何使用OUTLOOK及注意事项.pptVIP

如何使用OUTLOOK及注意事项 1、写邮件时需要注意几点问题 2、邮件的正常接收及发送 3、个人文件夹的增加 4、外部邮箱的设置 5、邮件自动转存指定部门 * 写邮件时需要注意几点问题 1、在点击邮件发送之前：首先检查有没有主题 邮件的接收人是否有必要收到此邮件。 2、大众化邮件不需要发给《董事长室》 3、如果你使用别人的邮箱来发邮件必须在邮件内容后面打上你的名字/部门/时间 4、发送的内部邮件附件不能超过10M、外部邮件不能超过2M否则无法保证邮件正常发送。 5、不要把与工作无关的邮件重重复复发过来发过去。 6、平时收到一些如：通知、出差等你认为不重要的邮件看完后要及时删除。 7、每个邮箱占用服务器空间为50-80M如果没有及时把用户下面收件箱的邮件转到个人文件夹下面的收件箱邮件超过容限时服务器会自动关闭此邮箱。 8、个人文件夹下面的收件箱所储存的邮件是在本机电脑里面一般在D：盘下扩展名为*.pst。此文件夹的邮件不能超过1.8G否则的话整个个人文件夹无法打开邮件丢失。 9、个人文件夹下面的收件若超过1.8G时需要重新新建一个个人文件夹。 * 邮件的正常接收及发送 1、要使用邮箱：请打开桌面的outlook、如果是XP系统会弹出一个请输入用户名：密码、域名：其中用户名/密码是一样的域名为：ds(小写）。98系统不用输。有时因网络慢需要点“重试” 2、打开outlook后需要发邮件请点击左上角的“新建”—在编辑区域输入邮件内容、如果要插入附件请点工具栏的“插入”—“文件”—找到你要的文件、最后点“插入”即可。 3、当内容编辑完后，在”收件人““抄送”及“主题”检查无误后再点左上角的“发送” 4、当别人给你发邮件时在收件箱没有看到请点击标题栏的“发送和接收” 5、正常时邮件会自动从用户下面的收件箱转到个人文件夹的收件箱。 * 个人文件夹的增加 1、在桌面“Microsoft Outlook”上点右键选“属性”在“服务”栏下点击“添加”如下图 * 个人文件夹的增加 2、点击“添加”后如图 3、点击上图的“personal folders”后如下图： * 个人文件夹的增加 4、在”查找范围“找到D：盘并在：”文件名处输入“邮件.pst”点“打开”如下图 5、在弹出的窗口点“确定” * 个人文件夹的增加 6、在当前窗口点击“传递”并在“将新邮件传递到以下位置”选“personal folders” 最后点“确定”如下图 * 外部邮箱的设置 1、 1、在桌面“Microsoft Outlook”上点右键选“属性”在“服务”栏下点击“添加”如下图 * 外部邮箱的设置 2、上图点“添加”后点击“internet 电子邮件“如下图输入自己的姓名/单位/电子邮件地址 * 外部邮箱的设置 3、点击“服务”设置如下表。最后点确定 * 外部邮箱的设置 4、点“传递”在“这些信息服务以下列顺序处理收件人地址”点右边的箭头将刚才建的“internet 电子邮件“移到最上面最后点”确定“如下图。 5、重启电脑 * 邮件自动转存指定部门 *