时间管理(价值很大).ppt

* 三、时间管理降龙18掌 掌控每天 确定目标 实事求是 制定计划 决不拖拉 管理表单 有效规划 轻重有别 沟通细节 专心致志 合理分配 清理桌面 办公室5S 减少干扰 管理邮件 管理电话 充分授权 管理会议 * 开始规划成功 记录一周来的时间安排，包括工作和个人生活。 分析哪些是不需要做的事情，把它们删除。 思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动。 * 1、掌控每天—被牵着鼻子走 生活就象马戏团，有训兽师也有动物。 改变原有思维，找到正确的行动方法。 积极的努力行动，掌控到每天每时。 静下心来思考，更有耐心的分析。 每天做有效规划，要有次序和条理。 一次只认真做好一件事，不急于求成。 * 2、确定目标—穷于应付 把目标写下来，写下要做的事。 写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多。 目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划。 目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南。 明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。 * 3、实事求是—盲目乐观 承认问题和差错随时会发生。要留出犯错误、被干扰和出现意外的余地。 少做过多的承诺，不要盲目乐观。 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。 开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需的资源。 * 4、制定计划—贸然行动 拖拉和冒进的现象：有人马上行动——踌躇不决者易败，有人不慌不忙——欲速则不达。应该制定计划。 对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限。计划越具体，任务就会越实际，处理起来就越有条理。 计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。 * 5、决不拖拉—不紧不慢 繁杂的任务、工作过重、压力太大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理、目标模糊、时间不够、精力不够、常被打断… 克服拖拉的办法：分割任务、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成奖励，正面强化。 及早开始、自我激励、精神放松。 * 6、管理表单—眉毛胡子一把抓 周计划报表和日计划报表，计划适量。 计划工作细节，要快速、及时、随手记录，一日之计在于晨？ 不断回顾周计划表，每天做调整增减。 你无法完成所有计划的事情，留有余地。 把周计划表时刻带在身上，理智应对。 中午是期限，保持工作生活的平衡。 休息片刻，适当调整，90分钟注意力。 * 7、有效规划—随心所欲 注重聚焦于重要任务，首先完成。 围绕要项工作安排，分批处理小任务，不要让干扰和突发事件主宰你。 不要工作得太晚。及早开始，按时下班。 周一的早晨最重要，不要安排见面或电话会议。合理安排。 * 8、轻重有别—急事急办 分清轻重缓急的次序 辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间短的事件 聚焦于目标和价值 * 9、沟通细节——粗枝大叶 接受任务时的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等 控制任务流，向交通警察学习 写下任务，圈出最后期限，信守承诺 发布任务时的多媒介使用、反馈确认 保持适当的进度追踪控制 * 10、专心致志—多头并举 多头并举的结果是目标分散，效率低下，会弄糟几件事情，好象电脑死机 聚焦于目标不放松，离现实越近 在一英寸的地方深挖一英里 多头任务并举时思考：接收的原因，重要程度，征求老板意见。 * 11、合理分配—加班加点 一日之计在于晨，一年之计在于春？ 检查日表中的任务，再统筹协调安排。 能否最好利用时间？是否合适的时间完成合适的任务？ 分析分类任务：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、类似合并的？ 上午是可以取得最大工作效益的时机。 * 12、清理桌面—先工作后整理 只保留近期文件，要专注于当前的文件：正在处理和未来四周内需要使用的文件 清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品 在显目的地方摆上时钟、戴手表、设定时限，建立时间观念 归类文具于一起，足够一月使用 * 13、办公室5S—乱成一堆 整理、整顿、清扫、清洁、素养 分类一般为7-10个文挡，标准适当宽些 常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等 文件夹纸页适当，把大文件夹分成几个小文件夹，文件夹取名彩色标签、彩色文件夹类别更好 桌面上只放一件东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收起文挡，掌控一切 * 14、减少干扰—随叫随到 每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要什么，他们看到你的机会越多，需要进你办公室的次数就会越少 干扰会耗去6-9分钟，再需要4-5分钟恢复，打搅三次后，你的专注力会消散 转换桌椅方位，把多余椅子拿走，闭关、挂免战牌、躲进无人办公室，躲避噪音 分析干扰事件，紧急、重要、目标性等 近期干扰的频率、程度、减少方法等 * 15、管理邮件—受制于它 初次看到邮件即刻处理，浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，回应重要内容 专时处理，关闭邮件提醒功能