格以前，不能收廠商開立之發票。