论新时期高校教学秘书的工作特点及必备的信息化能力.doc

论新时期高校教学秘书的工作特点及必备的信息化能力 论新时期高校教学秘书的工作特点及必备的信息化能力 教学管理是教学工作的重要组成部分，涉及到学校教学工作的方方面面，是一项任务繁重、时效性和纪律性很强的系统工程。高校教学秘书是高校教学管理工作中具体事务的执行者，是最基层的教学管理人员，是联系院校领导、教务处、校办公室等各职能部门和协调师生的纽带，是维护教学正常运行的桥梁。因此教学秘书是保证教学管理畅通的重要环节。然而教学秘书的工作千头万绪，遇到的矛盾和问题相对其它工作来讲相对复杂，有一定的特点。当今社会，信息技术高速发展，教学秘书的工作也要与时代接轨，要以新时代的新武器来不断完善和提高自己的工作，适应新的教学改革形势，提升教学管理水平。以下谈论一下新时期教学秘书的工作特点及必备的信息化能力。 　　1 教学秘书的工作特点 　　1.1 主动性。教学秘书的日常事务多而繁杂，不仅接受教务处安排的工作，还要接受大量临时性的工作。虽然教学秘书常被视作领导的左右手和耳目，但是为了更好的履行自己的职责，教学秘书就必须要积极思考，善于观察和分析问题，其思维方式以及工作方式也不能仅仅局限于被动地服从和服务于领导，而应该经常主动进言，有事多向领导请示汇报，交心通气，为领导作出正确的决策发挥主动作用。 　　1.2 及时性。教学秘书的有些工作时间要求紧，具有时效性，必须及时处理。诸如教师因病不能上课，因事请假调课等，就必须迅速办理调、停课手续并及时将有关情况与安排通知学生。在各种监考安排中，有些老师会因为突发状况无法按时赶往考场，教学秘书就要及时的安排空闲老师完成监考工作。所以教学秘书很多工作若处理不及时则很容易造成教学秩序混乱，酿成教学事故。 　　1.3 统筹性。教学秘书的工作涉及到学院的全部教学工作，涉及面比较广。既要协助领导管理好教学，还要处理好教学方面的具体事务，协调好各方面的关系，还要经常完成教务处和领导临时交办的很多其它工作。因此，教学秘书工作实质上是综合性很强的工作。这就要求教学秘书能从大局出发，统筹安排好各项工作，在工作中找到规律，确保教学工作的顺利进行。 　　1.4 服务性。教学秘书是教学工作的管理者也是师生的服务者，教学秘书的工作形象在一定程度上也体现了其所在系部乃至学校的形象。因此，教学秘书工作的主要立足点为服务教师、服务学生，这是教学秘书日常工作的核心。具体来说就是教学秘书的工作要急教师之所急，解学生之所困。在工作中要摒弃私心，为教师的教和学生的学提供方便有益的服务，如为教师和学生提供教学方面的咨询、后勤方面的保证以及服务，包括教材、课表、教室安排等等。所以说，教学秘书的工作是一项服务性很强的工作。 　　2 教学秘书必备的信息化能力 　　教学秘书要每天要面对大量的通知、文件、电话、会议资料，这些材料信息都是教学秘书工作的常规信息，也是从不同的方面和角度保证教学工作顺利进行的重要信息来源。在信息化高度发达的今天，高校教学管理建立在以计算机为主的网络平台之上，计算机操作水平直接反映了教学秘书在教学管理工作上是否称职。因此，为了提高教学管理工作的效率和质量，教学秘书在掌握相关的业务知识的同时，还要不断地学习相关的计算机操作知识，逐步开发计算机在教学管理工作中的功能，促进教学信息化管理。以下举例简要介绍几种常用的教学秘书工作必备的信息化技能。 　　2.1 信息筛选及汇总。教学秘书通过掌握必要的计算机的应用知识，让工作更加轻松快捷。熟练掌握和运用WORD、EXCEL、PPT等办公软件，对于提高工作效率事半功倍。教学秘书会经常收到来自教务处或其他部门发来的EXCEL汇总表，利用EXCEL的数据筛选功能筛选出本部门的课程，本部门的学生等等这些信息。然后再进行下一步的工作安排。将各种信息筛选后，需要将属于本部门的信息汇总。一般大家习惯性使用EXCEL的默认的sheet1，很少使用sheet2、sheet3。其实一个EXCEL的表中可以设置多个工作表，这样可以分门别类，以免表格太多容易混乱。还可以通过工作表标签颜色进行标识，可以更加的清楚醒目，有利于提高工作的条理性。比如重补修任务安排，学生数据非常多，可以利用EXCEL中的透视图功能准确、快速、高效的统计整理出学生数据。如几门课程，有多少学生报名重修这些课程等。还比如开学初补考和重补修考试安排等事务，很多学生要参加考试的科目有多门，在安排考试时，需要错开这些考试时间，避免冲突，那EXCEL软件中的纠错功能能准确地找出重复的数据。 　　2.2 监考通知单的制作。每个学期的补考、期中期末考试都有大规模的监考安排工作。尤其是基础课部门，几乎全校的班级都开设。因此考场数多，监考老师也相应非常多。为了使监考工作按部有序的进行，监考通知单发挥着重要作用。当教学秘书面对需要制作几百份的监考通知单的时候，压力可见