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浅谈秘书的修养与文档管理 秘书是各企事业单位必设的工作人员, 他是领导的智囊和助手。他辅助领导从事各项管理工作，负有参政设谋，协调综合，督促检查，拾遗补缺等重大责任。秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。就一般情况而言,秘书人员又是文书档案的管理者，文书档案的价值,关键在于档案的质量,而档案资料的质量,又取决于文档管理工作人员即秘书人员自身的素质。因此，秘书人员不仅要具备较高的政治、思想、品德等基本素质与修养更要具备和培养良好的秘书素质和修养。 关键词：机关秘书 素质与修养 文档管理 重要性 本文就从秘书人员的素质与修养谈起，进而就秘书人员的素质与修养对文书档案管理的重要性谈谈自己的见解。 一、秘书人员应该成为一名优秀的文书档案管理者 由于人员编制和机构设置的局限，许多机关、企事业单位的文书档案管理都是由秘书人员来做的。按照档案管理的有关规定，文书档案管理方面的业务隶属档案局管理。尽管如此，有些较大的机关、企事业单位设有自己的档案馆。因此，秘书人员应遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于充分利用原有基础、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。　秘书人员兼做文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、鉴定与保管、检索、编研与提供利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案管理工作人员的根本任务。 作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传教育的素材，作为历史的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。由于机关文书档案管理工作是通过机关办公部门的内设机构即文档室进行的，而这类文档室对于较小机关而言，则具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、科技、会计等档案，门类更多，内容更丰富，工作更复杂，这样，要求提供大量的参考资料，要求为机关中心工作的利用创造方便的条件，而且要求提供的资料迅速、准确，这就增加了一定的难度。因此，秘书人员在加强秘书工作修养的同时，又必须具有文书档案工作人员的有关理论、业务、纪律、技能等方面的修养，做一名合格的文书档案管理工作者。  二、秘书人员的素质与修养决定文书档案价值的高低 秘书人员作为领导的助手和参谋，帮助领导誊写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是秘书人员应尽的责任。特别需要指出的是，具备良好素质和修养的秘书人员：在起草文稿的时候，不但可以在酝酿和讨论文稿的过程中提出自己的意见见解供领导参考，还可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导决断，而不是照葫芦画瓢，形成真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等的文稿，并使之成为群众性的行动。就一般情况而言，中小机关、企事业单位的秘书又是文书档案的管理者。文书档案的价值，关键在于档案的质量，而档案资料的质量，取决于文档管理者即秘书人员自身的素质和修养。因此具备良好素质和修养的秘书人员，管理的文书档案的价值相对较高，而较差的素质和修养的秘书人员的工作质量是不言而喻的。 因此，秘书要自觉地、全面地加强知识修养、技能修养、品德修养、作风修养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员，在自己的工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的助手和参谋，同时，由其经手、处理的具有较高水平的文字材料，也为文书档案提供准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料。 三、素质修养高的秘书在工作中游刃有余 30多岁丰富阅历的陈玲美貌非凡聪明能干，是香港上市公司董事局主席的秘书，这种地位与身价绝不仅仅是靠美貌能够得来的。所有她经历并且经手的事情，都顺理成章地得到几乎是完美无缺的处置，当然这主要是由陈玲本身就较高的素质和修养决定的！ 30多岁的陈玲在秘书这个岗位上已有十多年的经历，还曾先后担任过某跨国公司中国地区首席代表，以及某位富商的私人助理兼管家，可谓经验丰富，成熟老练。 陈玲在应聘香港上市公司董事局主席秘书上一职时，大老板在香港商界是显赫人物，经历传奇，为人低调，态度谦和，和陈玲简单聊了几句之后，他忽然微笑着问陈玲：陈小姐，您知道，香港有多少只老鼠吗？如果让我们这些素质和修养较低的秘书人员去回答，我想毋庸置疑这次面试是失败的。 而在陈玲看来：以为对方是在开玩笑，但仔细观察他的神态却很认真，不是随便说说而已，而且神情中还似乎有些不经意的狡黠。她直觉这个看似平常但却有玄机的问题，绝非是顺口回答那么简单，她事先想好了对方