采购付款管理制度2..docVIP

采购部付款制度及指引 生效日期 制定部门 文号 呈报 抄送单位 批准 2015-05-01 采购部 C-P-001 财务部 一 目的 为优化采购部的付款流程，降低采购支付风险，提高对采购成本和供应商账期的管控，并能确保财务做账凭证的有效性，结合公司当前流程操作情况，特拟定此付款制度。 二 适用对象 采购部全体采购成员；财务成本会计出纳（关联人员）。 三 职责范围 采购员 负责对管控的物料和供应商的付款提交申请； 负责对供应商的帐期和付款方式进行初步的评估判断； 负责对物料市场价格的变动了解和进行一般的成本分析； 采购主管/策略采购 1、对采购部各成员付款风险的前置审批和二次把控； 审核付款时效的合理性和付款单据的有效性； 对供应商的合作方式和关系适时引导； 成本会计及出纳 申请付款单据完整性的监督； 付款申请的执行； 付款信息的及时反馈； 四 一般原则 原则上公司所有对外的采购付款都要走对公支付； 原则上所有的供应商付款都必须要求供应商开具增值税专用发票； 原则上所有的供应商付款都要按照采购订单上的结算方式条款执行； 原则上所有的采购数据都必须都有记录可查； 原则上所有的采购回来的物料都必须按出入库流程进出； 以上规则请采购员对外采购作业时作为基本的原则遵守，特殊情况请报备。 原则之外： 部分付款为体现灵活性，只建议走现金支付。例如：零星的样品款，快递到付，小金额一般单次合作的货款，以及同供应商无法协调对公并开票的付款。 对于供应商的付款，首谈对公支付并要开具增值税专用发票，首谈17%税票然后谈3%税票，对于确实不同意开票的且金额偏大的，请向上级报备原因，并提前采购下单，并按现金方式支付。 考虑到资金的周转和付款的合理分配，对于支付定金的预付款，请尽可能的降低首付比例，一旦执行预付款操作，请将请款金额精确到分。 对于采购订单上的结款方式，请采购人员务必按结算条款执行。同意货到付款的，绝不可以先付款再发货；月结付款的，请同对方选定好月结日，例如月结30天，月结日每月30号，4-1号至30号的交货，货款到期日是5-30日，绝不可在此日期之前申请付款。对于没满足付款条件的，财务可以绝收付款申请。 采购员的每笔无前置审批的现金付款，在ERP上线后，必须在系统里增加现金采购记录，并按采购记录单号正常办理送检入库。 对于项目请购的样品，能同供应商计入月结开票的，按正常下单和仓库入库；对公开票支付的，也正常下单和入库；现金付款的，ERP系统增加现金采购记录并正常入库。免费提供的样品可不作记录。 五 付款单据形式 采购付款申请的单据只存在2种形式：一式三联的借款单和一式一联的付款申请单。 1、借款单：对于所有预付款，按借款单的方式进行流转审批，一联作为出纳付款和做账凭证，一联财务会计留底，另一联采购员留底作为借款和冲账依据。采购员对自己的预付款负有担当责任，在物料正常入库后，再凭借款单和入库单等单据冲抵财务挂账的借款。在采购员的借款达到3个月还不能顺利入库办理冲账的，财务人员负有追查责任。（详细的冲账方法下文提及） 2、付款申请单：对于已交货入库票据齐全的付款申请和月结付款申请，按付款申请单的方式执行。即付款申请单仅适用于完成了全部采购动作的情况。 六 内容 付款条件的不同 现金付款 预借款现金支付 付款依据：借款单+采购订单（可选） 规定：有采购订单的预付款，必须附加回签的采购订单作为借款依据。无订单的借款，必须写明借款理由。 适用范围：样品预付款，采购订单预付款。 货品验收合格后现金结算 付款依据：送货单+收据+入库单+采购订单+付款申请单。 规定：对于先交货后付款的供应商适用此现金付款，采购员在收到物料后尽快办理入库手续并及时提交付款申请。（对于大额的现金付款，尽量与供应商协商开发票对公付款） 适用范围：样品货到后付款，采购订单货到后付款。 快递费现金支付 付款依据：快递单+快递收据+付款申请单。 规定：对于快递费，建议划入行政部管辖，公司所有部门的快递费由前台文员统一支付。前台文员可先在财务借款，再整理所有付款依据一次性向财务报销。 采购员在收到公司事务的快件需要支付到付费的，须要求快递员开具收据，并必须在快递单背面签注到付事由，一并交给前台文员。 对于供应商的到付件，采购员先要明确责任，合理的到付可接纳，不合理的到付请拒收，或者立即联系供应商计入货款中扣减。（对于货款扣减请保留好快递单和快递收据，同供应商的当月入库单一起交给财务，并在对账单中扣除当月款。） 对公转账 对公预付款 付款依据：借款单+采购订单（回签） 规定：所有的对公付款必须有采购订单，且对方必须回签。同时供应商交货时，请注意催收发票。 货到验收合格后对公付款 付款依据：送货单+入库单+发票记账联+采购订单+付款申请单 规定：供应商交货时，请要求对方同时提供