紫晶文档一体化管理系统-成都档案局.PPTVIP

紫晶文档一体化管理系统 功能与使用讲解 一、安装与注册 1、将光盘放入电脑，稍等片刻（如果安装界面没有出现，请打开光盘双击运行setup.exe）。 2、安装界面出现后，点击“下一步”，直到出现下图所示界面 将C:改成D: 3、点击“下一步”，直到安装完成。 4、安装党政网接口。打开光盘，进入“dzw\成都市党政网\”，双击 ，点击“下一步”直到安装完成。 5、系统注册。打开光盘，进入“注册系统”文件夹，双击 ， 填上本单位的全宗号，点击注册。 一、安装与注册 二、升级到ver2011版本 1、查看自己紫晶的版本。在紫晶登录界面右上角查看。如下图 2、升级补丁。将“补丁标准版（ver2011）”文件夹中的所有文件复制粘贴到D:\Program Files\紫晶档案\thams\bin\下，选择全部替换。升级对原有数据不造成影响。 登录界面右上 角查看版本 三、登录及保管期限设置 1、系统默认帐号为： 用户编号：root 口 令2、保管期限设置。 进入“系统”下的“库参数设置” ,选中“保管期限”卡片，点击“添加”，输入保管期限。点击“确定”。 四、公文管理 1、收/发文年度设置。著录哪一年的收发文，年度就设置成哪一年，例如，2012年著录2011年的收/发文，年度就设置成2011年。 2、收/发文著录。 a、直接从党政网上接收数据。进入党政网“公文交换箱”，选择已收/发文，选择需要接收的收/发文，点击鼠标右键，选择“从 档案网上接收：收文/发文” b、手工著录。进入“收文管理/发文管理”，输入收/发文重要信息（包括：来文单位、来/发文字号、题目、文件日期、页数），点击保存。 1、进入“人工归档”，输入档号，点击回车键 。 档号格式：全宗号-保管期限年度-盒号 例如：010-永久2012-0001 2、归档。 a、收/发文直接进行归档。 五、档案著录 选择需要 归档的收文 归档按钮 未归档收/发 文库切换 取消归档 未归档收文库 点击保存 b、其它归档文件的手工著录。点击“归档文件目录”，进入盒内文件录入界面，点击“添加”，输入每件文件的重要信息（包括：文件编号、责任者、题名、文件日期、页数、保管期限），点击保存。 3、全文挂接（同收/发文全文挂接） 4、件号修改与顺序调整。如下图进行调整，调整完成后保存。 五、档案著录 选择向上或者 向下调整位置 选中需要调 整位置的文件 点击修改件号，输 入本盒的最好件号 （如：本盒件号是 5-11，那么输入5） 五、档案著录 5、归档文件目录打印。依次点击“归档文件目录”、“目录打印”、“打印”。 六、全文 1、全文入库 a、存放路径。 D:\Program Files\紫晶档案\thamssig\data\。 b、管理格式。在data文件夹下新建文件夹，并以年度进行命名。将全文文件按年度分别复制粘贴到不同年度的文件夹中。 2、全文挂接 将对应的目录和全文进行挂接。点击“全文挂接”，在data文件夹内选择当前文件对应的全文文件（多个全文使用ctrl+鼠标左键选择），选择完成后点击“选中退出”。 3、全文级别。全文挂接完成后必须在“全文级别”一栏中选择级别，否则无法保存。 七、编目检索 1、收发文检索。根据输入的收/发文目录信息，输入关键字进行查询。如：要查询2012年成都市档案局发的文件，可以输入“2011 成都市档案局”查询。 2、案卷检索。根据档号信息，输入关键字进行查询。如：要查询永久2011年的档案盒，可以输入“永久2011”查询。 3、文件检索。根据归档文件的文件编号、责任者、题名等信息来进入数据查询。（方式同上） 4、数据的统计。查询出数据后，界面左上角会统计查询出来的数据盒数和件数。 八、城乡统筹 1、城乡统筹档案模块的作用： 将已归档文件中，属于城乡统筹的档案选取出来，然后另行单独的进行组盒归档，不需要改变实体档案的存放位置。 2、进入“系统”下的“城乡统筹档案”，点击“新档号”，输入城 乡统筹档号并确认 。城乡统筹档号格式： 全宗号-年度统筹文书-盒号 例如：010-2012统筹文书-0001 3、汇集方式。 a、汇集方式一（案卷级）。可同时对盒和件进行汇集（推荐） b、汇集方式二（文件级）。以件进行汇集 八、城乡统筹 4、汇集。首先将要汇集的盒查询出来，然后如下图进行操作。 选中包含城乡 统筹文件的档号 选择城乡 统筹文件 点击汇集按钮，逐条 汇集或者全部汇集 汇集完成的文件， 可以通过右边框上 的功能键进行位置 调整和删除