怎样写好一封邮件？.pdf

如何写好一封邮件 ？ 这是一个在知乎上看到的问题 ，瞬时发现自己对这方面的知 非常的欠缺。整理以下内容 ，算是自 我学习。 一、邮件应该遵循的原则 1、礼貌原则 语句保持通顺 ，标点无错。不只是邮件 ，所有类型的写作都有这一条。偶尔犯个小错大家也会宽容 。 公务环境请使用环境中通行的语言。不要在中文邮件中突然冒出个说英文的 ，非常不礼貌。 学会区别To和Cc。确实希望对方读到 ，请务必将其放入To栏 ，其他可以放入Cc栏。很多人遇到只 在Cc栏的情况时是不读邮件的。 抬头和落款。内部讨论可以随便 ，没有开头没有落款都无妨。但正式一点的邮件就需要。 用词。正式信函请使用规范用语 ，避免口语化。同事间私下讨论可以稍微随便一点 ，私人信函更随 便一些。 要尽快回复。收到邮件后不要拖延 ，最好尽快回复 ，哪怕是先告诉发信人您需要更多时间来给出 回复。 2、“战地记者”原则 废话、套话、官话、空话一概省略 ，直切主题是最合适的。在保证把事情说明白尽可能短 ，必要时 可以罗嗦 ，不要为了短而短 ，写完后考虑一下受众的阅读体验 ，让自己的邮件易于检索。 长度。公务邮件和内部邮件请务必保持邮件简短 ，多的内容请放进附件或打电话。 内容单一。一封邮件不要说两件事 ，除非两件事的确紧密相关。如果有两个问题 ，请发两封邮件 ， 在两个列表中讨论。 3、“金字塔”原理 所有电邮都应该遵循这种结构 ：中心明确 ，分层叙事 ，逐层铺开。 用战地记者原理过滤一下自己所想表达的内容。找到少数的几个重点 ，然后再逐一筛减直到找到有 且只有一个的中心 ，先将这个“点”暂时列为自己所有表述的最终目的。 分析邮件接受者对于这个中心点的理解程度。如果不言而喻 ，则降级到下一中心点 ，如果可能不甚 理解 ，则保持这个中心点 ，围绕着它展开描述。 描述中心点最直接相关的一层信息。通常做一件事有这么几方面信息 ，“我有什么资源做、怎么做的 、出现了什么结果”。 继续描述“直接信息”的“直接信息”。这里将进入一个循环 ，将自己认为需要说明的情况用逐层铺开的 方式附加到中心信息上 ，丰富中心信息的支撑体系。在电邮里需要根据实际情况采用不同的方式进 行附加 ，例如图片、图表、附件文档等。 在写邮件的时候 ，就需要采用倒金字塔的叙事方法 ：在邮件的开头 ，用一段话 ，言简意赅地概括 大意 ，讲清楚“四个 W 和一个 H”。如果不能在一开始说清楚问题 ，大多数人是没有耐心读到最后一 段并且搞清楚你的真实用意的。 W ho——需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁 ，最好指明唯一的任务所属人。如 果你只是一个 「Hi」开头 ，却有若干个收件人 ，那么谁也不知道要响应这封邮件;而如果你一下子和 多个人打招呼 ，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。 W hat——需要描述清楚自己的需求或者要求 ，而不要发些模棱两可的表态 ，这样对于邮件沟通没 有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么 ，就别发出这封邮件。 W hen——明确这个需求的时限。“越快越好”在大多数时候等于“没有截止日期”。 W hy——让对方明白这件事情对对方(收信人)而言的重要性 ，或者起码是对团队或公司而言的重 要性 ，而不是对你而言的重要性。 How——所有做过乙方的人都知道 ，如果你收到一封没有具体操作指示的邮件 ，是非常难处理的。 除非收发双方已经有非常明确的上下文 ，比如几分钟之前的电话沟通 ，或者事出紧急已经不能在邮 件里花费更多时间 ，建议给出尽可能明确的操作办法。 二、邮件格式需要注意的点 1.标点 这部分是最容易忽视的 ，不少工作N年的老同事在书写电邮时要么不加符号 ，要么乱加符号。比如 每句话都用问号结尾、到处乱跑的感叹号、翻译腔的破折号等等。使用标点加强语气要慎重。在一 句话结束后使用“????”或“!!!!” ，收信人读起来可能会觉得您在大喊大叫或是非常不满。要按照常规 使用标点。尽量不要使用表情符号。 2.字体 默认字体 ：如果公司有规范 ，严格执行 ，如果没有规范 ，就保持默认字体 ，因为在不知道对方视力 、阅读场合、阅读仪器的时候 ，默认字体是最安全的选择。 粗体 ：仅限于刻意强调的文字 ，一般情况下在一段话内只出现一个粗体词组时 ，强调效果是最好的 ，而出现了三四个甚至更多的粗体时 ，效果反而降低 ，“都强调等于没强调” ，所以 ，找到自己最需要 的那个点 ，然后再考虑是否值得加粗。 斜体 ：无论如何都要谨慎对待“斜体” ，尽量避免使用 ，目前w in平台的斜体是粗暴的。 3. 色 安全色 ：红色、绿色。除了红色(代表强调或者危险