电子邮件规范使用学习.pptVIP

Wistron confidential Wistron confidential WZS电子邮件规范使用学习 MIS OA MZL320 2011/01 内容大纲 认识邮件帐号 从头到尾看邮件使用规范 邮件小贴士参考 Page*/N Wistron confidential 认识邮件帐号 Wistron的邮件帐号，为个人在公司的英文名, 如Tony Lee 邮件名字分内部权限和外部权限 内部权限(Wistron内部各分公司之间均可，默认权限)， 格式为Name/Site/Wistron，如Tony Lee/WZS/Wistron 外部权限(与厂商/客户间通讯，需单独申请)，格式为firstName_lastName@, FN_MN_LN@ 如tony_lee@ , tony_lj_lee@ Wistron电子邮件使用用户必学内容参考? Click me Wistron电子邮件系统设定参考?Click me Page*/N Wistron confidential 用邮件前，请思考 1. 你的 邮件收件人會看吗? 2. 你的邮件会不会是无价值的垃圾邮件? 3. 你的邮件会不会给收件人、邮件服务器造成空间困扰? 4. 你的邮件别人看得懂吗? Page*/N Wistron confidential 邮件使用规范-邮件5要素 设定完Outlook，开始从头到尾看如何规范使用 Page*/N Wistron confidential 邮件接收者 邮件主旨 称谓 邮件正文 邮件签名 邮件要素1-接收者 收件者/To/发送 与该邮件直接相关人员 请慎用邮件群组，需要明确收件者是谁 副本/CC/抄送 与该邮件间接相关人员 或者直接相关人员的主管（不同公司文化，慎用） 密件副本/BCC/暗送 非直接相关人员，让其知道但不体现在To/CC 清单中 有检举、揭发、告密、投诉等嫌疑，慎用 Page*/N Wistron confidential 邮件要素2-主旨 1. 主题要明确：简明扼要地要写出想表达的事情 (结论) eg.: 公告 - 華南廠區筆記本電腦出入門禁管理規定 Meeting NoticeEHS External Audit _ Opening Meeting (when where) 2. 同一个 mail 只修改附档, 请标注附档版本 eg.: Plant III Monthly KPI Report _ Version 2 7/29 -7/31 上下班交通車安排 _ 7/28更新 3. 如果代表部门回复, 请标注部门代号 eg.: Re: 请统计2007年6月加班结算_MZ0000 (如代表个人, 则加注个人信息, 附件名修改亦同) 4. 英文标题不要全用大写 (每个英文单词首字母大写) eg.: Meeting Visit Schedule / Furukawa MEETING VISIT SCHEDULE/FURUKAWA (不推荐) 5. 避免空主旨，连主旨都没有，没人看 Page*/N Wistron confidential 邮件要素3-称谓 称谓重在体现邮件写给谁，个人礼仪 不要总是Dear all, 除非就是需要所有人响应你 指定谁来反馈，建议直接Dear Andy，Dear July 多条内容，针对不同的PIC，可分开，如： Dear A, XXX Dear B, XXX 对外邮件，可依据对方具体情况，如： 尊敬的王老师 Page*/N Wistron confidential 邮件要素4-正文1 1.开门见山：內文开头三行內就要说明目的,背景,结论或结果 不要让大家在你的邮件里或是附档里自己找答案 要强调“ 结论 ” eg: 这次年中盤點稽核的情況很好，各项指标达标， 请参考附件 不要只写 “ FYI ! ” 或“谢谢”或“OK” 2. 內文尽量简明扼要, 以不用切换荧幕为原则 邮件是说明问题或结论, 不是用来说历史、讲故事、打笔仗的 不要浪费大家的时间看不需要的资讯 人,事,時,地,物及具体數量要清清楚楚，减少含糊 3. 最好用条列式说明处理流程 （第一, 第二, …) Page*/N Wistron confidential 邮件要素4-正文2 4. 减少邮件背景修饰，避免花里胡哨 5. 內文要整齐, 英文大小写要区分 不要一路写到底不换行,人的眼睛橫向移动距离长会累的 6. 要有结束语(注意换行)