WORD邮件合并功能快速打印通知.doc

WORD邮件合并功能快速打印通知 有很多时候，我们手头有某单位的人员花名册，比如应孕检人员花名册，需要逐个打印她们的孕检通知，例如： 按往常的做法，我们都是复制很多张这样的通知，然后逐个填上人名。如果人员比较多的时候，费时费力，还容易出现打错名字等情况。 这时候，我们就可以应用WORD强大的邮件合并功能来快速打印了。 这里以OFFice2010为列(2003\2007版本也有此功能)。 首先，准备好人员花名册的EXCEL表格备用 如图一： （图一） 再来打印通知。把通知的基本内容打好，姓名先不填，排好版面（我这里以每页打印两张通知为例），如图二。 接下来进行最重要的一步，邮件合并。 1、把光标定位在应该输入姓名的位置，选择邮件—— 选择收件人——使用现有列表（图三） （图三） 找到你刚保存的人员花名册的EXCEL文件，并选择正确的工作表。 2、插入问候语（图四） （图四） 选择好问候语格式和匹配域（图五） （图五） 选好后结果如图六： （图六） 由于我们一张纸要打印两份不同人通知，所以我们得把这个问候语复制到下面一张通知的姓名位置。并在两张通知之间插入一项规则——下一记录（图七） （图七） 做好后较果如图八 （图八） 最后，点击预览结果就可以看到最终的较果了。通过改变预览结果旁边的记录号可以查看到每一个人的结果。对版面进行最后的调整，达到你想要的较果就可以选择：完成邮件并合并——打印邮件了。注意，这里不能选择常规打印，那样只会打印出一张纸（当前选择的记录）。 这只是邮件合并功能的简单应用。按照上述方法，我们也可以用这个功能来打印工资条、奖状、请柬等格式固定的文档，来提高我们的工作较率。 原创。 通 知 XXX同志： 经乡计生办安排决定，定于12月20日在村部进行生殖健康监测，请接通知后，如期参加。 特此通知。 XX村计划生育办公室 2011年12月18日