行政公文的基本格式.doc

行政公文的基本格式 行政公文的基本格式 （一）公文的用纸、印装格式。行政公文纸一般用采取国际标准A4型。张贴的公告、通告等的用纸大小，根据实际需要确定。 行政公文的文字从左至右横写、横排。少数民族按其习惯书写排版。在民族自治的地方，可并用汉字和少数民族文字。行政公文一律左侧装订。 （二）行政公文的书面格式行政公文的书面格式包括以下几个部分： 1. 文头部分文头部分由发文机关（版头）、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、间隔线等项目组成。 1）发文机关名称。指制发行政公文的机关，应写全称或规范化简称；几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。发文机关名称位于文头的正中央，一般用红色大号字体印成，庄重醒目。 2）发文字号。包括机关代字、年号、序号。机关代字表明发文的机关和部门；年号表明发文的年度，用阿拉伯数字加六角括号表明，年度应全写；序号表明该年度发文的顺序，序号的编写不能编虚位，不加第字。如教就字〔2008〕17号即表示省教育厅就业办公室2008年所发的第17号文件。有些公文的发文字号中以发代替 字，如国务院的文件发文字号写国发[2008]号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。发文字号位于文件头横线上。行政公文标明发文字号，目的是便于发文和收文双方进行登记、分类和保管，有利于查找使用。 3）秘密等级和保密期限。指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。标识此项的目的是便于公文管理、确保公文安全。公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密，其位置在文头右上角。秘密等级和保密期限之间加隔开，如机密一年。绝密、机密公文应当在左上角标明份数序号。 4）紧急程度。紧急程度是指公文传递贯彻的时间要求。标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。紧急公文分特急、急件，其位置在文头右上角。如需同时标识秘密等级和紧急程度，紧急程度标识在秘密等级下一行，与秘密等级对齐，字体字号与保密等级相同。 5）签发人。指代表发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。其作用在于对公文的制发和内容负责。签发人只用本文由论文联盟http://www.LWLm.coM收集整理于上报公文，在发文字号右侧标注签发人。发文字号和签发人左右各空1个汉字平行排列。如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按照发文机关顺序依次顺列，其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。 2. 行文部分：行文部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注。 1）标题.行政公文的标题一般由发文机关、事由、文种组成。标题应准确简要地概括公文的主要内容。公文的三个组成部分一般要写完整。公文的标题位于文头间隔横线下方中央，字体小于版头而大于正文。 2）主送机关 即行文的对象，也就是收文机关。应当使用全称或者规范化简称、统称。一是全称。只要主送机关名称不是很长，都可以采用这种形式，但普发性文件除外。如中华人民共和国财政部；二是规范化简称。这种形式可以浓缩那些常用但是较长的机关名称，使之简练上口。如国务院；三是统称。统称就是同级或者同类型机关概括性的总称，一般用于下行文。如部属各高等院校等。这是公文发出后能否得到及时处理的一个关键问题。一般写在正文之前，标题之下，顶行写，末尾加冒号。 3）正文。正文反映公文的具体内容，为公文的核心部分，因文件不同和内容繁简不一，形式各异，结构变化很大。 4）附件。指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。若有附件，应在正文下空 1行左空2字标识附件名称，如附件：。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。 5）成文时间 指公文的生成日期，它表示公文生效的时间。确定公文成文日期的原则是：一般公文，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文以批准日期为准；两个以上机关（部门）的联合发文，以最后签发机关（部门）负责人签发日期为准。 6）印章。即发文机关的印章，它是公文生效的标志。加盖印章有两种情况：其一，单一机关制发公文，在落款处不署机关名称，只标识成文时间，印章应端正居中，下压成文时间。其二，两个或两个以上机关联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字居中排布，主办单位印章在前，两个单位的印章均压成文时间，两印章间互不相交或相切。 7）附注。指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明，如此文发至县、团级。附注的作用是方便公文的阅读、理解，以及文书处理部门对公文的分发处理，保证公文的安全。大多数行政公文没有附注。 3. 文尾部分。文尾部分