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秘书人员应具有的专业能力 秘书人员应具有的专业能力 1、表达能力。 就是通过语言、文字和身势等形式传递信息，相互交往，合作共事 的本领。在商务秘书的工作结构能力中，表达能力占有重要的位置，发挥着重要的作用。可以说，在完成各项公务活动中，都离不开表达能力的运用。表达能力主要有三种形式： （1）口语表达能力，良好的口头表达能力表现为：目的明确、中心突出、语言规范、口齿清晰、语言温和、富有激情、说话得体、符合身份。 （2）书面表达能力。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通 语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文 字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的 统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要 求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时 注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。 （3）身势表达能力。身势表达能力就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段，表达思想或情感的本领。在商务交往中，身势表达能力是对口语表达 能力的重要补充，能起到强化口语表达的作用。 2、组织与管理能力。 国际秘书联合会认为”秘书是上司的特殊助手，他们掌握办 公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现自己的责任感，以实际行动显示主动 性和判断力，并在所有给予的权利范围内做出决定。”商务秘书人员要具有辅助领导者 管理决策的能力，要在领导者授权理事中具有独当一面管理事物的能力。根据职责的要 求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织 管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的 效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断 增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。 3、沟通与协调能力。 商务秘书在工作中要与老板、同事以及客户等各种身份的人打交道，这需要具有较强的沟通能力。在办文、办会和办事过程中既要贯彻党和国家的方针政策，又要落实主管部门的相关政策，还要参与组织内部有关政策规定的讨论、拟制。秘书人员介入其中，要通过各种方式、手段、妥善地调节、处理所属系统内各层次、 各职能部门、单位之间，本系统所属人员之间及本系统与外系统之间的各种关系、矛盾 和纠纷的本领，协调工作是领导者管理职能的延伸。因此，商务秘书还要善于协调企业 内外部关系，要熟悉政策法规及事实依据，通盘考虑，着眼大局，协同各方，处理好局 部与整体、长远利益与眼前利益的关系，在大事要事上要坚持原则，在细节、枝节问题上要善于变通，将原则性和灵活性结合起来；要善于分析矛盾的焦点、主要矛盾的主要 方面，抓住协调关键，缓解或化解矛盾，要善于运用协调方法和协调艺术，充当领导者 综合协调的得力助手。 4、收集和处理信息的能力。商务秘书在商务活动中发挥着信息的汇总和传递作用。 一方面，商务秘书发挥着信息发布功能，通过各种信息媒介渠道，将决策层的重大决策 及企业的重大事件，向员工、股东和公众发布，使其有机会参与企业的管理，通过正式 的与非正式的传播渠道，主动向股东、员工介绍经营状况，接受其咨询，通过举办新闻 发布会，向各新闻媒介提供企业信息，塑造良好形象。另一方面，商务秘书又发挥着信 息收集功能，即听取员工、股东、董事对企业经营管理工作意见、建议和要求，了解并 收集新闻媒体和社会各界舆论对企业的评价，并对这些信息进行分析整理，成为企业决策层的参考资料。信息作为管理决策的依据和基础，商务秘书工作的信息传递与信息的 反馈作用直接影响着领导层管理决策的效率。因此，收集和处理信息不仅是商务秘书的 重要工作也是他们必须具备的能力。 5、调研和创新能力。在市场经济条件下，秘书人员应该以”企业--市场”为轴 心自觉开展调查活动。首先，要找准企业与市场的交合点。诸如经营管理、企业改革， 定期开展调研，为领导决提供正确依据；其次，以企业进入市场参与竞争力为主攻方向， 围绕工作的重点，深入调查，协助领导做出正确决策；再次，秘书人员要有创新意识，大胆创新，敢于面对新世纪的挑战，提出超前见解，提高思维的创造性，勇于开拓，推 动本企业的发展。 6、继续学习能力。面对知识经济的时代，企业和个人要谋求创新发展，取得竞争 优势，必须具备获取新知识的能力。无论秘书人员原有的知识能力有多高，工作经验如 何丰富，都要在工作中不断学习新知识，不断获取新信息，不断增长新的才干。 除了以上几种能力，商务活动的特殊性还要求企业的秘书人员必须懂得经营知识， 能进行成