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地方高校院系教学秘书工作信息化管理略谈 地方高校院系教学秘书工作信息化管理略谈 地方高校院系教学秘书工作既是行政工作的辅助者，又是院系教育教学管理的基层单位。秘书工作对于院系与学院、院系与教师、院系与学生、院系与社会之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维持院系教学正常工作的基本保障。院系教学秘书工作的优劣直接关系到学院与院系人才培养的质量。当前，随着信息化社会的出现，地方高校院系教学秘书工作的信息化管理已经成为提升院系教学秘书工作能力的重要因素。 　　一、信息化管理及其特征 　　信息化管理就是利用计算机技术和网络数据库技术，对信息化过程中的人、事、物所进行的科学化管理，以实现组织、经营、生产、管理的现代化和信息化，从而提高管理的效率和效益。教学的信息化管理就是通过计算机技术和网络数据库技术，对教育教学工作中所涉及的人、事、物等所进行的科学化管理。通过教学的信息化管理，能够实现教师管理、学生管理、教学管理以及事务管理之间的信息传输与信息同步，使各种教学信息的传递与交流更快捷、更方便、更准确、更高效，使传统的教学秘书工作向规范化、标准化、系统化方向发展，更好地促进地方高校院系教学秘书工作目标的实现。 　　信息化管理具有以下基本特征：一是具体化。信息化管理通过将任务进行层层分工，从而明确各级职能岗位的任务、要求及规则，使主要任务分化成单个的可操作化的小目标；二是规范化。信息化管理强调程序的层级与步骤，同时也强调程序的合理性、有效性与便捷性，因而信息化管理的整个过程呈现出严密的优化流程特征；三是标准化。管理者通过其设定的定义、操作与筛选规则或命令符进行工作，本文由论文联盟http://www.LWlM.cOM收集整理因此在任何节点都存在其设定的清晰的符号命令或职责、权限等；四是系统化。信息化管理的运行，并不是单个命令符的独立执行，而是多个命令符一起，通过一定规则所进行的加权合作。所有的操作又是为了更高一级事务的实现而运行的；五是高效性。信息化管理的规范化、标准化必然会带来运算过程与结果的高速度、高准确度、时空同步与可验证性；六是可追溯性。健康的信息系统总会伴随着一个良好的追溯机制。从正向来说，信息系统可以促进工作的高效运行。从逆向来说，信息系统可对所有层次或节点出现的可能问题进行总结和检查，从而将偏差或者问题扼杀在萌芽状态，防止出现蝴蝶效应。 　　二、信息化管理：地方高校院系教学秘书工作能力提升的核心 　　地方高校院系教学秘书通过信息化管理，实现信息的聚合、筛选、加工、分类、更新、综合与发布，同时使管理流程固化与管办分离。院系教学秘书工作信息化管理的实施，有力促进信息质量的提升和信息之间关系的优化，促进教学运行的规划化、时效性和动态化管理，促进对信息节点或教学信息的微监控，使教学管理的质量、效益和内涵持续提升。持续跟进的教学信息化系统，为地方高校院系教学秘书业务能力的提升，提供了源源不断的动力和实践平台。信息化管理能力，成为院系教学秘书能力素质的核心。院系教学秘书的信息化管理，对于有效提升学生管理、教师管理、教学管理、信息沟通等方面的质量与效率，具有重要的意义。 　　学生管理方面，教学秘书通过建立学生信息数据库，可以准确了解学生的基本信息及学习、生活、家庭等情况，可以在责任领导的指挥下，督促学生的学习和生活，鼓励学生自主管理或参与教学管理，促进学生对教学管理系统的自查与及时纠错；教师管理方面，信息化管理可以促进教师个人静态信息的完善和动态信息的跟踪与更新，促进教师对院系教学、科研、管理等工作的及时了解与参与，大大提升教师管理的质量与效果；教学管理方面，信息化管理以其标准化、流程化、便捷化的管理模式，通过排课管理、教学信息管理、教学运行管理、教学监控管理、考试管理等，极大地提高了教学管理和质量与效果，将各种教学事故降到最低；信息沟通方面，教学秘书工作的信息化管理，可以有效促进院系与院系之间、院系与社会之间的信息交换与工作交流，使院系为学院、为社会服务的价值功能最大化；最后，从经济方面来说，信息化管理通过无纸化办公，流水作业，可以最大限度节约教学成本，压缩不必要的经济支出，缩短人、事、物等信息交换的中间环节，提升工作效率。例如： 在学生就业方面，院系教学秘书可以利用网络数据库，为毕业生就业提供数据分析和对口就业服务，同时通过网络与各类就业部分相联系，让用人单位和毕业生进行双向选择，通过各种方式确保毕业生就业、就好业，实现学生就业高效、快捷、省力的效果。 　　三、地方高校院系教学秘书工作信息化管理的实施 　　一是创建信息层级数据库。信息化管理的基础，是信息数据库的建立。根据信息的物理特征和信息之间的关系，可将信息分层级建立数据库。首先，定义信息节点，即对相关的节点信息进行准确定义，以免信息之间的分类不清，造成信息混乱；其次，录入信息节点内的