论开展办公室协调工作新理念.pdfVIP

第 30卷第 2期 泉州师范学院学报 Vo1．30No．2 2012年 3月 JournalofQuanzhouNormalUniversity M ar．2012 论开展办公室协调工作新理念 林碧丹 (华侨大学 化工学院，福建 厦门 361021) 摘 要：对新形势下办公室的协调职能进行了研究 ，阐述了办公室协调工作 日益综合化、复杂化的特点．从 管理学的角度 ，分析了管理者式协调方式和领导者式协调方式各自的优缺点，提出办公室工作人员应以混合型 协调方式开展协调工作． 关键词：办公室 ；协调工作；领导者；管理者；混合式 ’ 中图分类号：G931．4 文献标识码：A 文章编号：1009—8224(2012)02-0110—03 当今社会，无论是政府机构、高校还是企事业单位等，都有 自己的办事机构——办公室．办公室的工作内 容包括文秘、督办、协调、接待等．其中，协调工作是办公室的一项重要职能，协调工作的好与坏，直接关系到办 公室工作的质量和效率 ，也关系到办公室的权威和形象，还极大影响着组织 目标的实现[1]． 由于办公室的协调在一定程度上是为领导者的决策服务，长期以来，一些办公室的工作人员，他们定位于 办公室的日常管理者 ，并以此身份和现有的各种规章制度进行协调，缺乏主观能动性和创造性．然而，随着工 作资历的增长，也有些办公室工作人员习惯以领导者自居，甚至在开展协调工作中奉行 “人情至上”，忽视了办 公室协调工作的本质属性．随着社会的发展，协调工作 日益综合化、复杂化，也对办公室工作人员的协调能力 和理念提出了更高的要求． 1 对办公室协调的认识 1．1 办公室协调的定义 (1)从管理学角度来看，通过对办公室诸要素的组织和对人们的各项活动的协调，从而尽可能提高办公室 管理的运行效率，最大限度地实现办公室管理的工作 目的． (2)办公室是处理一种特定事务的地方或提供服务的地方．和任何社会协调一样 ，办公室协调也具有二重 性 ：一方面是组织生产力，提高工作效率．从办公室所处组织的位置来看，它位于组织的核心地带，通过对办公 室诸要素的协调，预测和发现失调现象，并通过信息搜集和对信息的准确分析总结，对任何失调活动的进行协 调与控制，使整个办公室工作协调发展，最后实现办公 目的．另一方面是维护生产关系。办公室既是领导的助 手和参谋，和领导具有紧密联系，又担任上下左右内外各方面的沟通工作，是领导和各部门之间、各部门与各 级之间传达信息的桥梁[2]． 以上定义可见协调工作的综合性．同时，伴随社会的发展，协调工作的复杂性也愈来愈突出． 1．2 办公室协调工作的内容 办公室工作承办各种行政事务，涉及组织的计划、政策、经济、账务和人事等多种工作．相应的，协调工作 也涉及组织的方方面面，具体而言包含计划协调、经济协调、政策协调、工作部署协调、人事协调、关系协调、财 务协调、社会协调等八个方面．其中，计划协调是基础，关系协调是关键，工作部署协调是核心，社会协调是 保障[3]． 收稿 日期：2011-10-26 作者简介：林碧丹 (1972一)，女；福建晋江人 ，助理研究员，学士，从事教育管理与华侨高等教育研究． 基金项目：华侨大学教育管理研究项目(11HJY12) 第 2期 林碧丹：论开展办公室协调工作新理念 1ll 1．3 办公室协调工作的原则 1．3．1 客观公正 办公室协调工作的顺利开展 ，必须充分调研和尊重客观事实 ，切忌受个人主观意愿或他人 意愿的影响．在此基础上 ，协调工作还必须公平、公正 的开展，以此促进办公室协调工作顺利发展，形成良性 循环． 1．3．2 大局为重 办公室是为组织的目标服务，因而顾全大局 、保证大局利益就成了协调工作的基本原则． 大局为重 ，首先要认识大局、把握大局，一旦局部工作和全局工作发生矛盾，必须遵循局部利益服从整体利益 的原则展开协调工作． 1．3．3 坚持分级负责 办公室应根据授权的范围和实际需要