《秘书学》3.ppt

第十五章 协调工作 第一节 协调工作在秘书工作中的作用 第二节 秘书协调工作的内容 第三节 秘书协调工作的原则 协调就是沟通信息，通报情况,解决矛盾。 协调在社会生活中有着重大作用： p202 1.它是一种普遍存在的社会现象，是由社会发展的客观规律决定。 2.协调是管理的一项重要职能。 3.协调是促进国家机器、组织系统正常运转，提高工作效率的重要手段。 4.协调是转变政府职能，促进经济更快发展的有力保证。 第一节 协调工作在秘书工作中的作用 一、协调是秘书部门的一项基本任务 从秘书工作的指导思想看，做好“三服务”：为领导服务，为平行的下级单位服务，为群众服务。 二、协调推动秘书工作向深度和广度发展 协调工作促使秘书人员去处理许多过去从未接触过的新问题，增长了他们的才干，带动秘书工作向深度和广度发展。 案例-协调工作要到位 一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。 第二节 秘书协调工作的内容 一、从协调的对象划分 1.领导成员之间的关系 （p206 三种情况） 2.领导与被领导的关系 (纵向协调） 3.本单位内各部门之间的关系 4.本单位与外单位之间的关系 二、从协调的内容划分 1、项目协调 2、上作计划协调 3、 公文协调 4、会议协调 协调领导成员之间的关系 p206 领导之间在决策过程中的意见分歧有三种情况。 一种是领导成员之间因各自所处的职位不同、分管工作不同、认识问题的角度不同等而产生的意见分歧，对此，秘书不要轻易表示肯定一方或否定一方的意见，不要卷入领导的争论 之中。 另一种是有的领导理论水平不高，对一些方针、政策学习不够，发表的某些“不同意见”明显偏离政策规定，遇到这种情况，秘书人员应采取“暗中相助”的方法，将中央或上级的有关政策规定等资料秘密地提供给这些领导，使其在不失颜面的情况下自行放弃原来意见。 第三种是有的领导深入基层较少，调查研究不多，讨论时“想当然”地发表看法，导致意见分歧，秘书人员应发挥自己掌握情况较多、对决策内容较熟悉的优势，利用会后的时间主动找这些领导交谈汇报有关情况，帮其体面地“下台阶”。 秘书协调工作也有不少难处。一是由于秘书人员是领导成员的下级，所以要特别注意方式方法；二是由于领导成员之间的误解、隔阂、分歧和矛盾，往往比较隐蔽，因此，秘书只能以隐对隐，言在彼而意在此，采取含蓄的方法； 三是容易遭到某些领导成员误解，有时甚至要冒些风险。 案例1：冷热之道——秘书与领导的关系 张厂长三十有五，象茅盾笔下的白杨一般高大挺拔、质朴无华。他的胡子又浓又硬，劳累过度的眼里总布满血丝。下级有个病痛，他忙到半夜也要亲自看望；谁要在工作上打马虎眼，他粗大的嗓门会叫人受不了。他的三个秘书都先后被他气走。 案例1：冷热之道——秘书与领导的关系 第一位女秘书为了给他留下深刻美好的第一印象，着意修饰和包装了一番。没想到他见面点个头就再不看人家一眼。那漂亮的女秘书无话找话地跟他搭腔，请他多指导，多帮助，多关照，有什么不对的地方多提意见。 没想到他一开口就甩出了一颗炸弹：“我的第一个意见是别这样花里胡哨的，你这样坐在那里，叫我是看文件还是看你?职工看我这是谈工作还是看服装模特儿?”气得那姑娘扭头就跑了出去，还带着哭腔骂他是“二百五”! 案例1：冷热之道——秘书与领导的关系 第二个秘书是男大学生，起草的第一份讲话稿就被他扔到一边。他吼道：“你让我上台去是朗诵诗歌还是去作工作报告?光大话空话漂亮话能换来效益?没吃过肉也看过猪走，你读了几十年书就没听过报告，你们校长的工作报告就象你这玩艺儿……” 那小伙子要不是看他人高马大，真要甩了饭碗跟他较量拳头上的功夫。 第三位是个机关干过多年的干部，那人圆滑老练，对厂长点头哈腰，送茶敬烟，无微不至；对群众不冷不热，官味十足。干了三天，张厂长给他开了一个月的工资让他走人。 案例1：冷热之道——秘书与领导的关系 这次把我从技术科调来给他当秘书。有人劝我别去，说张厂长难侍候；有人说他心眼好就是脾气不好。你性格清高，肯定与他合不来，还是不去为好。我是学技术的，本无意搞行政，但听了张厂长的一些传奇故事后．倒想去见识见识。我不相信他是使人望而生畏的活阎王，也不相信他是救苦救难的活观音。 第一天到他那去上班，完全是规范化的。 “您