浅议档案利用中安全问题.doc

浅议档案利用中安全问题档案利用安全的类别分析 笔者认为，档案利用安全主要可以分为三个方面： 实体安全 档案是依托于档案制成材料这一载体而存在的，这里的实体安全，主要是指不同制成材料的档案安全 笔者这里主要提到两种档案。一是纸质档案。这类档案历史悠久，相关的保管保护措施已经明确。但由于各种原因，纸质档案的安全还存在一些漏洞。如某地档案馆发生档案被盗，影响严重。某单位办公室及档案柜柜门未锁，职工孙某入室将本单位4名干部的毕业文凭、学籍变动、资格审批等部分人事档案材料取出后撕毁，扔入垃圾箱。虽然最终犯罪人受到了法律的惩治，但对受害人的伤害已经造成，还给单位带来了极其恶劣的影响。还有的档案室未建立相关的借阅档案登记簿，致使档案被随意借走、长期不还。二是电子档案。它是档案工作信息化发展的必然趋势，与纸质档案相比，它具有易修改性、易删除性、易复制性、易损坏性。电子档案对保管和使用条件要求较高，确保电子档案实体安全主要是避免人为破坏及条件损失 信息安全 档案信息是档案的有机组成部分，随着信息传播的加快，信息安全工作日益提上日程。主要体现在两个方面： 一是电子信息安全。主要是确保电子档案的长期有效性和完整性。由于电子档案的读取与相关数据、背景信息等紧密相连，在保证电子档案实体的各项防护措施符合相关保管要求的前提下，还要将电子档案的元数据、背景信息等相关要件一起保存。曾经有一些单位由于没有及时实现数据安全、有效、完整的迁移，也没有保存产生这些电子档案的元数据、背景信息的文件材料，导致当时形成的电子档案到如今打不开、读不了，这个教训是深刻的。同时，网络基础环境下的电子信息安全还建立在计算机网络安全基础上的，因此要做好对系统外部非法用户和不安全数据侵犯的防护 二是开放档案的信息安全。《政府信息公开条例》明确了依法公开政府信息是各级行政机关的一项重要职责和基本义务。随着《政府信息公开条例》的广泛实施，保存在机关档案室和档案馆的档案信息正在由内向型管理向开放型管理转变，档案开放的利用将呈现出更加多元化的发展趋势，也对档案利用的安全提出了更高的要求。如何准确把握哪些档案信息应向社会开放，哪些暂时不宜开放是当务之急 国家秘密安全 由于档案内容丰富，涵盖面广，其中有很多涉及国家安全，一段时期内不宜向社会开放。这类档案主要指关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。这些档案从形式到内容均涉及国家安全，是档案资料保护的重点。确保这些档案不失密、不泄密是各级档案部门应尽的义务。如今，全球信息化飞速发展，对国家安全工作产生了重大影响，泄密渠道明显增多，也给各级档案部门的安全保密工作带来了新问题。同时，随着时间的流逝，涉及国家秘密的档案范围、文件作用、保密级别也在发生改变，部分档案馆关于涉及国家秘密档案的认定体系还停留在以前，这些都直接影响到档案利用中的国家秘密安全 确保档案利用安全的措施 进一步增强档案安全责任意识。确保档案安全不仅是各级档案部门的责任和义务，更是一个单位的责任和义务。各级机关企事业单位、档案局(馆)要增强忧患意识，深刻认识档案安全工作的重要性，不断增强做好档案安全工作的责任感和使命感。要切实加强领导，实行“一把手”负责制，按照“谁主管、谁负责”的原则，明确主要负责人和工作人员的岗位责任，把安全责任意识贯穿于档案接收、保管、存储、利用、销毁、编研等工作的始终。同时，要认真贯彻“安全第一、预防为主”的方针，坚决防止和克服麻痹思想和侥幸心理，防微杜渐。要经常开展安全教育和安全提醒，把安全工作的重要性讲深，把安全工作面临的严峻形势讲透，把泄密的危害和后果讲足，让安全意识真正入脑人心，引导大家筑牢思想防线，提高履行安全责任的实际能力，真正树立起安全重于泰山的责任意识 进一步完善档案开放认定体系。在档案工作体系之中，档案馆是主体，档案室是基础，它们都肩负着做好档案利用安全的责任和义务。由于馆藏档案来源与利用的广泛性，各级档案馆应进一步完善涉及国家秘密的档案解密划控工作。由于涉及国家秘密的档案不是一成不变的，涉及国家秘密的档案认定标准也不宜终身制，应该随着时代的发展而做相应的变化。国家档案局应尽快修订《各级国家档案馆馆藏档案解密和划控使用范围的暂行规定》、《档案工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等相关标准，以便更好地适应档案工作发展需要。各级档案馆应依据国家的相关法律法规，不断建立健全适应自身发展的涉及国家秘密的档案认定审批体系，力争该认定体系能够在较长的时段内全方位、多角度地满足馆藏档案解密划控要求 进一步建立健全信息安全防护措施。在档案信息公开过程中，各级档案部门要加强各项档案信息管理制度建设，如档案信息资源分级分类管理制度、档案信息资源公