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excel小诀窍
6個Excel小訣竅讓報表更專業,還有14個超棒快速鍵
2016-01-11 17:31?整理?撰文 韋惟珊
出處: .tw/articles/view/51760?
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想讓老闆另眼相看,只有速度還不夠!最標準的報表,是資料整整齊齊排列,讓老闆可以一眼看出「重點在哪裡」。這時候,你需要這6個美化報表的技巧:
1. 跨欄置中:幫表格內容群組化,橫跨儲存格設定分類
跨欄置中能讓你跳出儲存格的限制來整理資料內容。像是這張雜誌刊登價格表,就可以選擇A2到A6的儲存格,再點選「常用」索引標籤裡、「對齊方式」的「跨欄置中」,讓「雜誌內頁」的分類置於第2列到第6列中間,讓人一眼看清楚這些內容是同一個群組。
2. 自動換列:文字資料太長,就讓它折行才看得見
Excel預設所有內容都以一列的方式呈現,當某一儲存格裡的內容超出視窗大小,就必須調動捲軸才能看見所有的內容,不如派出「常用」索引標籤裡、「對齊方式」的「自動換列」讓資料可以「折行」,在一個畫面裡完整呈現。
3. 統一欄寬、列高:讓儲存格大小一致,看起來更順眼
要讓表格看起來更整齊,就把欄寬和列高調成一致大小。範例中「自然科學」的欄位字數較多,Excel會以較大的欄寬呈現,只要全選所有想調整欄寬的欄位,並將滑鼠移到B欄與C欄分隔處,等出現欄位調整的符號後按下滑鼠往右輕拉,欄寬就統一了!
4. 欄列互換:想調整欄列不用重新輸入,只要複製後轉置貼上
輸入資料後,卻發現應該將欄位和列位的內容對調才好閱讀,只能摸摸鼻子重新輸入。Excel有內建欄列互換的功能,像範例表中的業績報表,如果要改為業務單位為欄、月份為列,只要先以Ctrl+C複製整個表格,選擇「常用」索引標籤裡、「貼上」中的「轉置」即可。
5. 儲存格視覺化:增加顏色和圖示,更快掌握資料重點
你預先知道主管買機票的預算只有2萬5000元,那就請Excel把在預算內的儲存格標上顏色。全選「總價」這欄的資料,再選「常用」索引標籤的「樣式→設定格式化的條件→醒目提醒儲存格規則→小於…」,設定小於25000元的儲存格標為紅色,馬上看出符合預算的機票。
6. 一秒把表格變圖表:按下F11,數字轉化成資訊圖表
只放一堆數字的表格,看起來就很普通,如果製作成資訊圖表感覺更專業。要把表格圖表化,最快的方法是全選資料、按下「F11」,Excel就會變出一張對應的圖表給你囉。不過目前快速鍵預設的是建立直條圖,假如需要其他的圖表,就要再自己修改圖表類型。
14個最常用的Excel快速鍵,快點記起來
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延伸閱讀 /
1.?Excel基礎班看過來!最實用5大函數在這裡
2.?Excel進階版:加總不只有SUM,還有不可錯過的3大公式
3.?3大Excel排序功能:輕鬆把資料分門別類!
4.?Excel高手最愛用!3步驟學會超強大「樞紐分析」,資料處理再也不愁
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Excel基礎班看過來!最實用5大函數在這裡:IF、SUMIF、COUNTA、COUNTIF、MAX
2015-10-29 23:50?編譯撰文 張玉琦
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Excel有超過數百個函數,到底該從哪學起呢?遇到報表該怎麼分析才好呢?這篇文章要教你最好用的5大Excel函數!
1. 哪些分店的業績符合預算目標?IF
假如你是日本一家服飾品牌的品牌經理,你手下管了10家分店,店長交給你2015年上半年的營業額報告(如圖)。該怎麼比較這些分店的表現如何呢?
很簡單,你可以把這些店的業績跟他們去年的預算目標相比較,你不需要一家家比對,只要運用excel當中的IF函數就可以囉。IF函數的意思是,設定條件請excel找出符合條件的數值。
所以你的條件設定為,「營業額超過或等於預算」,符合時格子會出現「達標」, 不符時,格子會出現「未達標」。在excel上輸入=IF(B3=C3, “達標”,”未達標”)」(小提醒,算式要以等號開頭,條件放在括弧內。)
假如,你想把店面分成三個等級:超達標20%以上的A級店、剛好達標表現一般的B級店、和有待改善的C級店時,你可以輸入兩個以上的條件。
首先指定第一個條件是營業額超過預算,如果符合的話再看營業額是否超過預算20%,是的話填入A,否的話填入B。一開始就不符合條件1的填入C。
實際上函數會寫成=IF(B3=C3, IF(B3/C3=1.2, “A”,”B”), “C”)
函數寫法=IF(條件, 符合條件, 不符條件)
2. 毛衣類商品的總營業額是多少?SUMIF
這個函數我們在之前的SUM進階版中講過,不過這裡還是要再介紹一下。當你看到三家分店的每一筆商品售出紀錄時,想知道全部分店加起來賣出的毛衣金額總額?你可以指定在商品品項(B欄)中,找出符合毛衣的類別(G4
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