记录与档案管理程序河北安监局.DOCVIP

HBAJ-QP02-V2013.00 河北省安全生产监督管理局 质量管理体系程序文件 记录与档案管理程序 版 本 号：A 受控状态：■受控 □非受控 分发编号： 编 写：胡里根 批 准：王忠秋 2013-05-30发布 2013-06-01实施 河北省安全生产监督管理局 发布文件修改记录表 序号 文件更改申请表号 修改页码 更改性质 修改人/日期 批准人/日期 1 目的 对标准化管理体系运行过程所产生的记录进行管理和控制，以提供标准化管理体系有效运行的证据。 2 范围 本程序适用于对标准化管理体系所要求的记录的控制。 3 职责 3.1 办公室 3.1.1 负责本局涉及《质量管理手册》、《程序文件》和《处室工作手册》相关记录的汇总，建立本局标准化管理体系《记录汇总表》。 3.1.2 负责定期对各部门提交的记录进行汇总，完成编目及归档管理工作。 3.2 各部门 3.2.1 根据标准化管理体系要求，形成相关记录； 3.2.2 对本部门记录进行整理、装订、保存、处置；按规定向办公室移交需归档的记录。 4 工作程序 4.1 记录的范围 4.1.1 本局标准化管理体系运行过程形成的记录是一种特殊的文件，通常作为工作的一种阶段性成果的证据。记录的范围包括： 4.1.1.1 各种会议记录，如会议纪要； 4.1.1.2 行使行政管理服务所需的记录； 4.1.1.3 各类业务办理过程中产生的计划、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、报表等记录（包括有固定格式的文件范本）； 4.1.1.4 局内部用于工作质量检查的相关记录； 4.1.1.5 标准化管理体系运行的相关记录，如：文件控制、管理评审、顾客满意度监视和测量、内部审核以及纠正和预防措施等的记录等。 4.1.2 记录的储存媒介包括： 4.1.2.1 纸质记录； 4.1.2.2 用于证实管理过程情况的录音、录像、照相、计算机录入等电子记录。 4.2 记录的建立和保持 4.2.1 记录建立和保持的责任主体 4.2.1.1 办公室负责建立本局涉及《质量管理手册》、《程序文件》记录的《记录汇总表》，各部门负责执行自身支持性文件所产生记录的《记录汇总表》；《质量管理手册》和《程序文件》中的相关记录由办公室保持，《处室工作手册》中《作业指导书》的相关记录由记录保存部门保持； 4.2.1.2 各项会议记录由会议组织召开的主责部门负责建立和保持； 4.2.2 记录建立和保持的要求 4.2.2.1 记录的填写必须按照信息系统中设定的格式要求或使用规定的纸质记录样表； 4.2.2.2 记录应按照标准化管理体系的要求及时填写或打印，并保证填写内容的真实、准确和完整； 4.2.2.3 记录要求字迹清晰，易于识别。手写填写笔误时，应用单斜杠划去后,填上正确的内容。 4.3 记录的标识 4.3.1 相关部门已有统一格式规定或编号规则的记录，如：预算、报告、统计报表等，本局不再另行编号； 4.3.2 标准化管理体系《程序文件》中规定的记录，按照记录样表的编号和填制日期进行标识； 4.3.3 本局标准化管理体系运行过程中产生的其他记录使用记录的原编号进行标识。 4.4 记录样表的受控 4.4.1 办公室负责建立共用记录样表，各部门负责建立本部门记录样表； 4.4.2 各部门不得自行更改《程序文件》涉及的以及共用的记录样表格式，需更改时，应由该记录的主责部门进行修改； 4.4.3 各部门按照需求变更本部门使用的记录样表。 4.5 记录的保存期限和归档管理 4.5.1 记录的保存期限按本局档案管理规定执行。《程序文件》中涉及的记录保存期限为3年。其他业务记录按相关法律法规规定的保存期限要求保存。 4.5.2 各部门对本部门记录进行整理、装订并保存；按规定向办公室移交需归档的记录。记录的管理应严格遵循保管期限和记录销毁的控制要求，并有专人负责。 4.5.3 应采取防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫等防护措施，妥善保存归档记录，确保归档记录不损毁、不丢失，清晰、易于识别。 4.6 记录的查阅 4.6.1 各部门保管的记录的查阅，由各部门自行规定； 4.6.2 需查阅局机关归档记录时，由办公室档案管理人员负责办理。