哈尔滨市电子公文归档与管理实施细则-哈尔滨档案信息网.PPTVIP

哈尔滨市电子公文归档与管理实施细则 主讲人：张岚 《哈尔滨市文书档案机读目录格式规范》2004年 《哈尔滨市纸质档案数字化技术规范》 2007年 《哈尔滨市文书档案数据接收格式标准（试行） 》 2008年 《哈尔滨市机关档案数字化规程（试行）》（即将制定） 细则解读 提 纲 一、引用标准、适用范围、名词解释 二、各部门职责 三、归档电子公文、目录形成要求及归档范围 四、数据保存、移交时限、方式等。 五、档案馆接收光盘后的职责 六、解释权 三、归档电子公文、目录形成要求及归档范围 （一）电子公文归档范围参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 》、《哈尔滨市机关档案数字化规程（试行）》要求。 通过办公系统进行归档的公文，和纸质公文执行同一个归档范围和保管期限规定；对纸质公文进行扫描归档形成电子文件的按照《规程（试行）》要求。 机关档案数字化范围： 永久和长期保存的重要的文件正本 不进行数字化范围： 绝密、机密、秘密的文件材料； 上级机关颁发、下级机关报送的不易公开文件材料； 本机关党组（党委）、行政领导会议记录； 统计报表 ； 人民来信、来访材料及处理人民来信、来访形成的记录 ； 本机关党员、干部、职工名册； 涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成的文件材料； 本机关及办理的干部、工人的转移工资； 行政、党、团、工会组织介绍信及存根 、本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册 。 （二）电子公文、机读目录形成 应用OA办公系统单位 通过归档模块生成哈尔滨标准的XML文件（目录、全文）。 未应用OA办公系统单位 文件目录要录入到档案管理系统中，并能实现归档电子公文机读目录与全文建立互联。应录入的项目、格式按照《哈尔滨市文书档案机读目录格式规范》的要求； 全文数据要进行扫描，扫描内容为符合《哈尔滨市机关档案数字化规程（试行）》要求的应归档的纸质公文正本，扫描模式、分辨率基本为200dpi、黑白二值，存pdf、tiff格式。特殊情况参照《哈尔滨市纸质档案数字化技术规范》。 四、数据保存、移交时限、方式等。 保存方式：光盘或脱机硬盘、磁带等。 移交介质：光盘。 刻录数据的有效性、完整性、可用性要求。 每一归档年度刻录在一张光盘上。 移交时限：2000年起的纸质档案必须数字化后移交。 移交光盘一式两份，盒上贴有标签，标签的格式内容将统一要求（见附表）。 光盘内容：8-10条规定的内容、格式。 文件材料：《归档电子公文登记表》、《归档电子公文移交、接收检验登记表》 光盘内容、格式具体要求： Xml文件、全文文件夹 Txt格式的说明文件：内容为全宗名称、分类方案、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间等。每项另起一行开始。 光盘保管、移交要求： 每片独立包装，光盘表面不得贴标签，不得有划痕，存放在远离磁场的地方。 五、档案馆接收光盘后的职责 保管：硬件环境（远离磁场、有害气体、强紫外线环境，温度、湿度要求） 软件环境(每三年定期读取、处理、备份) 鉴定、销毁：参照国家关于鉴定销毁的有关规，销毁电子文件时，连同保存介质一并销毁。 利用：划定档案的开放、控制权限。未达到开放期限的档案，确保有条件利用，保证档案信息内容的安全。保管单位制定相应的利用制度。 统计：对接收、保管、利用、销毁进行统计。 六、解释权 哈尔滨市档案行政管理部门负责组织实施、解释。 细则的体例要求。 关键点： 一、接收年限，2000年开始。各单位如果只有纸质档案，必须制作电子档案，即必须实行双套制管理，向档案馆双套移交。 二、已经开展OA办公的单位，归档电子公文必须打印一份纸质的档案，实现双套制管理。 三、未开展OA办公的单位，每年要在纸质公文归档立卷时，制作电子数据（目录著录、全文扫描）。扫描范围按照《规程（试行）》。 四、移交数据格式必须严格按照《细则》中关于数据格式的要求，否则档案馆数据库无法接收。 五、保管和定期备份要求，必须符合保管环境要求；每三年备份保证数据持续可读。 谢谢！ * * 细则共分二十四条 涉及标准、规范包括： 《中华人民共和国档案法》 《电子公文归档管理暂行办法》2003年 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2006年 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008 内 容 一、引用标准、适用范围、名词解释 标准、规范：国家档案局颁布的《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》。 适用范围：本市各级行政机关、人民团体、企事业单位，其它单位可结合实际参照执行。