QP-01文件及资料控制程序.doc

文件编号 QP-01 版 本 I 程序文件 文件及资料控制程序 页 数 第2页,共5页 生效日期 2009/04/15 1.0目的: 通过对与质量活动有关文件及资料的控制管理，确保文件及资料的使用者能及时得到和使用最新有效版本的文件和资料。 2.0 适用范围: 适用于公司所有与质量管理体系(包括HSF)运行有关的文件及资料(含电子版文件)。 3.0 定义: 3.1 质量体系文件:指实施质量管理所制定的一整套文件(如质量手册、程序文件、作业 指导书、规范与标准类等)。 3.2 工程技术资料:指与产品质量有关的技术文件(如：工程标准/图样/规范等)。 3.3 外来文件:指客户提供的质量标准、图纸、样品以及供应商的承认书和外购标准等。 4.0 职责: 4.1 文控:负责文件(含电子版文档)的发放、保存(正本)、回收、作废等过程的控制,确保在使用场所能得到适用文件的最新有效版本。 4.2 各部门:负责文件的申领、使用、保管及协助、配合文件控制管理等。 5.0 运作程序: 5.1 文件的分类：质量管理体系文件(以下简称文件)分为以下4类： 5.1.1 质量手册(包括质量方针和质量目标，属于第一级文件) ； 5.1.2 程序文件(属于第二级文件)； 5.1.3 作业指导书、检验标准和规范(图纸、产品技术资料、外来文件等属于第三级文件) 5.1.4 记录(包括表格；属于第四级文件)； 注：第四级文件按《记录控制程序》要求进行控制。 5.2 文件编制、审核和批准: 5.2.1 各级文件在发放前均须得到审核和批准。 5.2.2第一级文件:管理者代表组织编制,副总审核，总经理批准。 5.2.3 第二级文件:程序文件由体系推行人员、各职能部门会签，管理者代表审核，副总经理人员批准，总经理进行最终核准。 5.2.4 第三级文件:相关责任部门编制，部门主管/经理审核，部门负责人批准。 5.2.5工艺作业指导书、检验标准(图纸等产品技术资料)由研发部、工程部、品管部编制，部门主管审核，经理批准。 5.2.6 适用时文件可以电子版的形式进行编制与流通管理，审核与批准过程可在公司网络上由审批权限责任人以电子签名的形式进行。 5.3 受控文件的标识: 5.3.1 受控文件的编号规则： 质量手册: QM+流水号 程序文件: QP+流水号 作业指导书: WI+部门代码+流水号 表单表格: FM+部门代码+流水号 各部门代码为： 财务部：TD 采购部：PU 管理者代表：MR 产品中心：PC 物控部：PMC 文件编号 QP-01 版 本 I 程序文件 文件及资料控制程序 页 数 第3页,共5页 生效日期 2009/04/15 行政部：AD 人力资源部:HR 生产部：MF 总办：GM 稽核办公室：AO 研发部：RD 品管部：QC 货仓部：WH 国内营销部：DSD 国际营销部：ISD 文控：DCC 工程部：EN 价值工程部：VEN 企划部：QH 内控部：NC 塑胶模具部:PM 工程技术资料的编码规则： BOM ：EN+B+产品型号 技术参数：S+产品型号+流水号 零部件图纸 ： D+部门代码+产品型号+流程号 5.3.2 任何一份受控文件都必须有唯一的编号以便区分与管理，且文件上须注明版本号,确保文件的更改和现行修订状态得到识别。 5.3.3 文件的有效日期以文件中的生效日期为准,若无生效日期则以文控受控标识中的日期为准。 5.4 文件的发放、保存: 5.4.1文件编制前各部门需先向文控申请文件编号,文控按文件资料编码规则表将文件编号在半小时内提供给文件编制人。文件经审批后，由编制部门将打印版及电子版文件在一个工作日内交给文控受控发行。 5.4.2文控人员核对文件编号、版本、格式无误后，对文件进行标识，并将文件输入电脑的《受控文件总览表》，以便各部门查阅。 5.4.3 受控文件统一由文控人员根据《受控文件分发一览表》所规定的发放范围及数量复印（或电邮）在一个工作日内完成分发,在发出之前文件均加盖“受控副本”印章,并填写相应的副本编号(参照《受控文件分发一览表》所对应的编号)和受控日期，然后再发放至相关部门,由收文单位在受控资料原件上签收. 5.4.4文控人员在原件加盖 “受控正本”印章（电子文档直接保存于电脑内），填写受控日期，并按文件类别标识进行归档管理,有需要回收的文件由文控人员填写文件资料回收记录. 5.4.5未盖受控印章的文件不属文件控制范围,所有加盖受控印章的文件严禁私自复印使用，各部门应使用加盖“受控副本”的受控文件。 5.4.6 文件的保存：各持有文件部门应