第六课电子文件的检索.doc

第六章 电子文件的检索 检索是信息利用服务的重要手段。电子文件的检索直接连接利用者和电子文件信息资源，其工作质量的好坏，决定着电子文件的价值能否得以实现。而检索系统的建立是以电子文件的著录和标引为基础和前提条件的。在电子文件管理中，著录和标引被赋予了更多的功能和意义。首先，通过著录和标引可以完成对电子文件的立卷和信息整序，把电子文件信息组成有机整体；其次，通过著录和标引可以完成电子文件利用前的数据准备，构建电子文件检索系统；再次，电子文件的著录和标引也是维护电子文件真实性、完整性、有效性的一种可靠手段，“只有档案著录工作才能证明电子文件的长期真实性。” 第一节 电子文件的著录 一、现代著录理念的确立 （一）现代著录的含义 在传统档案学理论中，著录（Description）是指“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。这种著录的直接目的是编制档案目录作为检索工具；著录的对象包括档案的内容特征和形式特征（其中对内容特征的分析与提炼的过程即为标引）；著录的时间是在文件移交进馆（室）之后；著录的实际人员往往是档案工作者。传统著录一般称“档案著录”。 电子文件的出现，使著录问题引起国际档案界的高度重视。国际档案理事会和一些发达国家成立专门的著录标准化委员会来对之进行研究，经过一定的理论论证和实践验证，国内外档案专家均意识到著录是维护文件历史联系从而保证文件证据性的一种有效手段。“准确的著录为用户提供了帮助其理解所用资料的工具，使人们清醒地意识到易逝的信息单元之间的联系，它为把事实和数据看成证据创造了可能，而不是将其看成混乱的、没有联系的空洞材料。”（[美]瓦洛：《档案思想的自由贸易》，《美国档案工作者》1994年）在此基础上国际档案界逐渐形成新的著录理念。 1993年国际档案理事会批准通过并出版的《国际标准——国际档案著录规则（总则）》对档案著录作了如下定义：“获取、核对、分析和组织用以确认、管理、存入、了解档案机构的馆藏以及解释其背景和文件系统的各种信息的过程，以形成对其所描述的单位及其构成部分的准确表述”。 该定义下的著录是一个动态的过程，较之传统的著录有了两个基本的变化：由“编制”著录变为“获取”著录；由著录文件变为著录文件和文件系统。这意味着著录信息的形成并不是对文件信息的二次加工，在更大程度上是对已有信息的采集和组织；著录信息也不仅包含文件本身方面的内容，更多地包含了文件形成背景以及文件管理系统等方面的信息。正因如此，美国戴维·比尔曼在其1994年出版的专著《电子证据——当代机构电子文件管理战略》中提出用文件著录（Documentation）的概念取代传统的档案著录（Description）概念。 （二）电子文件著录的特点 1、全要素 对于电子文件而言，需要描述的对象包括三要素：内容、结构和背景。同时，因为电子文件具有系统依赖性的特点，因此电子文件管理系统是著录中不可或缺的内容。对文件管理系统的著录不仅包括文件生成时所在的系统，还包括文件管理、利用、保存、迁移后所在的所有系统。对于同一份文件的著录可能分散地保存在不同地点，应保证针对相同文件的著录之间建立联系。电子文件著录全要素的特点决定了著录的信息源不仅是文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。 2、全过程 著录将贯穿于电子文件的整个生命周期，包括文件编制、处理、归档、迁移、利用等全过程。在这个意义上而言，著录信息是与文件同步形成的，著录的时间不再是一个点而是一个段。其中相当多的内容在文件形成时即已完成，如文件的生成系统、形成者、编制目的等等。著录的全过程性与电子文件系统开发的全过程原则是相当吻合的。 3、综合性 电子文件既然是在电子环境下生成的，对于电子文件的著录也应在系统中进行。由于计算机技术和文件、档案工作都不断趋于成熟与完善，因此在电子文件管理的初始阶段，人工著录的手段是电子文件著录的主导方式。随着自动化程度的加深，人工直接著录的方式将渐渐演变为系统自动著录和人工控制相结合，其中主要的自动化技术是元数据技术。 4、多级性 电子文件的著录多级性（Multilevel）是由电子文件之间具有有机联系的特点决定的。文件及档案工作者根据电子文件之间的有机联系，对文件进行分类，从全宗、大类、属类、小类、案卷直到单份文件，呈现出多个级别、多个层次。针对不同级别的文件集合或文件，著录结果是不同的，但各级著录之间的有机联系应始终予以维护。在完善的电子文件检索系统中，应能展现各级著录的层次结构，并提供通畅的导航。以加强对文件生命周期前期阶段的有效管理。（参阅冯惠玲主编：《电子文件管理教程》，中国人民出版社2001年，第73—74页） （三）电子文件著录与传统文件著录的不同 现代著录概念在内涵和外延以及著录工作的性质上与传统档案著录概念均有较大的