秘书证试题 信息与档案管理 情景试题.docVIP

情景题： 1．你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。 参考答案： （1）?介绍收集信息的基本方法：? 1）?观察法 2）?阅读法 3）?询问法 4）?问卷法 5）?网络法 6）?购置法 7）?交换法 （2）介绍信息传递工作中应注意的事项：? 1）区别对象按需传递信息 2）做好例行信息的传递工作 3）加强非例行信息的传递工作 4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息? 2．公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？ 参考答案： 在这种情况下，信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。 3．你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。 参考答案：? （1）?介绍信息收集的渠道：? 1）?大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等） 2）?图书馆 3）?数据库 4）?供应商和客户 5）?贸易交流活动 6）?信息机构 7）?关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门） 8）?调查渠道（深入市场，实地调查） （2）?介绍信息传递的方法：? 1）?语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等） 2）?文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递） 3）?电讯传递（电话、传真、电子邮件） 4）?可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏） 4．公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？ 参考答案： 1)?要落实发布会日期、地点、出席名单； 2)?准备展览用品、赠品； 3)?制作工作人员及展览会使用标牌； 4)?发请柬和资料 5)?拟写及印发有关信息材料 6)?布置会场 5．下面是择取的××市卫生局某年度形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题：? 1）××市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见 2）××市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题的通知 3）××市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知? 4）××市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定 5）××市卫生局转发市中心医院《关于对余××所犯错误的处分决定》的通知 6）××市卫生局关于举办中等技术培训班的通知 7）中共××市委关于任命?刘×为卫生局党组副书记的决定 8）××市卫生局关于王×等同志职务任免的通知 9）××市人民政府关于卫生局李×等同志的任职通知 10）××市卫生局关于钟×等同志的任职通知 参考答案： （1）将1、2、3、6组成一卷，案卷标题是：××市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知? （2）将4、5组成一卷，案卷标题是：××市卫生局、市中心医院关于对余××所犯错误的处分决定、通知? （3）将7、8、9、10组成一卷，案卷标题是：中共××市委、市人民政府、市卫生局关于刘×、王×、李×、钟×等同志职务任免的决定、通知? 6．下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下应放在哪一年度立卷，并说明理由： 1）正大公司2004年工作计划（2003年12月30日成文）? 2）正大公司2004年工作总结和2005年工作重点（2005年1月10日成文）? 3）正大公司2002年－2004年三年发展规划（2003年1月15日成文）? 4）正大公司2002年－2004年三年工作总结（2005年1月10日成文）? 5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等）? 参考答案： （1）第一个文件应归入2004年；? （2）第二个文件应归入2004年；? （3）第三个文件应归入2002年；? （4）第四个文件应归入2004年；? （5）第五个文件应归入2005年。? 7．下面是广东省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要立卷归档，哪些不需要立卷归档？考试大编辑，理由是什么？ 1）广东省妇联××主席在全国妇女工作会议上的典型发言 2）中共××省委关于省委组织部××、×××等同志的任职通知 3）中共××省委关于广东省纪律检