excel小诀窍.doc

6個Excel小訣竅讓報表更專業，還有14個超棒快速鍵 2016-01-11 17:31?整理?撰文 韋惟珊 出處: .tw/articles/view/51760? ? 想讓老闆另眼相看，只有速度還不夠！最標準的報表，是資料整整齊齊排列，讓老闆可以一眼看出「重點在哪裡」。這時候，你需要這6個美化報表的技巧： 1. 跨欄置中：幫表格內容群組化，橫跨儲存格設定分類 跨欄置中能讓你跳出儲存格的限制來整理資料內容。像是這張雜誌刊登價格表，就可以選擇A2到A6的儲存格，再點選「常用」索引標籤裡、「對齊方式」的「跨欄置中」，讓「雜誌內頁」的分類置於第2列到第6列中間，讓人一眼看清楚這些內容是同一個群組。 2. 自動換列：文字資料太長，就讓它折行才看得見 Excel預設所有內容都以一列的方式呈現，當某一儲存格裡的內容超出視窗大小，就必須調動捲軸才能看見所有的內容，不如派出「常用」索引標籤裡、「對齊方式」的「自動換列」讓資料可以「折行」，在一個畫面裡完整呈現。 3. 統一欄寬、列高：讓儲存格大小一致，看起來更順眼 要讓表格看起來更整齊，就把欄寬和列高調成一致大小。範例中「自然科學」的欄位字數較多，Excel會以較大的欄寬呈現，只要全選所有想調整欄寬的欄位，並將滑鼠移到B欄與C欄分隔處，等出現欄位調整的符號後按下滑鼠往右輕拉，欄寬就統一了！ 4. 欄列互換：想調整欄列不用重新輸入，只要複製後轉置貼上 輸入資料後，卻發現應該將欄位和列位的內容對調才好閱讀，只能摸摸鼻子重新輸入。Excel有內建欄列互換的功能，像範例表中的業績報表，如果要改為業務單位為欄、月份為列，只要先以Ctrl+C複製整個表格，選擇「常用」索引標籤裡、「貼上」中的「轉置」即可。 5. 儲存格視覺化：增加顏色和圖示，更快掌握資料重點 你預先知道主管買機票的預算只有2萬5000元，那就請Excel把在預算內的儲存格標上顏色。全選「總價」這欄的資料，再選「常用」索引標籤的「樣式→設定格式化的條件→醒目提醒儲存格規則→小於…」，設定小於25000元的儲存格標為紅色，馬上看出符合預算的機票。 6. 一秒把表格變圖表：按下F11，數字轉化成資訊圖表 只放一堆數字的表格，看起來就很普通，如果製作成資訊圖表感覺更專業。要把表格圖表化，最快的方法是全選資料、按下「F11」，Excel就會變出一張對應的圖表給你囉。不過目前快速鍵預設的是建立直條圖，假如需要其他的圖表，就要再自己修改圖表類型。 14個最常用的Excel快速鍵，快點記起來 按圖可放大 延伸閱讀 / 1.?Excel基礎班看過來！最實用5大函數在這裡 2.?Excel進階版：加總不只有SUM，還有不可錯過的3大公式 3.?3大Excel排序功能：輕鬆把資料分門別類！ 4.?Excel高手最愛用！3步驟學會超強大「樞紐分析」，資料處理再也不愁 _____________________________________________________ Excel基礎班看過來！最實用5大函數在這裡：IF、SUMIF、COUNTA、COUNTIF、MAX 2015-10-29 23:50?編譯撰文 張玉琦 ? ? Excel有超過數百個函數，到底該從哪學起呢？遇到報表該怎麼分析才好呢？這篇文章要教你最好用的5大Excel函數！ 1. 哪些分店的業績符合預算目標？IF 假如你是日本一家服飾品牌的品牌經理，你手下管了10家分店，店長交給你2015年上半年的營業額報告（如圖）。該怎麼比較這些分店的表現如何呢？ 很簡單，你可以把這些店的業績跟他們去年的預算目標相比較，你不需要一家家比對，只要運用excel當中的IF函數就可以囉。IF函數的意思是，設定條件請excel找出符合條件的數值。 所以你的條件設定為，「營業額超過或等於預算」，符合時格子會出現「達標」, 不符時，格子會出現「未達標」。在excel上輸入=IF（B3=C3, “達標”,”未達標”）」（小提醒，算式要以等號開頭，條件放在括弧內。） 假如，你想把店面分成三個等級：超達標20%以上的Ａ級店、剛好達標表現一般的Ｂ級店、和有待改善的Ｃ級店時，你可以輸入兩個以上的條件。 首先指定第一個條件是營業額超過預算，如果符合的話再看營業額是否超過預算20%，是的話填入A，否的話填入B。一開始就不符合條件1的填入C。 實際上函數會寫成＝IF(B3=C3, IF(B3/C3=1.2, “Ａ”,”Ｂ”), “Ｃ”) 函數寫法=IF（條件, 符合條件, 不符條件） 2. 毛衣類商品的總營業額是多少？SUMIF 這個函數我們在之前的SUM進階版中講過，不過這裡還是要再介紹一下。當你看到三家分店的每一筆商品售出紀錄時，想知道全部分店加起來賣出的毛衣金額總額？你可以指定在商品品項（B欄）中，找出符合毛衣的類別（G4