office 2007商务应用范例集.ppt

6-5 儲存檔案與開啟檔案 第一次儲存檔案 ? ? 1. 選擇資料夾 儲存位置列 2. 輸入檔名 3.按此鈕 在此「另存檔案」對話視窗中，Excel提供使用者方便儲存的儲存位置列。只要按下此儲存位置列中的任何一個圖示，就會切換到其資料夾中，而此儲存位置列的說明如下 ： 我最近的文件－這個資料夾主要是用來存放最近曾經開啟過的資料夾及檔案文件檔案捷徑。 桌面－只要存放在此資料夾中，使用者就可在視窗桌面上，看到存放的檔案。 我的文件－此資料夾的實際路徑為「C：＼我的文件」。只要到此目錄下，就可找到您存放的檔案。 我的電腦－將列出電腦中現有的磁碟機，點選磁碟機後後可再進入其中的資料夾。 網路上的芳鄰－顯示網路芳鄰上的分享資料夾或網路位置。 除了這幾個存放位置以外，使用者還可自由選擇任何一個資料夾位置。 另存新檔 如果每個月份的環境維護輪值表都必須保留下來，只要將修改過的檔案儲存成另一個檔案即可。首先，點選「Office按鈕」後執行「另存新檔/Excel活頁簿」指令，就會開啟「另存新檔」對話視窗，只要選好存放檔案的資料夾，輸入檔名並按下「確定」鈕，就可以了！ 開啟舊檔 範例：開啟舊檔 1.點選Office按鈕 ? ? 2.執行此指令 2. 選擇檔案 1. 按此「我的文件」項目 3. 按「開啟」鈕 開啟儲存的檔案了！ 6-6 列印環境維護輪值表 建立好檔案之後，最主要的就是把檔案給列印出來，首先除了確定印表機是否開啟且與電腦連結外，因為Excel 2007將直接列印的功能隱藏，因此我們必須先將快速列印工具鈕新增於快速存取工具列上，以方便我們直接列印。 2.執行此指令 1.按此下拉鈕 接下來只要直接按下快速列印鈕 就會直接列印出來了！如果您想對列印做一些設定，可點選「Office按鈕」並執行「列印／列印」指令，來開啟「列印」對話視窗做列印設定，如下圖： 列印對話視窗 QA討論時間 本章結束 工作表基本操作(3) 插入及刪除工作表 1選此工作表標籤後按滑鼠右鍵 2執行此指令 2.按此鈕 1選此項 新增工作表「Sheet1」 1選取「Sheet2」工作表 2按滑鼠右鍵執行「刪除」指令 當工作表一經刪除，無法透過執行「復原」指令恢復原狀，若工作表中已經有編輯內容，按「刪除」鈕之前請先慎重三思。 按「刪除」鈕即可 工作表基本操作(4) 移動或複製工作表 複製工作表游標樣式 移動工作表游標樣式 工作表基本操作(5) 如果要複製該工作表到新活頁簿只要勾選「建立複本」選項即可： 2按滑鼠右鍵執行「移動或複製」指令 1選取此工作表標籤 按清單鈕選擇移到新活頁簿 1勾選「建立複本」，複製工作表 2按「確定」鈕 工作表被複製到新活頁簿中 開啟新活頁簿視窗 6-2 建立輪值表 一個環境維護輪值表的工作表內容，不外乎是「日期」、「人員」、「工作區域」等項目，只要設定好資料欄位位置後，直接在空白活頁簿中輸入文字資料並利用自動填滿、清單等功能，快速建立起一個輪值表。 在儲存格中輸入資料 範例：輸入資料 在A1儲存格上按一下滑鼠左鍵 顯示工作表現在處於「就緒」狀態 在資料編輯列亦會出現「日期」二字 輸入「日期」二字並按下「Enter」鍵 顯示工作表現在處於「輸入」狀態 在B1、C1、D1及E1儲存格中依序輸入「垃圾」、「門窗」、「地板」及「廁所」等字 修改儲存格中的文字 範例：修改儲存格中的文字 在C1儲存格中，快按滑鼠左鍵兩下 將插入點移至「門」字之前並按下「Delete」鍵 將插入點移至「窗」字之後 1. 輸入「戶」字 2. 按此「輸入」鈕確定儲存格資料 如果使用者想將儲存格中的資料全部刪除，只要在儲存格上按一下滑鼠左鍵，並按下「Delete」鍵，就可將儲存格中的資料全部刪除。 修改完成後儲存格處於「就緒」狀態了！ 應用填滿控點功能 範例：填滿控點的應用 1.在A2儲存格中輸入「2007/3/1」 2. 將滑鼠移至此儲存格的右下角， 讓指標變為 圖示 按住滑鼠左鍵往下拖曳至適當位置後，放開滑鼠左鍵 在拖曳時，指標會出現該儲存格的說明標籤 自動填滿A3至A6儲存格資料了！ ? 出現自動填滿智慧標籤 自動填滿智慧標籤 在使用填滿控點後，會在此填滿選取範圍的右下角出現 自動填滿智慧標籤，可按下此鈕來變更填滿的資料。如下圖： 按此鈕 運用清單功能 範例：運用清單功能 2. 執行此指令 1. 點選B6儲存格並按下滑鼠右鍵 選擇人員名稱 看，出現可選擇的清單 所選取資料已經出現於儲存格中！ 使用自動完成功能 範例：使用自動完成 1. 在C6儲存格上，快按滑鼠左鍵兩下 ? 2. 輸入「李」字 立即填入曾經輸入