第三节 会议管理.pptVIP

第三章 会议管理 主要内容 会议前期准备 会议现场接待 会议期间服务 会议评估 第一节 会议前期准备 1、建立会议组织机构 2、制定会议工作计划 3、选择PCO 4、准备会议资料 5、发放会议通知 6、会议论文征集 7、会议注册 第二节 会议现场接待 一、会议场地布置 会场座位布置： 剧场式、中空式、实心式、U字式、课堂式以及宴会式 剧场式 复合式 中空式 实心式 U型 课堂式 宴会式 2）座位安排 —— 按照“中间为上、面门定位、以右为尊” 原则依次排序。 —— 圆桌会议，则按国家名称的拉丁字母顺序排座或按个人姓氏的汉语拼音字母顺序排座。 3）背景台布置 4）主席台布置 二、迎送和引导 1）准备工作：了解与会人员基本情况——个人、单位、离抵交通工具（通过回执、报名表或档案） 2）确定迎送规格：迎送人员身份相当原则 3）掌握客人到达和离开的时间 三、 会议登记 1）会议签到登记 2）会议入场证 3）票证：宴会票证、特殊活动票证——可掌握出席准确人数 4）会议资料袋 5）与会者通讯录 第三节 会议期间服务 一、住宿服务 1）集中住宿 2）住宿安排合理： ——老、弱、病、残，应安排住底层或离服务台较近的房间； —— 会议主要嘉宾的陪同或随行的房间，应在主要嘉宾的附近，最好是隔壁或对面； —— 会议接待人员的休息室应安排在离楼层入口或电梯间较近的地方，并有醒目标志。 3）与会者住房表 二、餐饮服务 1）统计就餐人数 2）确定菜谱 3）确定就餐形式：自助餐（冷餐会）、围桌餐 4）就餐凭证 5）就餐时间：早、中餐以1小时为宜，晚餐可适当延长 6）迎、送宴会安排：欢迎宴会在开幕式当晚、欢送会在会议结束当天晚上，可适当安排活动，如颁奖活动、答谢活动 三、会议交通服务 1）接站服务 2）迎送交通工具与陪车 3）返离服务 四、会议安全服务 五、医疗卫生服务 第四节 会议评估 会议评估方法： 1）调查问卷 2）面谈访问 3）电话调查 4）现场观察 5）述职报告 李斌主任前往机场迎送参加奥运会闭幕式的蒙古总理巴亚尔