建筑项目档案资料管理标准化.doc

目 录 1 总 则 3 1.1目的及意义 3 1.2 适用范围 3 1.3 编制依据 3 1.4 总体要求 3 2 档案室的建设 4 2.1 档案室的建设 4 2.2 机构设置、人员配备 6 2.3 文明管理要求 7 3 单位、分部、分项工程划分 8 3.1 一般规定 8 3.2 单位、分部、分项工程划分原则 8 3.3 湖北省高速公路单位、分部、分项工程划分一览表（附件2） 10 4 建设过程文件材料收集 10 4.1 一般规定 10 4.2文件材料收集的前期准备 12 4.3 建设单位文件材料的收集 12 4.4 总监办文件材料收集 14 4.5驻地办（不含房建、机电工程） 16 4.6施工单位文件材料的收集 18 5 文件材料的整理与组卷 20 5.1组卷一般规定 20 5·2 文件材料分类与编号 20 5.3 文件材料组卷要点 22 5.3.1建设单位文件材料组卷要点 22 5.3.2 总监办文件材料组卷要点 23 5.3.3 驻地办监理文件组卷要点 24 5.3.4施工单位施工类文件组卷要点 28 1、工程管理文件组卷要点 28 2、施工准备文件组卷要点 29 3、施工质量控制文件组卷要点 29 4、工地试验资料组卷要点 30 5、施工工序检测资料组卷要点 31 1）单位、分部、分项工程开工报告组卷要点 31 2）各工序资料组卷要点 34 5．4 案卷的整理 43 5．5竣工图的编制 45 5.6音像资料的收集、整理与组卷 48 6 档案的移交与汇总 1 总 则 1.1目的及意义 为规范我省高速公路建设项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作，使相关工作做到标准化、规范化、程序化和日常化，并保证项目档案质量，更好地为项目建成后的管理、维护和改（扩）建服务，制定本指导意见。 1.2 适用范围 本指导意见适用于新建、改建和扩建高速公路建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。 1.3 编制依据 1.3.1 《中华人民共和国档案法》等国家有关档案管理方面的现行法律、法规。 1.3.2 国家档案局、国家发展和改革委员会、交通运输部等国家相关行业颁布的有关档案管理方面的现行标准、规范、办法、意见、通知等。 1.3.3 湖北省人民政府、省档案局、省交通运输厅等部门颁布的档案管理文件。 1.4 总体要求 1.4.1 高速公路建设项目档案管理工作实行项目法人负责制。项目法人（或受委托的建设单位）单位应建立档案管理专班，负责做好本单位建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。并同时接受省交通运输厅和档案行政管理部门的监督和指导。 1.4.2 项目竣工文件材料收集、整理、立卷、归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 1.4.3 项目监理单位应有专人负责对勘察、设计单位、科研咨询单位、施工单位（含监控单位、检测单位）有关本项目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人（或建设单位）单位提交项目档案质量审核意见。 1.4.4 各参建单位应将项目档案工作纳入本项目的管理工作中，建立领导责任制，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料收集、立卷和归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的收集、整理、立卷、归档和工作。 1.4.5 归档的文件材料内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 2 档案室的建设 2.1 档案室的建设 2.1.1 设置原则： 1．档案室应单独设置，与各职能办公室分开。 2．档案室面积要求满足档案管理需要，并有一定预留空间。 3．档案室应进行专人、专室、专柜（盒）、专机的“四专”管理。 4．档案室要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。 2.1.2 档案室选址基本要求： 1．一般要求： 1）平房作档案室的，位置应在办公室附近，要高于周围地势。 2）楼房作档案室的，一般不要安排在顶楼和楼两侧。档案室要远离卫生间、洗漱间、热水房等。 3）档案室库房承重：楼房作档案室的，楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为500KN／m2，采用密集架式，不应小于1200KN／m2。 2．建设单位档案室选址： 在建设单位的办公室区内设