第三章 公务文书概述.ppt

3．1公务文书概述 3．1．2公务文书的格式 1．书面格式 （3）版记部分 1）主题词。 2）抄送单位。 3）印发单位和日期 4）版记中的反线 5）版记的位置 3．1公务文书概述 3．1．2公务文书的格式 1．书面格式 （3）版记部分 1）主题词 主题词是公务文书检索标识，是用来揭示公务文书基本内容并经过规范化处理的名词术语，便于各类公务文书的计算机存储、检索及管理工作。主题词一般由名词或名词性词组组成，以不少于三个、不超过五个为宜，依据涵义由大到小按类别词（反映公务文书主要类别），类属词（反映公务文书具体内容）和文种词（反映公务文书形式）的顺序排列。使用公务文书主题词时，要从国务院办公厅编制的《国务院主题词表》中选用规范的主题词。主题词的选用组合以能否确切反映公务文书主题内容为原则。如深圳市物业管理协会《关于对深圳市花样年物业管理有限公司在媒体宣传中发表不负责任言论的通报》的主题词是：物业管理 媒体 言论 通报。主题词的位置居左顶格标识，后标冒号；词句之间空1字，不要加顿号。 3．1公务文书概述 3．1．2公务文书的格式 1．书面格式 （3）版记部分 2）抄送单位 是指主送单位以外需要执行或知晓公务文书内容或协助办理的上级、下级或不相隶属的单位。如有送抄单位，在主题词下一行，左右各空1字标识“抄送”，后标冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。 3．1公务文书概述 3．1．2公务文书的格式 1．书面格式 （3）版记部分 3）印发单位和日期 印发单位是指公务文书的印制主管部门，一般应是各单位的办公室或文秘部门。印发时间以公务文书付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 3．1公务文书概述 3．1．2公务文书的格式 1．书面格式 （3）版记部分 4）版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线隔开。 3．1公务文书概述 3．1．2公务文书的格式 1．书面格式 （3）版记部分 5）版记的位置 因为《国家行政单位公务文书格式》规定公务文书双面印刷，所以版记应置于公务文书最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。 公务文书虽然有较固定的格式，但是在一般公务文书中，这些要素不一定都具备，而哪些要素可以省略，就要根据公务文书的具体内容决定了。 3．1公务文书概述 3．1．2公务文书的格式 2．用纸要求和印制要求 （1）公务文书用纸 采用国际标准A4型（210mm×297mm），张贴的公务文书用纸大小，根据实际需要确定。 （2）文字符号 一律从左至右横写、横排。在少数民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字。 （3）印刷装订 公务文书要双面印制，左侧装订。 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 公务文书的办理分为收文、发文两个阶段。 1．收文 2．发文 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 1．收文 凡是外单位送给本单位的材料统称为收文。 （1）签收 （2）登记 （3）分发 （4）拟办 （5）批办 （6）承办 （7）催办 （8）归档 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 1．收文 凡是外单位送给本单位的材料统称为收文。 （1）签收 是指收件人员在对方的传递单或送交薄上签字，以表示文件收到并明确责任。 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 1．收文 （2）登记 来文由文书（或专人）统一登记，其办法一般应按主送件、抄送件，分别以本单位收文顺序统一编号，登入《收文登记簿》。抄送件可直接送往有关部门。 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 1．收文 凡是外单位送给本单位的材料统称为收文。 （3）分发 分发要重点抓好分类、分办两个环节。分类是指文书根据文件内容及处理方式，对收到的来文划分为阅件、转办件、催办件三类；分办是在对文件登记分类后，分别按分工转给有关办文人员办理，分办文件应及时。 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 1．收文 （4）拟办 是指办文人员对来文应由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导人批办时参考。 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 1．收文 （5）批办 单位领导人签批具体承办意见，包括指定谁（部门或人）负责办理，如何办理，办理到什么程度，以及时限等；然后文书根据领导同志的指示，把文件分别送交有关人员和部门办理。 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 1．收文 （6）承办 凡是经领导人批办的公务文书，具体的承办人或部门要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。 3．1公务文书概述 3．1．3公务文书的办理程序 1．收文 （7）催办