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文件编码管理规定 FDCZ-CM03-RR-0001 目录 1 目的2 2 适用范围2 3 编制依据2 4 术语和定义2 5 公司文件管理体系包含的文件类型3 6 文件编码方法3 7 附件4 第1 页/共4 页 文件编码管理规定 FDCZ-CM03-RR-0001 文件编码管理规定 1 目的 为了建立、完善公司文件管理体系，确定文件编码方法，形成完整的文件编码管理 体系特制定本规定。 2 适用范围 本规定适用于公司生产准备及投产后生产运行期间文件编码的管理。 3 编制依据 GB/T 19000 质量管理体系 基础和术语 GB/T 19001 质量管理体系 要求 GB/T 24001 环境管理体系 要求及使用指南 GB/T 28001 职业健康安全管理体系 规范 GB/T 23331 能源管理体系 要求 4 术语和定义 4.1 管理体系 建立方针和目标并实行这些目标的体系，体系为相互关联或相互作用的一组要素。 组织的管理体系包括若干个不同的管理体系，如质量管理体系、职业健康安全管理体系、 环境管理体系、财务管理体系等。 4.2 文件 可识别、理解、应用的信息及其承载媒体。媒体可以是纸质文件、电子文件等。文 件包括规范、标准、规定、报告、记录等。 4.3 管理手册 规定组织管理体系的文件。如质量管理手册、职业健康安全管理手册、环境管理手 册或它们的组合，主要适用于公司管理层面。 4.4 程序文件 为进行某项工作、活动或过程所规定的途径而形成的文件。程序文件具有长期、通 用性的指导、支持、制约意义，它确定了工作、活动过程的工作方法、流程、时限、职 责、权限、结果等要求，主要适用于公司管理层面。 4.5 作业文件 按照程序文件要求开展具体工作、活动的工作文件（如：计划、方案、规定等）， 多适用于各部门。 第2 页/共4 页 文件编码管理规定 FDCZ-CM03-RR-0001 4.6 记录 按照文件要求开展工作、活动时所记载、保持的，可对以往发生事项进行追溯的证 据性特定文件（如：纪要、报告、备忘录、报表、台帐、总结及数据统计等）。 注：本记录是指从属于主文件的记录性文件，应与独立的会议纪要、会议记录、工 作记录等记录性文件区分开。 5 公司文件管理体系包含的文件类型 公司文件管理体系包括下列三个层次的文件： (1)第一层次：管理手册 (2)第二层次：程序文件 (3)第三层次：作业文件（包括：规章制度、规定、技术文件等） 6 文件编码方法 6.1 文件编码方法 6.1.1 文件编码基本格式为 公司名称缩写–部门工作分类码-文件类别码-文件顺序号 6.1.2 当文件是从属于主文件的记录时，记录的编码为主文件后加记录顺序号： 公司名称缩写–部门工作分类码-文件类别码-主文件顺序号及记录顺序号 例：FDCZ-DM00-TA-0001J1 6.1.3 当文件是从属于主文件的 （附件、附图等）时，附录的编码为主文件后加附录 顺序号： 公司名称缩写–部门工作分类码-文件类别码-主文件顺序号及附录顺序号 例：FDCZ-DM00-TA-0001F1 6.1.4 合同订单的编码 销售合同编码方法为： 公司名称缩写–部门工作分类码-文件类别码（产品分类码）-文件顺序号（年代） 例：FDCZ-CM00-TK （产品分类码）-0001 （2015） 采购合同编码方法为： 公司名称缩写–部