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人事档案管理创新及信息技术应用摘 要： 档案管理牵涉整个社会的方方面面，也直接影响到社会稳定。我们国家档案管理在很长的一段历史时期处于混乱状态，随着时代的发展和社会进步，旧的管理模式已不再适应时代的要求。笔者就如何加强和改进档案管理，更好地为经济和社会服务做以论述。 关键词： 人事档案； 管理； 技术应用 中图分类号： G275文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）07-0027-01 人类进入21世纪之后，以计算机技术为主体的现代化信息等高新技术群体已经将触角深入到国民经济的方方面。在市场经济的大环境下，越来越多的人士逐渐认识到用先进的信息技术进行各类管理的重要性。其中，最实用的是在各类厂矿企事业单位的人士档案管理中应用信息技术，从而实现人事档案管理的创新。 一、为什么要进行人事档案管理的创新 自改革开放以来，我国人事档案管理发生了许多变迁，人们对档案管理的认识也产生了一些根本变化。《档案法》的颁布实施，既为档案管理工作提供了法律保证，又为档案管理工作提出了新的要求。 （一）人事档案管理理念的不适应 缺乏人事档案的知情权。近年来，由于人事档案的不透明、知情权不落实而造成的问题越来越多。有的因原单位在当事人的人事档案中记录了不实之词，甚至塞进了缺乏事实根据的材料，造成了对当事人的伤害；有的因长期无法了解个人档案致使档案丢失而无从知晓。因此，由人事档案丢失而引发的纠纷、诉讼频频出现。 人事档案保管权的局限。按国家规定，目前我国只有机关、事业单位和国有企业才有人事档案保管权，而随着我国经济建设的发展，外资企业、民营企业等经济成分在经济发展中占有越来越大的比例，这些单位按国家规定没有人事档案保管权，只能把档案寄放在人才交流中心并向它们交纳一定的管理费用。这种做法，由于用人单位与人才交流中心不存在行政权约束，因此，不能有效地对人事档案进行管理。 （二）人事档案管理方法的不适应 1.“档随人走”的传统管理方法受到挑战。改革开放以来，特别是随着市场经济体制逐步推进，人员流动现象日益增加，人档分离现象越来越普遍，尽管《干部档案工作条例》、《企业职工档案工作规定》对流动人员的人事档案做了规定，但实际操作中管理部门与流动人员之间的权益管理矛盾日益显露。有的单位为了防止人才流失，以档案为关卡，造成了“弃档”现象日益严重，淡化人事档案的呼声越来越高。 2.传统的手工管理制约了人事档案的质量与效率。人事档案多年来采用传统的十大类制。一份材料归属什么种类常常存在许多主观因素。近年来，虽然采取了计算机进行辅助管理，但也只是采用电脑进行目录录入，并没有带来管理方法质的飞跃，造成人事档案管理效率低。 （三）人事档案管理制度的不适应 1.人事档案收集缺乏力度、材料质量差的问题普遍存在。首先是收集归档的制度不健全，执行不严格。少数管档案部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则，内容不具体、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上执行不严格的现象。归档工作被动、不及时。其次是收集归档的材料不全面、不准确。特别是交给人才交流，代管的人事档案，职工考核材料、人员鉴定材料和反应个人能力水平的材料等，不能及时收集到个人档案中。 2.缺少有效的检查监督机制。许多单位的人事档案长期处于零乱、无人问津的状态，发挥不了应有的作用。由于没有定期检查使人事档案管理有空可钻，新增加材料的连续性出现断档现象；部分人员材料档案遗失；一些单位趁人员调动、单位合并之机把未整理的人事档案顺水推舟移交出去，推卸责任。 3.材料的真实性受到质疑。有的人或单位出于某种考虑或避开某种风险，可以更换或隐瞒事实，使人事档案信息虚假或不全，可信度大大降低，这必然使用人单位处于被动状态，特别是现在录用人员都是采用先进人后调档的方式，一旦用人单位发现问题为时已晚。 二、人事档案管理信息化内容 （一）推进档案数字化，提高档案标准化、规范化水平 目前，档案信息化管理的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。对这一问题取得共识是档案管理信息化思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化、掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 （二）要着眼于提高系统的整体水平 档案信息化建设的着眼点仍是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势