Access使用手册.doc

“新华信MC 营销管理” 数据库使用手册 目录 新华信MC 营销管理系统简介…………………………………………………………………...3 Access简介 营销管理系统简介 营销管理系统的主界面……………………………………………………………………………3 主开关面板上的选项介绍…………………………………………………………………………4 数据库窗体说明……………………………………………………………………………………4 对表中的数据进行排序和筛选…………………………………………………………………….5 窗体的使用…………………………………………………………………………………………6 报表的使用…………………………………………………………………………………………6 查询的简单运用……………………………………………………………………………………7 建立简单查询的方法 交叉查询 查找重复项查询 查找不匹配性查询 设计查询视图（参考）…………………………………………………………………………….9 新华信MC营销管理系统简介 数据库与Access 数据库是一些关于某个特定主题或目的的信息集合，例如记录客户订单或维护一个音乐收藏集。如果数据库没有保存在计算机中，或只有一部分保存在计算机中，可能需要从各种各样的来源来追踪信息，这样用户就必须自己来进行协调和组织工作。 使用 Microsoft Access，可以在单一的数据库文件中管理所有的信息。在这个文件中，用户可以将自己的数据分别保存在各自独立的存储空间中，这些空间称作表；可以使用联机窗体来查看、添加及更新表中的数据；使用查询来查找并检索所要的数据；也可以使用报表以特定的版面布置来分析及打印数据。 下面介绍数据库中的几个概念： 表：是以行（称为记录）和列（成为字段）的形式组织特定实体的数据集合，从形式上看，它类似于EXCEL表。 窗体：用来将表中的数据用图文框的形式表现出来，用窗体的形式输入数据时操作界面更加亲切和友好。 查询：查询是用组合、排序、筛选等方法来查看、更改以及分析数据，Access的数据存储在许多表中，每个表中又可能有很多记录，利用查询我们可以方便的找到我们想要查看的数据记录。 报表：用打印格式来显示数据，在报表中可以控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容。 宏、模块等其他概念在营销管理系统中一般不常用到，在这里不做介绍。 新华信MC营销管理系统 新华信MC营销管理系统是运用Microsoft Access编写的一个小型数据库，用于营销人员整理分析客户名单、主要联系人档案、联系记录以及对客户价值的判断等。它的优点是营销人员日常工作中只需要在窗体中输入有关信息，则相关表、报表都会同时更新，如果能够熟练的辅助运用查询功能，更可以对数据进行各种排序、筛选，极大的方便了我们的营销管理工作。 营销管理系统的主界面 （1） （2） 打开数据库时，Access将显示上图（1）：主开关面板的主界面，而数据库窗体（2）一般最小化隐藏在左下角，用鼠标单击数据库窗体的还原窗口图标，则可以见到（2）。 主开关面板 上的选项介绍 主开关面板上一共有五个选项： 输入/查看联系人 输入/查看其他信息 预览报表 改变开关面板项目 退出此数据库 一般情况下，我们都从输入/查看联系人选项进入，单击此选项，即可进入一个窗体， 这个窗体名为公司联系表窗体，但实际上包括了公司联系表、主要联系人表、联系记录表和客户需求判断表等四个表的窗体（拉动右边的滚动条即可见到），所以所有的输入在这个窗体中基本都可以实现了，我们无需再打开单个的表或窗体去输入数据。 由输入/查看其他信息选项进入，可以见到输入查看联系类型选项。这一选项在本数据库中暂时没有什么作用。 预览报表这一选项因为数据库本身设计的缺陷，导致无法使用，我们完全可以在数据库窗体中通过打开报表选项实现此功能，不会影响大家使用此数据库。我们也会将修改后的新数据库发给大家，如果大家有兴趣自己修改，可以通过编辑改变开关面板项目来实现。 数据库窗体 说明 数据库窗体有表、查询、窗体、报表、宏、模块六个选项，其功能在前面已做过简单介绍。单击每一选项时，下面的窗口中都会显示其中的项目。如单击表选项，将出现以下窗口：  右边的三个选择为：打开、设计、新建。首先选定表中的项目，然后单击右边的选择，即可进行相关操作。 打开可以查看表中的具体内容，并可以进行改变列宽、删除数据、排序、筛选等操作。 设计可以修改表的一些属性，如添加、删除字段，修改字段名称，修改字段属性等。 新建可以新建立一个表。 对 表 中数据的排序和筛选 设计和新建在本数据库中很少会用到，我们重点介绍一下对表中的数据进行排序和筛选等功能。 打开一个表，以辽宁省的公司联系表为例（Switc