接待和约见.pptVIP

接待与约会;　　一、接待来访的个体;  一、接待来访个体; ★ 为来访者让坐，泡上热茶，献茶时，应当双手递送。 ★ 如果来客时正在接电话，可用左手暂时按一下话筒，对来客点一下头，说“你(对比自己年长者应称“您”)好! 请坐”，再继续打电话，打完后进一步接待 ; ★如果来客时你手上正办着急事，可先起身招呼：“你好!对不起，请先坐下。”办完手上的急事后再进一步接待，要尽量抓紧时间少让客人等候。继续接待时，应向客人说：“对不起，让你久等了，我刚才办的是急事。” ★如果来客时你正在和别的客人谈话，应当立即起身招呼后来的客人坐，泡上茶。; ★若认为有必要介绍先、后来的客人认识，就作相互介绍，然后大家可以一起谈一些话；若没有必要，就向后来的客人表示抱歉，请其等一下，抓紧时间和先来的客人把事情谈完，然后再和后来的客人洽谈。 ★若接待异性来访者，应当特别注意分寸，既要热情又要适度，否则会适得其反。; （二）接受名片;（三）引见; ★ 来到会客场所前，接待人员应停住脚步，转身面向来客，说声“就是这儿”，并开门引导来客进屋： （1） 如果是拉门(朝外开的门)，接待人员应站在走廊里按住门，等客人进入后再进入； （2） 如果是推门(朝内开的门)，接待人员应先进室按住门，以便客人容易通过。 ★ 进人室内后，应请客人落座。如果来访者穿着大衣、外套(冬天)，或带有雨伞、雨衣等，应告诉他挂在什么地方或帮他挂好。离开时要说：“某某很快就来，请稍等”，然后去通报领导。; ★ 在客人至会客室坐定后，或领导前来会面问候落座后，应招待客人茶点。若会见时间很长，中途也需更换饮料。 （1）如果是比较熟悉的老客人，办公室人员知道其喜好，则应根据其喜好而端出咖啡或茶； （2）如果是初次见面，可先征询客人意愿，再奉上相应茶点； （3）如果领导有所吩咐，则按领导吩咐处理。; 上茶点的细节; 上茶水的顺序;引　见; 　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　（四）送别 　　　　　　　送别前 　　　　协助来宾结算饮食住宿账目； 　　　　为来宾订购车、船、机票； 　　　　安排领导同来宾话别、送行。 　　　　　　　　　;　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　送　客 ★若只送到会客室或办公室门口、服务台边，应 说声：“对不起，失陪”； 　★若送到电梯口，则宜点头为礼，目送至电梯门 关合为止； 　★若送至大门口、汽车旁，则可招手为礼，待客 人车走远后返回单位； 　★重要来宾应送至车站、码头或机场，并挥手致 意，待来宾起程后方可离开。 送客时，若单位送有礼品、纪念品，则应代为 提携，待分手时递给客人。;二、接待来访团体;（ 一）拟定接待方案;（二）搜集背景资料; （三）掌握迎候时间;三、如何安排约会;（一）安排约会的原则; 3、酌留弹性 ★ 约会的时间要错开，不可太紧 或太松 ★ 远期安排或答应的约会，时间 不能太确定 4、适当保密 ★ 约会日程安排表上司、科 室、 司机、本人各留一份，科室和司 机的日程表，内容不能太详细 ★ 使用相关特定工作内容的符号 5、内外兼顾; （二）约会安排的有关细节; 2、心细少出错 ★ 及早备妥约会所需资料，并在适当时 请上司过目。 ★ 安排约会时，一定要向对方说明：约 会的内容、时间是得到上司同意的。 ★ 为上司安排一个外面的约会，在他离 　开办公室之前，最后打电话再确认一下。 ★ 了解每一位与上司有约会的人的姓名、 地址以及电话号码，以便万一取消或 更动约会时间可及时通知对方。;　 　　★如果约会是通过电话来联系的，在打电话的同一天，应该写一封信证实电话联系内容，而且该信件应该留一份副本，作为该谈话的永久性存档，事情办理情况应以便条形式写给上司留存备查。 　　　★特别重要的约会，在接近约会的时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行。 　　 　★随时提醒上司准时赴约。 　　 　★下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张交给司机，一张自己保存，以供提醒。;　　　　　　　　　约会小卡片 ××××年×月×日星期× 10