亨通海洋档案管理制度..docVIP

亨通海洋档案管理制度 总 则 一、为对事业部各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使档案为企业的生产、经营等各项工作服务，特制订本办法。 二、档案是在生产、经营、管理等各项活动中形成的全部文档材料的总和，其构成包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、人事等各方面的档案。 三、文档材料承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。办毕后及时交专（兼）职档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 四、本办法适用于事业部各部门档案管理。 文件材料的收集归档 一、行政人事部为事业部档案的管理部门，负责档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门均应指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的归档工作。 二、事业部所有档案统一放置档案室，由专人管理。 三、所有专（兼）职档案管理人员应按月收集、整理归档材料，并在每年三月份前将上年度形成的文档材料及时向事业部档案室移交归档，人员变动应及时通知档案室。 四、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 （一）人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。 （二）组织召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。 五、产品或科技及管理成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱应通知相关档案管理人员参加。所形成的文件材料必须及时、完整地移交档案室归档。 六、产品或工程创优，科技和管理成果评奖，归档文件材料必须完整、准确、系统。 七、设备仪器和引进项目的文件材料在到货时，应通知相关档案管理人员参加开箱验收，并及时归档。 八、归档移交的时间要求： （一）新产品的设计、试制、投产过程中形成的文件材料，在新产品完成试制、鉴定后即集中移交归档。 （二）基建工程项目在竣工验收时及时归档。 （三）设备随机文件，在开箱验收时接收归档。 （四）科技项目按项目申报、批准立项及成果鉴定等分阶段及时归档。 （五）声像档案在各项活动结束之后，及时归档。 （六）企业荣誉、各类证书等档案领取后即予归档。 （七）会计档案从集团财务管理制度归口管理。 （八）党、政、工、团在各项活动中形成的文件材料，次年三月前必须归档。 九、归档的文件必须为正本，字迹用墨汁、碳素或兰黑墨水书写，一般归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料可一式二份。 十、归档部门编制材料归档移交清单，一式二份，移交时按清单交点清楚，交接双方签字，各留一份，以备查考。 专（兼）职档案员的职责 一、专（兼）职档案员工作职责： （一）负责事业部的档案管理组织网络建设、制度建设，以及各项制度的修订与实施。 （二）制订档案管理工作计划、规划及费用预算等。 （三）认真执行归档制度，每月对本各部门的材料收集归档。 （四）在每年7月完成事业部自行归档的所有材料的分类、整理、编目工作。 （五）各部门人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理借用材料登记手续。 （六）积极参加档案培训，提高业务能力。 （七）做好档案库房管理工作，维护档案的完整与安全。同时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。 二、各部门专（兼）职档案员： （一）参照事业部档案管理部门列出的移交清单，结合工作实际，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 （二）认真执行平时归档制度，每月对本部门承办的材料收集归档，每年的四月份前将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。 （三）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （四）积极参加档案培训，提高业务能力。 平时归卷 一、事业部各部门要形成事毕归档制度，每月归集一次，每季度检查一遍，及时催交应归档案。 二、事业部各部门应将本部门应归档档案落实到具体责任人，并列入其日常的工作考核中。 三、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。 四、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案员归卷。 五、专（兼）职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。 立 卷 一、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 二、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷，绝密文