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浅议治黄档案管理的规范化摘要：水利部黄河水利委员会作为流域机构，一直发挥着“黄河代言人”的重要角色。作为黄河治理与开发的一个组成部分，档案管理工作在新的时期愈发显示出其重要作用。本文通过对治黄档案管理工作规范化的论述，探讨规范化的实施意义及途径，以获求启示 关键词： 档案管理；黄河治理与开发；规范化 中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：1671-1297（XX年1月1日起，在全河推行了文书档案立卷改革工作，以实现对文书档案“强化收集、简化整理、深化检索、重点利用”的目的。中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》作为行业推荐标准已自XX年1月1日起在全国陆续实施。随着科学技术日益发展，以及全国档案系统和水利部对《归档文件整理规则》的贯彻执行，黄河档案馆馆务工作会议研究决定，自XX年起，在全河推行文书档案立卷改革工作。改革的主要内容是取消原来文书档案案卷概念，实现文件级管理；固定分类方法，运用年度、机构、保管期限三种分类方法。结合这一改革，对治黄档案管理的规范化做些探讨 一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性 所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程，可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是“四阶段划分法”。将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段 文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起，来这种揉合是符合文件运动的特点的，这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段，都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点，都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理 依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所，其中暂时保存阶段文件尤为特殊。这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁；有的一段时间内有价值然后再销毁；有的具有永久保存价值将来还需要进馆保，存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一，但其管理的对象、内容是一致的。文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的，在实践中是否切实可行是否确有必要呢？回答是肯定的 文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件，档案部门由此馆藏质量降低，进而导致不能很好地发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程，加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇，而提出的也是解决现实文档分离的根本办法 最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情，能否在我国建立和推广，至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系，文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段，再到档案馆档案阶段的生命运动过程。也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡性、半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广，只要注意文件中心的适用范围，后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看，文件中心在我国是可行的，而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实