指定货和自揽货操作流程之经验分享.doc

指定货与自揽货的操作流程 指定货操作流程 一、接单（接受代理委托）1、收到代理邮件通知后联络当地货主，及时将备货情况反馈代理。2、根据代理配船要求提供预配船期给代理确认。3、一经代理确认船期即向当地货主要出货详细资料（一般为明细单传真件）二, 需明确以下重点信息，一但发现货主信息和代理提供的不一致需及时通知代理并请其确认变更。①目的港、中转港? ???②箱型、箱量各箱型最大体积为：（长*宽*高），可装重量(详细限重根据各家船公司而定)1×20GP=31CBM 5.9*2.35*2.39m 17MT1×40GP=67CBM 12.03*2.35*2.38M??25MT　　? ?? ?1×40HC=76CBM 12.03*2.35*2.69M 　　? ? 1×45GP=86CBM 13.556*2.352*2.698M③毛重(是否超重)、件数、体积④做箱情况，门到门还是内装4、完成公司内部货运程序初步录入5、美线货需根据船公司要求督促货主及时提供AMS信息。三、订舱1、缮制我司委托书向驳船公司订舱（发货人为我司，收货人及通知人为目的港我司代理）；制单时应标明约号（可能是我司约号可能是目的港代理提供约号），保证数据的正确、相符性，以减少后续工作中的频繁更改。2、取得驳船公司提供的配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息加入货运程序。3、将船名航次、提单号、预配二程、预计抵达目的地等信息提供给国外代理。四、做箱1、门到门：取得船公司放箱令后，及时填妥装箱计划联系车队做箱，务必在计划中明确做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班，确保重箱准时返回堆场。2、内装：取得驳船公司进仓通知后，及时书面传真通知货主并跟进货物进仓情况，督促货物于截关日（船期前两天）前送进指定仓库。　　3、取得两种做箱方法所得的装箱单。五、报关1、 了解出口货物报关所需资料，取得货主报关资料后及时审核，发现缺少文件及时通知货主补齐，确保驳船公司报关员或报关行在截关日（船期前一天）前1-2天拿到全部报关资料。2、 跟踪清关情况，确保配载上船。六、提单确认和修改1、问明目的港代理MB/L签发形式：电放：需我司出具保函给船公司SEAWAY BILL: 需我司出具保函给船公司2、问明货主货代单发放形式： 电放： 需货主提供正本“电放保函”（留底）。 预借：需货主提供正本“预借保函”（留底）。　　??倒签：原则上指装货不接受倒签要求，在目的港代理征询收货人同意后方可倒签，在此情况下仍需货主提供正本“倒签保函”（留底）。3、根据货主提供原始资料制HB/L，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。4、制提单时遵照“MB/L 和 HB/L一致”原则。5、如是三方操作货物，即国内货主只为供货人，HB/L上显示的货主为境外中间商，中间商委托其所在国RTW代理安排出货事宜，此种情况下，HB/L多为境外放单，由我司境外配货代理签发。我司一经确定货物上船，即将准确出货数据如船名航次、提单号、件数、毛重、体积、箱封号等提供给境外配货代理，以便其境外签单。七、HB/L签单1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。2、 交操作主管逐份手签。八、费用结算1、海运费：如我司签单，我司HB/L一经签发，应先将DEBIT NOTE(向境外代理收操作费)随海单、货代单电邮或传真给境外代理，同时将DEBIT NOTE随全部正本海单、HB/L复印件交由上海分公司寄境外代理，同时交一份DEBIT NOTE给财务做帐。如是三方操作货物，境外配货代理签单完毕后会提供我司HB/L复印件，同时会将此单货他们的买卖价及我司的利润分成告明我司，我司确认无误后及时出具DEBIT NOTE向境外配货代理收取利润分成部分并交一份给财务做帐。全部正本海单、HB/L复印件则交由上海分公司寄目的港代理。2、当地人民币费用：原则上指定货都执行付款买单，但已和我司有协议的仍按协议规定执行。一经确定货物已上船，操作应尽快制作“COVER SHEET”交财务打印出发票以便客户付款买单。九、提单、发票发放（提单样本）1、没有收到货主正本MB/L的一律不准放单（电放单除外）,付款买单的没有付清费用一律不准放单。2、货主自来取件的,需签收。3、通过EMS和快递送达的,应在名址单上标明诸如:提单号、发票号等要素以备日后查证。十、应在一个月内督促费用的清算并及时返还货主核销退税单1、操作根据财务提供的运费催收清单督促相关客户及时付清运费、觉察客户付费有问题应第一时间反馈给上级主管及财务以便采取对策。2、货物出运后一个月由专人负责开始向驳船公司或报关行催收“核销退税单”