1技术与功能 - 福州新世纪档案服务有限公司.DOC

电子档案管理系统 产 品 功 能 介 绍 福州新世纪档案服务有限公司 1系统特点 该系统针对目前档案业务的特点，从档案工作的实际需求出发，在吸取其他档案馆管理系统优点的基础上推出的新一代档案馆管理系统。在功能上，该系统覆盖了档案的收集（包括接收、征购、捐赠、寄存、摸底等）、著录编目（包括文件、案卷及资料的著录、双机校对、各种目录报表制作、主题词批量标引及各项编研专题的制作），以及档案的保管、统计、鉴定（到期和开放），档案的检索和查询利用等 系统特点： 严格遵循国家档案局最新颁布的档案工作标准，支持最新的归档文件管理规则； 良好的可扩展性。用户可根据工作实际灵活进行档案信息门类自定义、报表自定义和录入界面自定义，充分适应档案管理的多样性； 多层次检索途径，确保查全率和查准率：系统提供多种检索途径，既然可实现简单查询，也可按不同需求进行组合查询、快速检索、进阶检索，并独创索引查询和特殊查询功能，实现主题词、分类号等的索引检索和多个字段联合检索，保证了检索的速度、查全率和查准率。 轻松实现馆室衔接：数据导入支持各种常用数据库，可以方便接收不同档案管理软件的数据和档案馆以往录入数据，保证档案馆业务的无缝链接。同时支持数据安全移出。 切合档案部门需求的利用管理功能：结合档案管理的特殊要求，集利用者管理、检索查询、领导审批、库房调卷、自动计费于一体，实现档案利用的全计算机网络管理。 精确合理的权限管理，确保数据安全可靠：对于基于网络的大型数据库软件，其工作模式突出各个工作站共享数据，同时又具有各自的独立性，拥有不同的操作权限，因此，本系统给每一个用户分配精确合理的操作权限，确保各类数据稳定安全。 保证数据安全的可扩容存储空间：系统提供周全的灾难恢复方案和备份方案，数据实时备份至大容量硬盘、磁带机及光盘塔等外部存储设备上，并可及时进行灾难恢复，确保数据安全可用 所见即所得的报表功能：系统提供多种报表格式，用户可以轻松自如的选择所需要的内容，完全按照自己的需要生成报表，将以往复杂的报表工作变的简单轻松。同时系统还支持用户修改系统报表，让其变的更符合本单位的需要。 2系统功能设计 档案管理系统与文件管理系统相结合，配合部门分级权限划分，对企业文件档案进行统一数据管理、统一文件发布、分级授权、文件归档整理、查询检索等管理，确保文档统一规范、资源合理利用共享。 2.1文件管理 文件管理主要针对公文处理流程设计的，系统主要有文件登记、文件传阅、文件处理、文件分发以及与档案管理衔接的文件归档。另外针对部门介于文件和档案之间的资料图书管理，在文件管理模块中新增加了资料登记管理。 2.1.1文件登记 根据文件生成渠道的不同，系统把文件管理分为：来文、发文和内部文件，并提供给用户自定义文件类别的功能，用户可以根据实际需求灵活定义文件管理类别。 2.1.2文件处理 文件登记后进入文件处理流程，系统跟踪文件处理整个过程，用户可通过网络直接进行文件处理，也可打印文件处理单，进行手工处理。 2.1.3文件归档 系统可直接把文件管理中的各类文件按照一定规则直接归档进入档案管理，不需要客户重新进行档案录入。 2.2档案管理 档案管理模块主要是进行档案的录入、归档整理、档案调整、打印报表、原文管理等，同时为了便于用户进行数据操作，系统在档案管理模块特别设置了查询、排序、批量修改、数据回收站、自动标引主题词、自动组卷、文件关联、提取、分页、目录序列、关联显示、界面调整等。 2.2.1档案录入 系统为用户提供的数据录入界面是卡片式界面，进行数据录入时，系统支持TAB键和ENTER键从左至右、从上至下的自动跳项；系统支持用户自行修改调整录入界面；系统支持自动增加新记录和自动生成档号，在卡片录入界面的工具条“选项”中，用户可调整是否进行自动处理，系统默认进行自动处理， 自动增加新记录是指，当用户勾选时，在完成卡片界面的最后一个录入项目后按TAB或ENTER键时，系统自动保存数据并进行新记录录入状态，且自动跳转到卡片第一个录入项目；自动生成档号被勾选时，用户在进行数据录入时，系统会根据系统管理的档号格式中所设置的档号生成项目自动生成档号。为提高用户数据操作效率，用户可对每个管理项目字段进行“字段可空”、“值可重复”、“权限控制”、“自动加一”、“值继承”等属性设置；系统支持自动标引主题词，系统除了用于数据录入的卡片界面外，还提供了大数据罗列的网格式数据列表界面，同时支持网格列表管理项目字段的调整。 2.2.2立卷归档 在档案管理中的归档子模块的功能和文件管理中的文件归档功能基本一致，均是对未归档整理的数据进行归档整理，不同之处在于文件管理中的归档是针对文件进行归档，而档案管理中的归档是针对在档案管理中录入的未归档档案数据进行归档整理，在档案录入时，用户可选择是否进行未归档数据录入