使用Outlook管理时间.docVIP

时间管理多数的人都知道很重要，真的做好时间管理的人却是少知又少。原因并不是不懂得时间管理理论，而是没有适当的方法与工具下，期待习惯的改变真的很难。 使用Outlook即可做好时间管理　　使用适当的方法与工具，习惯的改变并不是想象困难，很短的时间即可完成原先费时的工作，改变比较可行。多数人会认为选择高阶的时间软件或是项目管理软件，才能做好时间管理，其实只要善用手边常用的软硬件，只要将办公室最常见的软件，例如：MS Outlook、Lotus Notes、EXCEL、Project与及PDA通讯簿，做好简单的整合应用，即可轻易做好时间管理。最多人用的主流软件，往往是整合性最佳的选择，目前是最普及是微软的Outlook，以下就以Outlook为示范工具。 ?用80/20法则做好工作取舍　　 大家都晓得时间管理的第一法则就是善用80/20法则，暸解百分之八十的成果是来自少数百分之二十的重要事务，建立良好的时间取舍标准。一般以重要性与否以及紧急与否分成ABCD四类：　　 A级工作：紧急而且重要　　 B级工作：不紧急但是很重要　　 C级工作：紧急但是不是很重要　　 D级工作：不紧急也不是很重要 因此做好时间管理的基本精神，就是培养工作重要性的判断能力。一次就把事情做对做好，多投入B级工作，可以省却大幅的时间浪费。如果你每天对在从事C或D级的工作，例如：在缴款日最后一天去缴款、在活动前临时去采购所需的物品、使用人工方式打电话通知连络、为了找一个重要的电话或文件翻箱倒柜等等，那么生活就像救火队，到处处理紧急的突发状况；反之做好B级规划，例如：使用自动转帐服务、拟定定期采购清单、使用数字科技大量传送点子信件、传真简讯或是语音广播、规划建立良好的名片与档案的管理架构，如此很多AC级的紧急工作就会大幅减少。 善用行事历Calendar与工作To Do List　　 在时间管理工具上，行事历与代办事项是两个最重要项目，两者相关但是用途不同，行事历是特定时间要做的事情，工作俗称代办事项(To Do List)是没有特定时间安排的代办事项。有关与别人一起同时作业或是特定时间必须执行的事情的都属于行事历的约会(Appointment)，例如：各种工作会议、客户拜访、私人约会与及有特定时间的工作；然而代办事项是比较没有特定时间要求的工作事项，可能有截止日期，在截止日之前，安排空档作业即可，例如：拟定工作计划、准备会议文件、影印资料、寄送DM等。时间管理从工作纪录开始　　 因此如果要做好时间管理的第一步，就是必须先做好工作计划(Work Plan)与时间记录(Time Shit)。检视自己时间使用的现况，才能针对效益不彰的事项，寻找较佳的改善方案。工作时间记录有如采购清单，前去超级市场买东西，如果事前不做计划，事后没有收据清单，你很可能不清楚你买了那些东西，该买的没买，不该买的买了一堆，金额可能超过你的预算。时间就是金钱，纪录你每天时间的使用状况与及开始有计划的使用你的时间，就是做好时间管理的开始。使用行事历做好工作时间纪录　　 使用任何行事历软件或是EXCEL，试着完整的纪录记下每天的大小工作事项纪录，至少纪录一周，检视盘点这些工作纪录，如此大致可以了解你目前时间使用的状况。　　 你可以使用Outlook的行事历或是EXCEL做好工作时间规划与记录，轻易的查看你的一周的时间分配情况。工作计划从定期整理To Do List开始　　 养成工作纪录的习惯，每天花20分种，安排明天的工作计划；每周周末花费一小时，安排下周的工作规划；每个月底花费至少一天，规划下个月工作计划。透过定期的检讨与计划，可以找出改进时间效益的方案。工作时间管理的重点原则：清单化、模块化、系统化与及流程化。说明如下：把经常性的工作清单化　　 因此整理你的以往的所有工作纪录，你会发现很多效益不彰的工作、很多救火性质的重复性的工作，有些是很琐碎，分开处理将会浪费掉很多时间。将经常性的工作整理成清单，把这些工作清单，存放在Outlook的工作子数据夹中，分成每日例行工作、每周例行工作、每月例行工作、个人事务、不定期事务、经常性项目工作几大类，然后以盘点清单方式，来做行事历安排与工作规划，将可节省许多工作计划时间。以检查表Check List的概念减少不重要事情的细节规划与及执行重复动作时间的浪费，可以避免遗忘，把时间留给更重要的工作的思考与创造。一次就把事情想周详，一次把事情作对做好。工作转换行事历或是工作指派　　 每日或每周定期将工作待办事项，使用Outlook的拖拉功能，安排到即将到来的行事历上，或是透过电子信件进行工作指派与传递。主管级的专业人士，需要将工作指派给下属，请求下属协助完成，透过电子信件指派工作，可以附上完整书面数据，电