邮件使用规范培训吐血整理汇编.pptx

;;;;;1.email正文要简明扼要，行文通顺 ①简明扼要说清楚事情 ②如果具体内容确实很多，正文应只做摘要介绍，单独挂个附件进行详细描述。 2.注意论述语气 ①根据收件人和自己的熟络程度、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适； ②尊重对方，例如“请”、“谢谢”； ③你的email可以轻易被转发给他人，因此对别人意见的评论必须客观。 3.多用1234列表，将事情说明清楚 4.一次邮件交代完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说准确完整，并在邮件发送之前回顾内容，非特殊情况下尽量不要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件。 5.合理利用图片、表格等形式辅助表述 对于带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。 6.合理提示重要信息：不要动不动就大写加粗彩色底色下划线，强调重点即可。;;1.TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复 2.CC的人只需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应 3.BCC是秘送，收件人不知道你给BCC的人发了邮件，用在非常规场合 4.TO、CC的收件人排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位从高到低等 5.只发给有需要的人 6.转发邮件要突出信息;1.及时回复 ①除公司群发的通知/制度/公告邮件外，收到他人的email后，必须及时回应，若对方将你设置为“抄送人”，可视邮件内容和具体情况选择性回复； ②如果事情复杂，你无法及时给出确切答复，至少应及时回复说“收到，我们正在处理，一旦有结果会及时回复，请您耐心等待”。 ③如果你正在出差或休假，应该设置自动回复功能，以免影响工作。 2.进行针对性回复 当回件需要答复问题时，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理解，避免在反复交流，浪费资源。 3.不要就一个问题多次回复讨论 ①如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚，此时应电话沟通后再做判断， ②对于较复杂的问题，多个收件人频繁回复发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件??适阅读，应把之前讨论的结果进行小结，删减信息，突出有用的信息。;;1.如果邮件带有附件，应该在正文提示收件人查看； 2.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时（比如附件一是什么、附件二是什么）； 3.附件数目较多时，应该打包压缩为一个文件； 4.注意附件的命名。;;▼汇报工作;▼请求协助;;清楚发邮件的规范， 并应用在日常邮件中。