培训档案数字化技术要求及归档流程.PPT

档案数字化技术要求及归档流程 档案数字化加工依据：中华人民共和国行业标准DA/T31—2005《纸质档案数字化技术规范》省、市档案政策《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》《台州市市直单位纸质档案数字化实施细则》 工作流程：扫描--图像处理--文件合成--OCR处理—图像存储--数据质检--（数据挂接）--归档移交 一、扫描（一）扫描前处理1、拆除装订物  务必在扫描前仔细检查装订物，把钉书针拆除，否则会损坏扫描仪。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 2、编印页码 有文字的页面均需编上页码，这样才能准确知道每件文件的页数。3、不要装订 扫描以后再装订，这样可以免除拆卷、重新组卷的麻烦。4、区分扫描件和非扫描件 （二）技术参数：扫描色彩模式 ：彩色模式扫描分辨率 ：300dpi （三）仪器设备： “档案数字查阅处理中心” 柯达高速扫描仪——A4幅面 清华紫光高速仪—幅面小于等于A4； 爱普生平板扫描仪—幅面小于等于A4； 清华紫光平板扫描仪—幅面A3； （四）具体操作以柯达高速扫描仪为例：启动扫描仪 →设置参数→ 放入纸质文档 →扫描→完成。  （五）注意事项1、由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。 2、发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像位置。补扫图像插入：重命名补扫图像。重命名时，先把补扫图像按前一顺序图像的文件名命名，再在文件名后面按顺序加a、b、c…… 3、发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 二、图像处理（一）图像偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求时，应进行图像处理。 1、纠偏 　　对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2、去污 　　对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。 （二）采用软件Photoshop7.01、纠偏：导入文件→矩形选择工具→自由变换（ctrl+A+T）→旋转合适角度→确定2、旋转：导入文件→图像→旋转→选取角度3、去污：导入文件→矩形选择工具→框选出污点→按删除键 三、文件合成将几个JPEG图像文件合并成1个PDF多页文件1、采用软件Adobe Acrobat 9 Pro2、具体操作启动Adobe Acrobat 9 Pro →选中一个文件包含的所有图像文件→点右键，选择“在Acrobat中合并支持的文件”→合并文件→命名保存到相应文件夹。 四、OCR文字识别将合并得到的PDF文件进行文字层与图像层剥离处理。1、采用软件Adobe Acrobat 9 Pro2、具体操作启动Adobe Acrobat 9 Pro →导入PDF文件→点击菜单栏“文档”→点击“OCR识别”→完成启动Adobe Acrobat 9 Pro →点击“文档” → OCR文本识别→使用OCR识别多个文件中的文本→点击“添加文件夹” →点击“确定” 五、图像存储1、存储格式：采用PDF格式存储。2、图像文件的命名 以案卷为单位，建立相应的电子文件夹，文件夹以案卷标题命名。该案卷下的每份文件以所在案卷的卷内目录顺序号（件号）命名。 2009年会议记录 1 2 3 4 六、数据质检七、数据挂接（由档案馆统一挂接）八、归档移交1、电子文件拷贝一份2、电子版案卷目录一份3、电子版卷内目录一份 2009年会议记录 1 2 3 4 卷内目录 卷内目录 案卷目录 Word文档转化成PDF文档具体操作：打开Word文档→在菜单栏里点击“ Adobe PDF ”→选择“转换为Adobe PDF ”→点击保存到目标文件夹→完成。 EXCEL文档转化成PDF文档具体操作： 打开EXCEL文档→在菜单栏里点击“ Adobe PDF ”→选择“转换为Adobe PDF ”→转换范围选择“工作表” →点击“转换为PDF ”→点击保存到目标文件夹→完成。 备注：在选择工作表时，如果EXCEL文档有若干张工作表，且同为一个文件，那么全部选取，再点击“转换为PDF ”；如果EXCEL文档有若干张工作表，分属不同的文件，那么逐一选取单张表格，再点击“转换为PDF ”。