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采购付款管理制度2.
采购部付款制度及指引 生效日期 制定部门 文号 呈报 抄送单位 批准 2015-05-01 采购部 C-P-001 财务部 一 目的
为优化采购部的付款流程,降低采购支付风险,提高对采购成本和供应商账期的管控,并能确保财务做账凭证的有效性,结合公司当前流程操作情况,特拟定此付款制度。
二 适用对象
采购部全体采购成员;财务成本会计出纳(关联人员)。
三 职责范围
采购员
负责对管控的物料和供应商的付款提交申请;
负责对供应商的帐期和付款方式进行初步的评估判断;
负责对物料市场价格的变动了解和进行一般的成本分析;
采购主管/策略采购
1、对采购部各成员付款风险的前置审批和二次把控;
审核付款时效的合理性和付款单据的有效性;
对供应商的合作方式和关系适时引导;
成本会计及出纳
申请付款单据完整性的监督;
付款申请的执行;
付款信息的及时反馈;
四 一般原则
原则上公司所有对外的采购付款都要走对公支付;
原则上所有的供应商付款都必须要求供应商开具增值税专用发票;
原则上所有的供应商付款都要按照采购订单上的结算方式条款执行;
原则上所有的采购数据都必须都有记录可查;
原则上所有的采购回来的物料都必须按出入库流程进出;
以上规则请采购员对外采购作业时作为基本的原则遵守,特殊情况请报备。
原则之外:
部分付款为体现灵活性,只建议走现金支付。例如:零星的样品款,快递到付,小金额一般单次合作的货款,以及同供应商无法协调对公并开票的付款。
对于供应商的付款,首谈对公支付并要开具增值税专用发票,首谈17%税票然后谈3%税票,对于确实不同意开票的且金额偏大的,请向上级报备原因,并提前采购下单,并按现金方式支付。
考虑到资金的周转和付款的合理分配,对于支付定金的预付款,请尽可能的降低首付比例,一旦执行预付款操作,请将请款金额精确到分。
对于采购订单上的结款方式,请采购人员务必按结算条款执行。同意货到付款的,绝不可以先付款再发货;月结付款的,请同对方选定好月结日,例如月结30天,月结日每月30号,4-1号至30号的交货,货款到期日是5-30日,绝不可在此日期之前申请付款。对于没满足付款条件的,财务可以绝收付款申请。
采购员的每笔无前置审批的现金付款,在ERP上线后,必须在系统里增加现金采购记录,并按采购记录单号正常办理送检入库。
对于项目请购的样品,能同供应商计入月结开票的,按正常下单和仓库入库;对公开票支付的,也正常下单和入库;现金付款的,ERP系统增加现金采购记录并正常入库。免费提供的样品可不作记录。
五 付款单据形式
采购付款申请的单据只存在2种形式:一式三联的借款单和一式一联的付款申请单。
1、借款单:对于所有预付款,按借款单的方式进行流转审批,一联作为出纳付款和做账凭证,一联财务会计留底,另一联采购员留底作为借款和冲账依据。采购员对自己的预付款负有担当责任,在物料正常入库后,再凭借款单和入库单等单据冲抵财务挂账的借款。在采购员的借款达到3个月还不能顺利入库办理冲账的,财务人员负有追查责任。(详细的冲账方法下文提及)
2、付款申请单:对于已交货入库票据齐全的付款申请和月结付款申请,按付款申请单的方式执行。即付款申请单仅适用于完成了全部采购动作的情况。
六 内容
付款条件的不同
现金付款
预借款现金支付
付款依据:借款单+采购订单(可选)
规定:有采购订单的预付款,必须附加回签的采购订单作为借款依据。无订单的借款,必须写明借款理由。
适用范围:样品预付款,采购订单预付款。
货品验收合格后现金结算
付款依据:送货单+收据+入库单+采购订单+付款申请单。
规定:对于先交货后付款的供应商适用此现金付款,采购员在收到物料后尽快办理入库手续并及时提交付款申请。(对于大额的现金付款,尽量与供应商协商开发票对公付款)
适用范围:样品货到后付款,采购订单货到后付款。
快递费现金支付
付款依据:快递单+快递收据+付款申请单。
规定:对于快递费,建议划入行政部管辖,公司所有部门的快递费由前台文员统一支付。前台文员可先在财务借款,再整理所有付款依据一次性向财务报销。
采购员在收到公司事务的快件需要支付到付费的,须要求快递员开具收据,并必须在快递单背面签注到付事由,一并交给前台文员。
对于供应商的到付件,采购员先要明确责任,合理的到付可接纳,不合理的到付请拒收,或者立即联系供应商计入货款中扣减。(对于货款扣减请保留好快递单和快递收据,同供应商的当月入库单一起交给财务,并在对账单中扣除当月款。)
对公转账
对公预付款
付款依据:借款单+采购订单(回签)
规定:所有的对公付款必须有采购订单,且对方必须回签。同时供应商交货时,请注意催收发票。
货到验收合格后对公付款
付款依据:送货单+入库单+发票记账联+采购订单+付款申请单
规定:供应商交货时,请要求对方同时提供
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