湘潭大学归档文件的整理方法 国家档案局发布的《归档文件整理规则 .doc

湘潭大学归档文件的整理方法 国家档案局发布的《归档文件整理规则》于2001年1月1日起实施。从简化整理、深化检索出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整和简化。这是我国文书立卷的一项重大改革，打破我国传统的文件整理方法，我们应当积极稳妥地搞好这次改革。 过去多年来我们都是按照六个特征、四分四注意等方法进行立卷的，适应了当时手工管理需要。随着机关办公自动化程度的提高，对文书立卷进行改革势在必行。改革的基本内容是： 1、取消案卷的概念，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 2、界定件的概念时，从检索的实际需要及简化整理工作出发，规定正本与定稿为一件，来文与复文可为一件。 3、分类方法选定为年度、机构（问题）、保管期限三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 4、装订以件为单位进行，对装订材料不做统一规定。 5、文件排列方法强调按事由（即问题）排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 6、归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任意空白均可；同时对归档章项目加以调整，只保留检索必备项目。为了整齐美观，我校原则上规定归档章的位置置于首页上端中间的空白处。 7、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以件为单位的归档文件目录。 8、无需编页号，目录中改设页数项。我校按照湖南省档案局的规定，凡永久、长期的文件均编页号 9、归档文件直接装盒保管。 10、无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊。 11、档案盒的设置有了较大变化。封面只设全宗名称项，取消了类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号等项目：盒脊取消目录号、案卷号项，保留全宗号、年度项，增设保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号项。 通过对上述环节的调整，简化了档案整理环节，减少了档案人员的工作量。同时，又提高了档案行政管理部门对专兼职档案员进行业务指导和培训的工作效率。 归档文件的整理比传统的文书立卷程序简化了，具体分六步进行。 第一步　分　　类《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。 分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归档等具体内容。 选择分类方法 《规则》中选择的分类方法有以下三种： （一） 年度分类法 年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种方法。具体操作时，以下几种情况需要注意： 1文件有多个时间特征。 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。没有落款时间，可根据发文日期归于所属年度。《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期（或落款日期）判定文件所属年度。 2、跨年度形成的文件。 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议，处理案件等等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。比如（1）跨年度的会议材料，统一归在闭幕年；（2）跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年；（3）跨年度的请示与批复，可以归在批复年，也可以归入相应年度，但应在各自归档文件目录备注栏内加以说明，为了归档的统一性，我校规定：同一年度的请示与批复归在一起，不同年度的请示与批复归在不同年度，但要在归档文件目录的备注栏内加以说明；（4）回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；（5）法规性文件，归入公布的年度；（6）跨年度的计划归开始年；（7）跨年度的总结归最后一年，等等。 3、几份文件作为一件时，件的日期。 按照《规则》规定，正本与定稿、原件与复制件、同一年度的来文与复文等也可作为一件，这时判定件的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准；单一问题的多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间。 4、落款日期的文件要标注日期。 此类情况见于内部文件（也叫白头文件）,需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考评和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 5、专门年度的分类方法。 如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学、科研年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。如1995年与1995－1996学年归入同一类（可以归入1995年或1996年，确定后先后要一致）。6、临时机构（如三讲办、普查办