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有效会议管理 ——会议概述 《有效会议管理》通过对会议管理全部流程——会议概述、会议策划、会议筹备阶段的会务操作、会议结束阶段的会务操作等的学习，以会议组织策划流程为教学安排线索，通过对各个环节操作细节的学习，掌握相关的知识和技巧。 《有效会议管理》内容主要包括三个方面：一是会议策划、组织、实施的原则和方法；二是会议管理流程各具体环节的细节安排；三是会议管理实际操作训练，以会议项目实际操作来贯穿整个教学过程，达到理论与实际工作能力的融合。 课程总学时：52课时 上课时间：周一5-6节，周四5-6节 上课地点：三教A栋502 授课教师：许宪国 联系方式手机）；715067522（QQ） 课堂出勤 10% 课堂表现 15% 个人作业 15% 期末考试 60% 1、总成绩=平时成绩40%+期末考试成绩60%（闭卷） 2、平时成绩=课堂表现15%+个人作业15%+考勤10% 考勤：旷课扣6分/节 ，事假（由学院安排的突击任务或院系安排的特殊教学任务除外）扣3分/节，病假扣2分/节，迟到、早退扣2分/次；缺课三次以上期末总评成绩不超过70分. 1、每组推选一名组长 2、选取组名、标志、口号 3、确定座位 4、时间约20分钟完成。 案例一 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚…… 讨论： 1、假如你是刘小姐，对节下区可能发生的各种情况，应该如何处理？ 2、假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？ 3、向总经理报告后，你还应该做些什么？ 4、召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排？ 参考答案 我认为，出现此类问题主要是考察秘书的突发事件的处理能力。如果我是刘小姐，首先要做的是马上和租聘公司取得联系，询问到送货司机的电话，然后确定他的位置，以及大概需要多长时间才能到达公司。第三，想好两种以上的解决方案，向上级及时报告。第四，协助上司做好应急工作。 假如放映机在十点十分还没有送到，应该马上向总经理报告。作为秘书，不能越权，擅自做出决定。 向总经理报告后，还是应该继续打电话催送货司机。其次提出两种以上的解决方案，例如方案一：更改会议议程；方案二：将产品操作演示的录像放映改为由生产部门的工作人员进行现场操作演示；方案三：将录像改成纸质图片形式发放。 召开大型会议前的各种准备工作，例如印象、电子类装置，我认为应该提前一个小时准备好。 会议基本要素（5W1H）： Why：为什么开？ What：开什么会？ Who：谁去开？ When：什么时间开？ Where：在哪开？ How：怎么开？ 会议基本要素： 1、会议名称 2、会议时间：到会时间、会期 3、会议地点 4、会议组织者 5、与会人员：出席人员、主持人员、秘书人员、服务人员 6、会议议题和内容 7、会议成果：决议或决定、与会者达成的共识、会议的选举结果，等 会议目的： 1、开展有效沟通； 2、传达咨询； 3、监督员工，实施管理； 4、协调矛盾，达成协议； 会议目的： 5、集思广益，开发创意； 6、激励士气，团结一致； 7、联络感情，塑造形象； 会议作用： 1、会议是集思广益的渠道之一； 会议分类： 1、按会议规模划分： 小型会议：100人以下； 中型会议：100——1000人； 大型会议：1000人——10000人； 特大型会议：10000人以上 2、按会议的内容和性质划分： 决策性会议 纪念性会议 动员性会议 研讨性会议 3、按会议召开的时间划分： 定期会议 不定期会议 4、按会议举办的单位划分： 公司类会议 社团协会类会议 其他组织会议：政府机构会议 5、根据会议的技术手段划分： 传统型会议 现代化会议：电话会