第三部分 平行文撰写.docVIP

第三部分 平行文的撰写 一、函 （一）函的结构和写法 函的结构分为开头、正文、结尾三部分。 1．开头。包括标题、发文字号。标题，一般由发文机关、事由、公文名称所组成，这主要是下行文使用。如《中国建设银行关于建设单位为动迁户建房问题的复函》。 有的标题省去事由，这种行文多是高级机关才能使用，基层单位不能用，如“××省高级人民法院函”。 有的标题省去发文机关，主要应用于平行机关行文。如《关于××问题的函》。 发文字号和其他文种的写法一样，由发文机关的代号、年号和顺序号组成。 2．正文。正文一般写三个方面的内容： (1)发文缘由。讲为什么要去函或复函，如果是一机关主动给另一机关发的函，则要写明发函的原因。如果是针对来函的复函，则须先引用对方函的标题或发文字号或发文日期，并表示收到进行了研究处理。 （2）发文事项。也就是要商洽、询问、答复或请求批准的事项，这是函的正文的主要内容。如果是去函，则要陈述己方的要求，写明要对方协办的事项，或把有关信息告知对方。行文要通畅明白，使对方看得清楚，便于答复。如果是答复对方的函，则应明确自己的态度，把配合解决问题的意见办法叙述清楚。如不能满足对方的要求，应做具体的解释工作。 （3）结语。可根据不同情况有所区别。如果仅是去函告知对方机关的，可用“特此函告”。如果是去函要求对方机关回复的，可用“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“特此函告，请复”等。如果是复函，可用“特此函复”、“此复”等。有时函的结语也可以省去不写。 3．结尾。写上发文日期，盖上发文机关印章。 （二）函的写作要求 1.要正确使用文体。反过来说，就是不要错用了文体。当前，在公文文种的使用当中，与“函”有关的两种情况值得注意。 一种是应该用“函”的时候，不使用“函”，而使用别的文种。比如，有的机关有求于人，请求同级甚至下级归口主管部门准许某一事项时，应该用“函”却不用“函”，而是用“请示”。认为这是向对方表示尊重，以便所请求的事项容易得到批准。这种贬低“函”的公文效用的做法是不对的。 另一种是应该使用别的文种，如“请示”、“报告”、“通知”等，而不应该使用“函”的情况下，却用“函”来行文。比如有一个省的卫生厅给省政府送一份公文，标题是《关于申请外汇指标购置进口医疗器械的函》。下面摘引其中一部分内容：如：“为了逐步改变我省医疗卫生器械设备比较陈旧、落后和不配套的现状，以提高我省的医疗卫生技术水平，我厅经过调查研究，今年计划除购置部分国产的医疗器械外，还急需购置一些进口医疗器械，计需美元指标70万元。恳请批准，以便及时购置。” 很明显，这份公文应该用“请示”，却错用了“函”。“请示”和“函”这两个文种，有共同点和不同点。 共同点是：“请示”用于“请求上级机关给予指示、批准”，而请求性的“函”也用于请求批准。 不同点是：行文关系不同。“请示”是下级机关对上级机关的上行文，而“函”则是给有关主管部门或不相隶属机关的平行文。上述例子出毛病的原因在于作者没有弄清“请示”和“函”二者使用时不同的行文关系。从公文内容来看，省卫生厅请求省政府批准外汇指标，属上行文，应该使用“请示”这一文种。如果是省卫生厅向省财政厅行文，使用函就对了。 2．内容要简洁。函一般是一事一函，单一单纯，不旁及其他，往往篇幅比较短小。 写函要开门见山，简短明快，直陈事项，点到即止，不兜圈子，不绕弯子，不要写那些套话、空话，也不要有寒暄用语。不要借题发挥，大发议论，也不要抒发感情，因为这不是个人的书信。内容简洁，才能体现出函这一文体简便、快捷、灵活的特色。 3．措词要得体。写作函的时候，对受文机关的态度要正确。对上级机关要谦恭、谨慎，对同级或不相隶属机关要友好、诚恳，对下级机关要尊重、温和。这些态度，要通过得体的措词，体现在文件里。 措词时，要反对傲上慢下，盛气凌人；也要反对恭维逢迎，庸俗陈旧。一些常用的机关书面用语，如“为要”、“为盼”、“为荷”、“是荷”等等，可经过选择，得体地应用在函的结尾之处，向受文机关表示礼貌。 （三）函与书信的区别 函和书信同属于信件类，但两者有着严格的区别，主要表现在： 1．函无论是公函或便函，都是机关之间处理公务的信件。“书信”无论是普通书信、介绍信、证明信、表扬信、公开信、贺信、感谢信、慰问信、情书等，都是个人与组织之间、个人与个人之间、组织与组织之间，借助文字交流思想感情或互通情报的一种应用文体。 2．函属于公务信件，使用时比较庄重严肃，有比较严格的格式。书信则比较自由，虽有特定的格式，但不那么严格，更为灵活。 3．函在文字表述上更为简洁。书信则可长可短，重视思想感情交流，这是函所必须避免的，其措词特别讲究得体。 （参见例文二十一） 二、意见 实际上，《意见》是一个非常重要的文种，它既可作为上行文、也可作为