科研系统论文和著作部分使用说明.doc

科研系统论文及著作部分使用说明 业务流程 首先介绍一下整个业务系统的总体流程。针对我校科技管理的实际情况，论文管理和著作管理均采用两级审批的方式，分别为院系审核和科技处审核。 论文/著作的具体流程分别如图1和图2所示： 图1 论文模块业务流程图 图2 著作模块业务流程图 1、用户登录业务系统，填写相关数据，检查无误后即可提交院系审核； 2、院系秘书登录系统后即可看到本学院待审核的论文/著作记录，此时可对这些记录进行相应的审核操作； 3、如审核通过，则该记录进行入下一级审核即科技处审核，科技处管理人员可对所有院系审核通过的论文/著作记录进行相应的审核操作。 4、登记、审核完成以后，系统将生成一些相应的报表。 具体操作 1论文管理 科研秘书以自己的权限登录系统后，能看到个人，以及本学院的相应成果记录。此处以论文管理为例，左侧菜单栏显示为个人论文成果管理和科研秘书论文成果管理，当用户点击“科研秘书论文成果管理”链接时，右侧会显示本学院相关记录的列表，如图1-1。当用户点击“个人论文成果管理”链接时，也会出现类似列表框。 图1-1科研秘书所在学院成果列表 1.1教师个人新增论文 用户通过点击图1-1列表上方的功能按钮对记录进行相应操作。如教师需要登记一条论文记录，当用户点击“个人论文成果管理”列表框上的“新增”按钮后，系统进入论文新增页面，所有用“★”标注的项都是“必填项”，不能为空，否则会有相应提示。灰色文本框为不可编辑框，用户可不用理会，由系统自动生成。其余内容由用户自己决定是否输入。如图1-2所示。 图1-2论文新增页面 下面对部分必填项作一些简要说明： “论文的中文名称”要求填写完整，“英文名称”如果没有可以随意填写。 “学科领域码”可以通过右侧的放大镜选取，如图1-3所示。如错误操作，可通过右侧的橡皮擦除，重新选取。 图1-3 选择“学科领域码”页面 “论文类型”选择“期刊论文”时，则显示相应的期刊信息框，如图1-4所示，期刊码选择也可通过放大镜选择，核心，权威期刊，以及本校经常会有论文发表的一般期刊都可以在其中找到，并且系统会自行带入其基本信息；如果找不到，请自行输入此期刊所有基本信息。 其中“期刊类型”，即发表刊物是“正刊、增刊、论文集等”要自行选择。 选择“会议论文”时，则显示相应的会议信息框，如图1-5所示。 图1-4 期刊信息页面 图1-5 会议信息页面 “是否人文社科类”选“否”，则对应理工类的相关检索信息如图1-6所示，选“是”，则对应文科类论文相关检索信息如图1-7所示。 图1-6 理工科类检索信息页面 图1-7 人文社科类检索信息页面 如果论文作者并非全部来自本校，要在“署名单位信息”中说明，并填写署名单位的全称，如图1-8所示。 图1-8 署名单位信息页面 登记论文，要求分门别类上传封面，目录，版权页和全部正文的扫描页，如图1-9所示。这里值得注意的是所有的扫描页请用.jpg的格式，并且分辨率尽量不要设的太高，以免影响上传速度。正文不止一页的，可以点击“继续添加”。 图1-9 附件上传页面 用户在输入完相关内容检查无误后，点击下一步进行相关人员维护列表页面。在这里可以对相关人员进行维护，如图1-10。本校人员通过放大镜选取，外校人员可以自行输入。 图1-10人员维护列表 填写完相关人员信息后，点击下一步系统进入详细页面,如图1-11所示，在这里可以看到系统自动生成的工作量。这里，系统同样对外校人员也生成了工作量，但这在最终的部门和个人的工作量统计中不会体现出来。 图1-11 详细页面 此时用户可根椐实际情况点击不同的功能按纽。如正确无误，此时即可提交院系进行审核操作，论文状态为“院系待审核”如图1-12。如果暂时不想提交，论文便会保存在个人论文成果管理列表中，状态为“保存”。 图1-12提交页面 点击确定，记录提交成功。系统转回到列表页面，如图1-13所示。 图1-13 列表页面 此时该新增记录的当前审批标志为“院系待审核”，至此，论文的新增流程即完成。 针对学生论文，由于目前数字校园平台不对学生开放使用，所以学生论文暂由其导师代为填写。在人员维护对应的角色栏中，如果导师未在论文上署名，选择“研究生第一作者，导师未署名”；如果导师同时在论文上署名，则选择“研究生导师”。 1.2院系秘书代本院教师新增论文 院系秘书可以代替本院教师登记论文，在“科研秘书成果管理”列表框中，点击“新增”按钮，进入与教师本人新增论文完全相同的界面，唯一不同的地方，在“申请人信息”中，院系秘书需要选择相应教师的信息，如图1-14所示 图1-14 院系秘书代本院教师新增论文页面 1.3修改论文 在“个人论文成果管理”的列表框中，对处在“保存”或“个人待修改”状态的论文记录，教师可对其进行修改，首先勾选该记录前面的复选框，然