7档案室管理制度.docVIP

档案管理制度 总则 为规范公司档案管理，使档案的立卷、归档、借阅、保管、保密等符合国家法规规定，特制定本制度。 档案整理立卷归档制度 2.1公司机关各部门及各所属单位必须责成专人负责,按各类档案的归档范围、标准、期限进行档案的收集、整理、立卷、送档案室归档保存。 2.2工程技术、质量、安全、设备及科技档案由工程管理部负责收集、整理、装订，送档案室归档；财务档案由财务资产部负责；人事档案、劳动工资档案由劳动人事部负责；文书档案由办公室负责；工程合同、内外部经营合同由市场开发部负责。 2.3各类档案包括文字和声像，均按有关立卷装订的标准进行整理归档。为确保档案的规范，档案室负责人要进行必要的业务指导。 2.4有关工程档案，须在工程竣工后由工程管理部会同项目负责人进行收集整理，由主管经理审定后交公司档案室保存。各部室在管理中形成的立卷材料须在次年第一季度前由部室长审定后交公司档案室归档。随机获取的重要文件、证件证书、各类证明等均应及时送交档案室登记保存。 2.5归档文件的验收： 1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短少应立即追查归档。 2）文件如经抽存，应由部室长签字确认。 3）清点归档文件办理手续是否完备，如归档文件资料不完整、不准确、不系统或发现其它不符合归档标准时，应拒绝归档保存，立即退回经办部门重新收集整理，再有遗漏由各单位部门负责人负责。 4）归档文件资料要字迹清楚，目录及案卷题名简明，采用“三眼一线”方法装订，装订整洁，封面采用微机打字，符合立卷归档标准。 文件归档制度 3.1归档文件的形式 档案管理人员要负责制订归档文件资料的案卷类目，根据类目及时做好催缴、收存工作并提前做好各单位、部门有关档案整理的指导工作，确保档案一次归案，符合标准，避免重复工作，具体要求如下： 3.1.1各部室日常工作中形成的文件资料，应按部门职能范围，指定专人负责收集、保存、积累 按期整理归档。 3.1.2.各子、分公司内部管理文件资料，由各子、分公司各职能部门按业务范围，指定专人负责收集、保存按期归档。 3.1.3.工程技术文件资料，由项目负责人指定专人负责收集、保存、积累，待一定时间后整理送交公司工程管理部统一汇总审定，由工程部审定后送回公司档案室归档。 3.2归案时间 3.2.1.公司管理工作中形成的各种文件、信息、资料在第二年的第一季度内经部门负责人审定后送交公司档案室存档。 3.2.2.各子、分公司本年度需归档的文字资料，应整理成册，在年底送交公司档案室存档。 3.2.3.工程项目档案必须在工程竣工验收后，由项目负责审定后交公司工程部审定，经主管经理批示后送公司档案室存档。 3.2.4.各类案件在结案过程中的案卷可以跨年度整理，结案后归档。 3.3归档分类 根据企业档案分类的基本原则，结合本公司管理分工的实际，公司档案分类设置党群工作、行政管理类、科技类、财务会计类和声像类5大类。 3.4归档范围 3.4.1.党群工作类 1）党务：公司党委工作中形成的综合性文件资料、党代会及党委各种工作会议记录等 2）组织：公司党委组织建设、党员管理、建党等组织发展管理活动中形成的文件资料以及思想政治工作和精神文明建设、企业文化方面的资料。 3）纪检：纪检监察和信仿工作资料。 4）工会：职代会、劳动竞赛、文体活动、女工工作、劳保福利。 5）共表团：共青团工作、团员大会、团费管理等。 3.4.2.行政管理类 1）行政：行政管理综合性事务中普发性文件，公司级会议，内部机构设置等。 2）经营：公司重大经营决策、管理体制改革；公司中长期发展规划，年度计划、总结；综合统计年报表；内外部经营合同。 3）保卫：治安综合治理，案件审理等。 4）人事劳资：员工招聘、录用、调级、劳务出口、劳动工资等。 5）后勤福利：员工住房、宿舍、食堂、区域管理，第三产业管理等。 6）计划生育管理。 7）公司管理：企业开放、资质就位、换证工作等。 3.4.3.科技类 1）工程：土建施工、设备安装、电气仪表。其范围包括：施工准备文件；工程施工招投标；工程合同；开工报告；工程技术要求、交底；图纸会审纪要；施工组织设计；施工方案；安全措施；隐蔽工程记录；分部、分项工程质量检查；中间交接验收记录；工程质量评定；原材料及构件出厂证明；质量鉴定等试验报告；设计变更；材料代用核定；安装记录；焊接试验记录；交工验收记录；财务预、决算；操作检查记录；锅炉安装质量证明书；汽车设备年度内保养记录；竣工报告；竣工验收质量证明书等资料。 2）科研：计划、规划、总结；新材料、新工艺、新机具研究、试验计划方案，分析报告、总结等；计量检测。 3.4.4.财务会计类 资金管理、会计管理、资金流通等，包括所有会计凭证、会计帐薄、会计报表以及会计档案移交清册、保管清册、销毁清册和财务审计报告。 3.4.5.声像类