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应用文书的作用和种类 应用文书的作用和种类 （一）应用文的作用 应用文具有较为广泛的社会功能。它在人们的日常交往中起着重要的作用。具体来讲，有以下几点： 记录 交流 管理 凭证 教育 一、领导组织方面的计划指导作用 应用文的内容主体是公私事务，对应用文尤其是公务文书来说，应用文体现了行文者的意志，公务文书则体现了领导意图。各级组织和部门为了更好地开展工作，有计划、有步骤地对各项工作作出安排，为了把有关方针政策、法律条规和规章制度贯彻下去，往往可以通过发布命令、指示、决定、通知等部署工作，各基层单位或文件的收文单位应该以上级机关单位的应用文尤其是公文为依据，以文件内容为指导，遵照执行或参照执行文书的主体精神，通过实践，将文件内容落到实处，把国家的方针政策付诸实施。各单位不能自行其是、自搞一套，与有关文书内容背道而驰，否则，不仅会影响全局工作，而且也会造成自己的孤立局面，危害自身利益。因此，应用文特别是公务文书，是有关机关单位作出科学决策、保证机关高效运转、搞好各项管理活动、实施权力行为的重要手段。 二、交流信息方面的知照联系功能 应用文是人们应付生活、处理事务的直接而特殊的文体。要应付生活、处理事务，首先要让收文者实现相互沟通，这种沟通，既可能是个人与个人的沟通，也可能是个人与机关单位的沟通，还可能是机关单位之间的沟通。只有在沟通的基础上，才能解决具体事务，完成具体工作。而沟通的工具之一，就是应用文。这也是应用文作为工具性的体现。 应用文尤其是公文，具有互通情报的作用。就私务应用文而言，通过特定文书，可以沟通信息、交流情况、联络情感，可以化解矛盾、消除隔阂、增进友谊，可以互致问候、加强联系、消解烦恼。当今社会，人们观念的变化、交通工具的发展、市场经济的繁荣，人们的流动性越来越大，这是社会进步的体现，流通的基础和前提是信息的畅通，流动的人们之间的交流也越来越依赖于各种文书，包括网络文书、手机文书等。就公务文书而言，各机关单位通过公务文书的写作，可以把工作中的实际情况、经验教训、成绩和失误，以及工作中的困难和需要上级帮助解决的问题及时向领导部门反映，使领导部门能完整全面准确地了解下级机关单位的实际情况，作出切实可行、符合实际的安排，提出行之有效的建议。同时，上级的精神、领导意图、将要开展的工作部署等也通过公务文书及时传达给下级，使下级各机关单位有章可循、有法可依。 应用文的知照联系作用是非常明显的。我国正在推行各种政务公开制度，政务公开的前提是应用文尤其是公文从深闺逐步走向民众，人民对政务知情权的不断扩大，将使得应用文尤其是各种公务文书的交流信息的知照功能被强烈地彰显出来。人类社会逐步进入知识时代，社会的分工越来越严密，各部门之间的相互依存性也越来越明显，只有充分掌握信息，了解事实真相，掌握一手资料，才能在风云变幻的社会背景下更好地求发展，对行政管理工作而言，只有充分地占有信息，才能实事求是地做出科学决策。近几年，我国的各种群体事件有呈现上升趋势，而许多群体性事件的发生，均是由于信息的不对称引起的，推行政务公开，加强各种文书的信息知照功能，可以化解矛盾，维护领导部门的权威和信誉。 交流信息方面的知照联系功能，要求应用文的写作者能眼观六路、耳听八方，多提供有用的信息、多获取有价值的信息，也要求收文者从实际出发，恰当地领会文本意图，避免信息的失真或误差。 三、管理协调方面的约束控制作用 当今社会，各种利益关系错综复杂，各种矛盾层出不穷，机遇与挑战并存，危机与机会同在。要在各种利益面前处理好各种关系，协调工作是一个非常重要的环节。 从现代管理学的角度看，协调是使一个群体或一个系统内部与相关的组织和个人的活动趋于同步化、和谐化的一种控制，这是建立和谐社会、保持良好人际关系的基础。 就私务活动而言，人们之间由于知识水平、认识程度、利益纠纷、思维角度等的不同，矛盾是难免的，这也是社会进步、人们认识水平提高的前提。即使是儿女与长辈之间，也或多或少地存在代沟，沟通协调不可避免。可以说，现代社会比任何时候都更需要各种快捷方便的文书。私务文书的重要性可见一斑，只不过现代文书的载体、形式等已经发生了巨大的变化，私务文书也必须不断适应新的形势、新的变化。 就公务活动而言，管理工作中的协调，主要涉及到事权、人权、物权等多方面的组织行为的矛盾，管理工作面临的协调任务不断繁重，协调工作也越来越重要，而公务文书，正好承载了公务协调的任务。通过公务文书，可以协调上下级机关单位、平级机关单位、不相隶属机关单位之间在工作中遇到的各种问题和矛盾，从而使机关单位工作朝着有利于目标实现的角度前进。 应用文还可以对人们的思想、行为等产生约束控制作用。长辈给晚辈的应用文，可以教育晚辈端正思想、要求进步、刻苦学习、不断成长；上级机关单位给下级机关单位的文书，可以严格约束下级机关单位