在EXCEL中处理电子数据的小技巧.pdfVIP

提出问题 在2007年的财政预算执行审计中，我们利用会计核 算中心用友会计软件的导出功能，从计算机前台将各预 算单位的辅助明细账导出成EXCEL电子表格文件，供审 计组使用。但在使用过程中发现，导出的文件打开后，“借 方”、“贷方”、“余额”等列的数据以文本格式显示，无法进 行数学运算。有些数字虽然是以数值格式显示的，但同样 无法进行数学运算。我们使用常用的方法，选中单元格后 单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中选择“设置单元格格 式”命令，弹出“单元格格式”对话框(如图1)，在“分类” 列表框中单击“数值”，最后单击“确定”按钮，结果同样不 成功。对于这些问题，我们进行了认真的探索和研究，并 找出了以下解决问题的办法。 范 春 平 在m×I=：EL中处理电子数据的小技巧 解决问题 如何解决以上问题?我们可以采取以下几种办法： 方法一：如果EXCEL电子表格明细账文件打开 后，“借方”、“贷方”、“余额”等列单元格的左上角出现一 个绿色的小三角，表明单元格中的数字是以文本形式存 储的，我们选中需要运算的各单元格后，此时被选中的 单元格左上角就会出现一个小的符号囵，鼠标单击此符 号，在弹出的下拉菜单中选择“转换为数字”命令，即可 将单元格的文本格式转换为数值格式，这样就可进行数 学运算了，如图2所示。 图 2 方法二：如果EXCEL电子表格明细账文件打 同样，采用第二种办法后，有时也会出现无法运算 开后，“借方”、“贷方”、“余额”等列单元格的左上角 的情况。此时，检查一下EXCEL软件是否已将“借 出现一个绿色的小三角，表明单元格中的数字是以 方”、“贷方”、“余额”等列单元格的数字转换为数值 文本形式存储的，我们还可以采用这样的办法。首 格式。单击EXCEL菜单栏中的“工具选项”命令， 先单击EXCEL菜单栏中的“]二具选项”命令，如 如前面图3所示。在弹出的“选项”对话框中，切换 左图3所示，在弹出的‘‘选项’’ 到“错误检查”选项卡，在“规则”复选框中可以看 对话框中，切换到“错误检查” 到，“数字以文本形式存储”前没有打‘‘V”。说明数 选项卡，选择取消“规则”复选 字是以数值形式存储的，如图6所示。此时，可以考 框 “数字以文本形式存储”前 虑采用以下的第三种办法进行数据转换。 的“V”，如图4所示。这时， 鳓 l翻 糕 喜 。 坤帕 舭 溢驵a “ _矗 k 麓 … - 属J 虱 ▲ 一 …一一础_ EXCEL电子表格明细账中 。 嚣遵 J∞3 的 F G H 搿 ．*硼 J “借方”、“贷方”、“余额”等列 I *l i H 目 l 哥 ∞