集团采购管理流程 20170719.docVIP

文件类型 流程文件 机密等级 内部公开 流 程 域 人工填写(暂不填写) 拟 制 者 人工填写 主 流 程 人工填写(暂不填写) 拟定部门 人工填写 集团物资采购流程 修改记录 版本号 新增/更改章节 新增/更改理由说明 批准者 生效日期 集团物资采购流程 目的 为加强采购工作的管理，规范采购业务的开展，提高采购效率，特制定本流程。 适用范围 本流程适用于集团采购业务的采购工作，下属子公司可参照执行。 术语和定义 3.1 装饰装修：用于办公场所，宿舍，操作场地的内部装修或简单装饰； 3.2 集采：由集团物资采购部负责的集中采购； 3.3 分采：集采外的采购； 3.4 专业人员：对涉及技术、规划做专业判断的人员； 职责与权限 角色 职责 需求部门 负责计划/临时/非计划性需求的收集、提交； 各级行政部 作为行政部， 1.1负责跨部门统筹类事项的项目管理； 1.2负责物资需求的收集的统筹； 承担集采物资外的采购职责，主要如下： 2.1负责分采供应商的开发和管理； 2.2负责分采物资的价格谈判、采购； 2.3负责物资入库、验收的跟进，台账的建立和物资的分发领用； 2.4主导分采供应商账务核对、付款的跟进、异常的协调处理； 集团物资采购部 负责采购制度、流程的建设和完善； 负责集采物资标准化建设和管理； 负责采购标准的建立和维护； 负责集采供应商的开发与管理，分采供应商监管； 负责集采合同的管理； 负责采购策略的制定； 负责商务谈判和招投标； 负责集采物资的采购； 主导集采账务核对、付款的跟进、异常的协调处理； 市场供求信息调查，及时优化采购品质，有效控制采购成本； 专业人员 负责对样品的专业鉴定/对设计方案的把关确认； 人员信息见附件一《专业人员列表》； 物资申请流程 5.1物资采购流程框架 5.1.1物资采购流程框架流程图 5.1.2流程详细说明 活动编号 活动名称 执行岗位/角色 活动操作 01 事前申请 需求部门，行政部、专业人员 采购业务开展前原则上必须有需求申请； 需求人员根据自身需求，提交对应的流程； 2.1、项目型采购，包括工程建设、装饰装修、流水线和飞机等按照《项目立项流程》提交需求； 2.2、除以上2.1之外的行政类物资，营运物资按照《物资申请流程》提交需求； 2.3、1000元以下非常用物资或无法通过正常供应商询比价或经分管领导同意的紧急采购按照《杂项物资申请流程》提交需求； 事先做好相关预算； 对于需求的相关申请，行政部门负责对该物品能否采购还是进行调配进行合理化安排，专业人员负责对是否需要采购和采购配置要求提出合理化建议。 02 事中采购 专业人员，物资采购部 按照需求完成物资选型和样品确认； 采购工程师原则上至少选定3家合格供应商参与招标或比价议价工作，根据商务谈判结果，进行合同以及下单工作； 采购工程师按照供应商管理制度和流程，负责对供应商进行有效管理和关系的维护。 03 事后结算管理 需求部门，仓管员，财务部 根据相关流程进行验收，出入库等流程； 按照合同确定的付款方式进行结算； 使用人按照领用流程进行物料申领、出库人做好台账登记； 集团行政部定期分析非集采数据，并判断是否可集采，可行则提交集采申请至集团物资采购部确定； 5.3询比价流程 5.3.1询比价流程图 5.3.2流程详细说明 活动编号 活动名称 执行岗位/角色 活动操作 01 发出询价讯息 集团采购工程师 无价格、无供应商的情况下，进行供应商的开发并发出询价单； 流程流转至02节点； 02 报价 供应商 1、按照要求提供报价；流程流转至03节点； 03 收集报价 集团采购工程师 原则上至少需要三家及以上的供应商报价，以下情况附上说明原因经领导同意后供应商数量可酌情考虑： 该产品/物资/服务为独供类型； 集团高层或者经使用部门主管副总批准指定的产品/供应商时； 使用同一个供应商且在框架协议外增加使用频率不高的产品时； 采购频率低，价格少于10000元的非大众化的产品以及其他特殊情况的产品，例如礼品类等； 2、 目标供应商为新供应商的，则需要提供营业执照，供应商调查表等资料；流程流转至04节点； 04 比较议价 集团采购工程师 对标的进行成本分析，比价议价，与供应商谈判，根据谈判结果，制作报价对比表、采购价格审批表，综和总采购成本最优原则输出自己建议的备选供应商以及原因； 流程流转至05节点； 05 商务核批 权签人员 根据提交信息审核、批准相关价格和供应商； 流程流转至06节点； 06 信息录入 集团采购工程师 根据审批结果，对于签署框架协议的，在系统录入相关价格以及其他条款或手工制作价格台